Când călătoria este bine planificată, efortul necesar pentru achiziționarea produselor abia se simte

• Când o călătorie este bine planificată, abia dacă mai observi cumpărăturile pe care le faci
• Și de ce ne lipsește doar atunci când nu merge cum trebuie. Există călătorii de care nu ne amintim pentru nimic anume

Nu au existat întârzieri

Nu erau cozi interminabile

Nu au fost surprize.

Totul s-a aranjat.

Și tocmai de aceea nimeni nu s-a gândit la aspectele logistice.

Sau cine a organizat-o.

Nici despre toate lucrurile care trebuiau să meargă bine ca totul să iasă cum trebuie.

Ne gândim la călătorie doar când ceva nu merge bine.

Zborul de legătură are întârziere, valiza se pierde sau un ambuteiaj te face să pierzi zborul la care deja întârziasem.

Și același lucru se întâmplă și când facem cumpărături.

Când totul funcționează, experiența de cumpărare trece neobservată.

Când ceva nu merge bine, situația devine critică.

Și de aici începe discuția despre optimizarea costurilor.

• Timp de ani de zile, procesul de achiziții a trecut neobservat, deoarece funcționa destul de bine.

De multă vreme, gestionarea achizițiilor într-o companie mare seamănă cu sistemul prin care se cumpără bilete.

Nu concepe experiența.

Nu ia în considerare alternative.

Pur și simplu funcționează.

Te uiți la preț, îl compari și îl cumperi.

Au analizat costurile, au negociat cu furnizorii, au semnat contracte și, atâta timp cât totul mergea bine, nu puneau prea multe întrebări.

Pentru că, atunci când excursia decurge bine, nimeni nu întreabă cine a organizat-o.

Pentru că, atunci când excursia decurge bine, nimeni nu întreabă cine a organizat-o.

Dar acum contextul s-a schimbat.

În prezent, procesul de achiziții nu se mai poate limita doar la controlul cheltuielilor.

• A devenit un factor strategic care generează valoare pentru afaceri. Nu eu sunt cel care spune asta.

Raportul ERA Group intitulat „Puterea strategică a achizițiilor: în fruntea următorului deceniu” arată clar: până în 2025, achizițiile vor înceta să mai fie o funcție reactivă și vor deveni o componentă esențială a strategiei.

Și când mediul se schimbă,

continuând să funcționeze ca și până acum

nu mai este o opțiune.

• Diferența dintre a ajunge și a ajunge cu succes

Când călătorești, există o diferență importantă între a ajunge la destinație și a ajunge în condiții bune.

Puteți ajunge după trei escale obositoare,

epuizat,

fără niciun fel de marjă de eroare,

sperând ca nimic altceva să nu mai meargă prost.

Sau poți ajunge cu timp la dispoziție, cu diverse opțiuni și cu capacitatea de a reacționa.

În cadrul organizațiilor, această diferență se numește marjă de manevră.

Uneori i se spune „reziliență”, un cuvânt foarte la modă care nu-mi place prea mult, dar cred că toți înțelegem ce înseamnă atunci când lipsește.

În prezent, inflația, incertitudinea politică și complexitatea lanțurilor de aprovizionare au transformat orice planificare fragilă într-un risc permanent.

Nu e doar o chestiune de percepție.

62% dintre specialiștii în achiziții consideră inflația principala lor preocupare, un procent mult mai ridicat decât în anii precedenți.

La acestea se adaugă expirarea contractelor pe termen lung, dispersarea tot mai mare a furnizorilor și lipsa personalului specializat.

Când problema este de natură structurală, soluțiile tactice nu mai dau rezultate.

Și în domeniul călătoriilor, la fel ca în cel al achizițiilor, improvizațiile făcute odată ce te afli deja pe drum au, de obicei, un cost ridicat.

• Când prețul nu mai este factorul decisiv

Când călătorești, alegerea bazată exclusiv pe preț are, de obicei, consecințe.

Legături imposibile.

Escale interminabile

și așteptări îndelungate.

Capacitate limitată de a reacționa atunci când ceva nu merge bine.

Același lucru se întâmplă și în cazul achizițiilor.

De ani de zile, optimizarea costurilor a fost interpretată ca obținerea celei mai bune reduceri.

Dar această abordare nu mai este suficientă.

• Cele mai avansate organizații fac ceva diferit:
• renegociază contractele punând accentul pe risc, nu doar pe preț;
• își diversifică regiunile de aprovizionare pentru a nu depinde de o singură rută sau țară;
• și utilizează analiza predictivă și inteligența artificială pentru a anticipa riscurile înainte ca acestea să se materializeze
• Pentru că astăzi nu mai este vorba doar de a cheltui mai puțin.
• Este vorba despre a ști unde cheltuiți, de ce și ce impact are acest lucru. Optimizarea costurilor nu a fost niciodată o cursă pentru cel mai mic preț.

A fost și continuă să fie o gestionare conștientă a impacturilor, a riscurilor și a marjei de manevră.

La fel ca orice călătorie bine planificată.

• Digitalizarea nu înseamnă să te miști mai repede, ci să vezi mai devreme. Astăzi, nimeni nu își planifică o călătorie complexă fără informații în timp real.

Orare.

Conexiuni.

Soluții alternative în cazul în care ceva nu merge bine.

Și totuși, multe departamente de achiziții funcționează în continuare pe baza unor date învechite, a unor procese manuale și a unor decizii reactive.

Transformarea digitală nu mai înseamnă doar „a merge mai repede”

Este vorba despre a privi în viitor

Identificarea zonelor în care se concentrează riscurile.

Să vedem care furnizori încep să dea semne de slăbiciune.

Să vedem care decizii au un impact real… și care sunt doar zgomot de fond.

Organizațiile care au echipe performante înțeleg foarte bine acest lucru.

De aceea, alocă până la 24% din bugetul lor pentru tehnologie,

utilizarea inteligenței artificiale pentru:

• automatizarea sarcinilor repetitive,
• a detecta fraudele,
• și să prevadă cererea cu o precizie din ce în ce mai mare.
• Tehnologia nu face doar ca călătoria să fie mai rapidă.
• Îți permite să anticipezi.
• Iar când privești în perspectivă, iei decizii mai bune.

• Sustenabilitate: a analiza dacă acea rută va mai exista în viitor.

Există rute care funcționează astăzi, dar care nu vor mai fi viabile peste câțiva ani.

Din cauza costurilor.

Din cauza costurilor.

Din motive de reglementare.

Din cauza impactului asupra mediului.

Se întâmplă când călătorești. Și când faci cumpărături, de asemenea.

Sustenabilitatea nu mai este doar o cerință de imagine; a devenit un criteriu strategic.

Raportul Grupului ERA pe care l-am menționat mai devreme reflectă clar acest lucru:

În doar doi ani, numărul organizațiilor care dispun de politici oficiale de sustenabilitate s-a dublat.

Și nu doar dintr-o convingere etică izolată.

Deoarece afectează:

• continuitatea aprovizionării,
• structura costurilor,
• și capacitatea de a concura pe anumite piețe.
• Achizițiile publice se află în centrul acestei schimbări:
• Selectarea furnizorilor,
• Integrarea criteriilor ESG,
• și alinierea stimulentelor la obiectivele reale ale afacerii.
• Nu este o decizie etică izolată; este o decizie legată de continuitate, care contribuie la îmbunătățirea performanțelor companiei.
• Achizițiile publice nu pot funcționa fără oameni care să le înțeleagă. Poți avea sisteme performante.

Contracte bine redactate.

Instrumente performante.

Dar dacă oamenii nu înțeleg traseul, călătoria are de suferit.

În domeniul achizițiilor publice, acest lucru devine din ce în ce mai evident.

În ziua de azi, nu mai este suficient să stăpânești doar aspectele tehnice.

Printre competențele care fac diferența se numără:

• competențe digitale,
• conștientizarea importanței sustenabilității,
• viziune strategică,
• și capacitatea de a lucra în mod interdisciplinar.
• Organizațiile care investesc în talente nu o fac pentru a inova mai repede.
• Fac asta pentru ca greșelile să nu îi coste atât de mult.
• Pentru că, în domeniul achizițiilor publice, orice greșeală este amplificată.
• Și cu cât cunoștințele sunt mai vaste, cu atât este mai mică probabilitatea de a lua decizii care să compromită parcursul.

• Optimizarea costurilor înseamnă și să nu pierzi zborul
• Dacă ar trebui să vă dau câteva sfaturi privind optimizarea costurilor în domeniul achizițiilor, aș spune că aceștia sunt pașii minimali:
• Analizați contractele din perspectiva riscurilor și a inflației;
• să reducă complexitatea inutilă din cadrul bazei de furnizori;
• să investească în tehnologii care elimină erorile și obstacolele;
• să integreze sustenabilitatea ca variabilă economică;
• și să implice departamentul de achiziții în procesul de luare a deciziilor strategice, nu doar în etapa finală.
• Pentru că, în ziua de azi, optimizarea costurilor înseamnă crearea unui parcurs
• cu o marjă de manevră,
• cu alternative,
• și fără surprize.
• Dacă vrei să te lansezi în această aventură cu mai multă planificare și mai puțină improvizație, scrie-mi.
• Și îți voi trimite raportul complet la care fac referire în acest articol.
• Vă mulțumesc că ați citit până aici.
• Felix.