Onderwijs zonder concessies: hoe het Chisholm Institute 2,25 miljoen dollar bespaarde dankzij ERA Group

Stijgende kosten, dalende inkomsten

De sector voor beroepsonderwijs en -opleiding in Australië, waaronder het Chisholm Institute, staat voor een ernstige financiële uitdaging. Door de daling van de inkomsten uit internationale studenten en de onzekerheid over overheidsfinanciering is er een dringende behoefte aan oplossingen voor kostenbeheersing.

Het instituut had bijvoorbeeld moeite om de stijgende kosten voor nutsvoorzieningen en telecommunicatie op te vangen, die een aanzienlijk deel van hun budget opslokten.

Tegelijkertijd stegen de exploitatiekosten. Van nutsvoorzieningen tot reprografie, van schoonmaakmiddelen tot telecommunicatie: de dagelijkse kosten voor het beheer van meerdere campussen ondermijnden de financiële stabiliteit.

De raad van bestuur stelde een duidelijke doelstelling vast: de financiële zelfredzaamheid vergroten. De nieuw aangestelde CFO had onmiddellijk behoefte aan zekerheid en aan specialistische expertise om de uitgaven in verschillende categorieën te doorlichten – iets waar de interne teams noch de tijd, noch de capaciteit voor hadden om dit volledig aan te pakken.

Toen wendde Chisholm zich tot ERA Group.

Kosten die voor het grijpen liggen

De indirecte kosten van Chisholm waren verdeeld over negen categorieën: elektriciteit, telecommunicatie, industriële gassen, schoonmaakmiddelen, uniformen en persoonlijke beschermingsmiddelen, reprografie, kantoorbenodigdheden, archiefbeheer en reiskosten.

Op het eerste gezicht leek alles onder controle. Maar door het ontbreken van systematische benchmarking zorgden afwijkingen in de prijzen van leveranciers, versnipperde contracten en inefficiënties in de technologieplatforms ervoor dat verborgen extra uitgaven de budgetten uitputten.

De uitdaging was tweeledig:

• Realiseer snelle en aanzienlijke kostenbesparingen.
• De processen en leveranciersovereenkomsten versterken om de kwaliteit van de dienstverlening te waarborgen en de bedrijfscontinuïteit te verzekeren.

Inzichten omzetten in actie

Het team van ERA Group, onder leiding van hoofdconsultant Tim Woods, heeft een uitgebreide analyse uitgevoerd van de belangrijkste kostencategorieën, waarmee het zijn grondige aanpak en expertise op het gebied van kostenbeheer heeft aangetoond.

Gegevens en benchmarking: De prijzen en contractvoorwaarden van leveranciers werden vergeleken met marktbenchmarks, waardoor hiaten en inconsistenties aan het licht kwamen.

Technologie en processen: ERA heeft verouderde systemen en platforms geïdentificeerd die de transparantie en naleving belemmerden.

Rationalisatie van leveranciers: Contracten werden gestroomlijnd, het aantal leveranciers werd teruggebracht en de voorwaarden werden opnieuw onderhandeld om het concurrentievermogen en de kwaliteit te verbeteren.

MVO en bedrijfscontinuïteit: Bij gevoelige productcategorieën zoals uniformen en persoonlijke beschermingsmiddelen zorgde ERA ervoor dat aan de institutionele normen werd voldaan en tegelijkertijd een betere prijs-kwaliteitverhouding werd gerealiseerd.

Een bijzonder complexe uitdaging deed zich voor op het gebied van telecommunicatie en nutsvoorzieningen. Door versnipperde, verouderde contracten verspreid over meerdere vestigingen waren de kosten ondoorzichtig en moeilijk te beheren. ERA heeft de overeenkomsten gebundeld, duidelijkere structuren ingevoerd en gunstigere voorwaarden bedongen. Dit leidde niet alleen tot financiële besparingen, maar ook tot een vereenvoudigd beheer voor de CFO en het inkoopteam.

ERA heeft de operationele overgangen van begin tot eind voor haar rekening genomen. Doordat ERA de samenwerking met leveranciers en de overdracht van contracten rechtstreeks beheerde, was er slechts minimale inbreng van het management en het personeel van Chisholm nodig – een cruciale factor om de focus op het onderwijsaanbod te behouden. De CFO en het inkoopteam speelden een sleutelrol in dit proces en leverden waardevolle inzichten en feedback.

2,25 miljoen dollar bespaard, gemiddelde besparing van meer dan 30%

ERA realiseerde in negen categorieën een gemiddelde besparing van meer dan 30%, wat neerkomt op een jaarlijkse besparing van 2,25 miljoen dollar.

De uitsplitsing van de resultaten omvatte:

• Kortingen tot wel 55% in sommige categorieën.
• In andere gevallen waren de resultaten bescheidener, maar niettemin veelzeggend: 15%.
• Een algeheel sterker en duurzamer kostenpatroon, dat gedurende 24 maanden door ERA is geverifieerd.

“We hebben bovendien voor vrijwel elke uitgavencategorie verbeteringen doorgevoerd op het gebied van processen, leveringskwaliteit, leveranciersovereenkomsten en technologieplatforms. Dit alles kon worden gerealiseerd met een minimale tijdsinvestering van het management en het personeel, waardoor het proces voor hen heel soepel verliep.” — Tim Woods, Principal Consultant, ERA Group

De oplossingen van ERA leverden niet alleen aanzienlijke besparingen op, maar ook iets minder tastbaars maar even waardevols: zekerheid. De CFO en de raad van bestuur hadden er nu vertrouwen in dat de kosten werden begrepen, beheerst en strategisch beheerd, waardoor ze van de last van financiële onzekerheid werden bevrijd en een gevoel van zekerheid kregen.

Waarde op lange termijn: zekerheid, niet alleen besparingen

De voortdurende rol van ERA getuigt van onze toewijding aan de financiële veerkracht van Chisholm. Door de prestaties van leveranciers te monitoren, besparingen te valideren en verslag uit te brengen aan het management, zorgt ERA ervoor dat Chisholm ondanks externe onzekerheden financieel veerkrachtig blijft, wat een gevoel van zekerheid biedt en vertrouwen wekt in de toekomst van het instituut.

Het project heeft het hoger management bovendien de ruimte gegeven om zich te concentreren op de kerntaak van Chisholm – het bieden van onderwijs van hoge kwaliteit – in plaats van verstrikt te raken in kostenbeheersing, wat een gevoel van opluchting en vertrouwen in de toekomst van het instituut heeft gegeven.

De transformatie heeft:

• Grotere financiële zelfredzaamheid.
• Verbeterde transparantie en naleving bij leveranciers.
• Eenvoudigere werkwijzen en minder administratieve rompslomp.
• De kwaliteit van de dienstverlening gewaarborgd, terwijl er aanzienlijke besparingen werden gerealiseerd.

“Naast de financiële besparingen is het belangrijkste voordeel de zekerheid – de wetenschap dat de kosten inzichtelijk zijn, onder controle worden gehouden en strategisch worden beheerd.” — Het management van het Chisholm Institute

Investeren in onderwijs door kostenbeheersing

Voor het Chisholm Institute heeft de samenwerking met ERA aangetoond dat kostenbesparingen en onderwijskwaliteit prima samengaan. Door indirecte kosten strategisch aan te pakken, heeft ERA jaarlijks miljoenen aan besparingen gerealiseerd en tegelijkertijd de processen voor de lange termijn versterkt.

Met een besparing van 2,25 miljoen dollar, een gemiddelde kostenverlaging van meer dan 30% en een groter vertrouwen in het bestuur, kan het instituut nu meer middelen besteden aan zijn studenten en zijn missie.

Voor leidinggevenden in het onderwijs die met soortgelijke druk te maken hebben, is de les duidelijk: in elke organisatie liggen verborgen kansen. ERA spoort ze op, benut ze en zorgt ervoor dat ze blijvend zijn.