Precisie in samenwerking: hoe Esaote een jaarlijkse besparing van € 660.000 realiseerde

Een wereldwijde marktleider met lokale uitdagingen

Al meer dan 40 jaar loopt Esaote voorop op het gebied van diagnostische beeldvorming – echografie, MRI en medische IT-oplossingen die wereldwijd door ziekenhuizen en klinieken worden gebruikt.

Met vestigingen verspreid over meerdere locaties en een reputatie op het gebied van precisie, betrouwbaarheid en innovatie draagt Esaote de verantwoordelijkheid om technologie van wereldklasse te leveren aan zorgprofessionals die alleen genoegen nemen met uitmuntendheid.

Toch hebben zelfs toonaangevende bedrijven in de gezondheidszorg te maken met kostendruk. De bedrijfsvoering van Esaote omvatte een complexe mix van transport, koeriersdiensten, huurovereenkomsten, schoonmaak en algemene diensten. De uitdaging was om de kosten te verlagen en de efficiëntie te verhogen zonder afbreuk te doen aan de kwaliteit, de naleving van regelgeving of de operationele continuïteit, die in de gezondheidszorg van cruciaal belang zijn.

Het keerpunt: waarom ERA?

Esaote wendde zich tot ERA vanwege hun expertise op verschillende gebieden, hun marktanalyses en hun adviserende aanpak. De opdracht was duidelijk: niet alleen snelle resultaten boeken, maar ook structurele verbeteringen doorvoeren in het kostenbeheer.

“Activiteiten die voor ons tot de nevenactiviteiten behoren, vormen juist de kern van de expertise van ERA. Deze complementariteit bleek een doorslaggevende factor te zijn.” — Domenico Fazio, operationeel directeur, Esaote

Inzichten omzetten in actie

ERA begon met een functieoverschrijdende evaluatie van de belangrijkste posten voor indirecte kosten bij Esaote, variërend van internationale en binnenlandse logistiek tot huurovereenkomsten en schoonmaakdiensten.

Logistiek en vrachtvervoer (koeriersdiensten en kleine pakketten)

ERA heeft afwijkingen in de prijsstelling van bestaande koerierscontracten vastgesteld. Door middel van benchmarking en heronderhandelingen hebben zij een besparing van € 160.000 gerealiseerd, wat neerkomt op een daling van de koerierskosten met 23%.

Huurcontracten (productielocaties)

Een van de grootste uitdagingen was het stroomlijnen van de huurovereenkomsten voor de productielocatie in Genua. Bij de onderhandelingen waren niet alleen het managementteam van Esaote betrokken, maar ook de eigenaar van het investeringsfonds van de locatie (een grote bankgroep) en hun juridische adviseurs.

Het resultaat: een besparing van € 500.000, wat neerkomt op een vermindering van de jaarlijkse huurkosten met 50%. Cruciaal was dat de oplossing op drie vlakken effectief was – onderhandelingen, juridische aspecten en milieu – waardoor zowel aan de productiebehoeften werd voldaan als de kosten werden geoptimaliseerd.

Schoonmaakdiensten

Hier bevestigde ERA het uitstekende leveranciersbeheer van Esaote. Er werden geen verdere besparingsmogelijkheden vastgesteld, maar de hoge normen van het bedrijf werden bekroond met een Certificate of Excellence.

In alle categorieën hanteerde ERA een pragmatische en op samenwerking gerichte aanpak: oplossingen op maat, geleidelijke overgangen en voortdurende betrokkenheid van interne belanghebbenden. Hierdoor bleef de dagelijkse zorgactiviteiten van Esaote ononderbroken, ook al veranderden contracten en processen.

Uitdagingen en verandermanagement

Het doorvoeren van veranderingen in een veeleisende zorgomgeving vergde meer dan alleen onderhandelen. Het vereiste vertrouwen, duidelijkheid en een zorgvuldige planning.

• ERA voert de overgang gefaseerd door om operationele verstoringen te voorkomen.
• Belanghebbenden uit de logistiek, het facilitair management en de juridische afdelingen werden al in een vroeg stadium bij het project betrokken.
• Dankzij benchmarks en proefoplossingen was Esaote ervan overtuigd dat de kwaliteitsnormen niet alleen gehandhaafd zouden blijven, maar in sommige gevallen zelfs verbeterd zouden worden.

“ERA heeft zich nooit geprofileerd als vervanging van onze interne middelen, maar als partner. Door vanaf het begin de reikwijdte en de rollen duidelijk af te bakenen, hebben we wederzijds vertrouwen opgebouwd en risico’s en misverstanden beperkt.” — Domenico Fazio

€ 660.000 bespaard en langetermijnwaarde gecreëerd

De resultaten waren zowel onmiddellijk als duurzaam:

€ 160.000 besparing op logistiek en vracht (23%)

€ 500.000 besparing op huurkosten (50%)

Certificaten van uitmuntendheid uitgereikt in categorieën die al goed zijn geoptimaliseerd (Schoonmaak, Zeevracht)

Naast de cijfers bood ERA het management van Esaote nog iets dat even waardevol was: zekerheid. De zekerheid dat de kosten onder controle waren, dat de processen duurzaam waren en dat de besparingen blijvend zouden zijn.

Het partnerschap vandaag

De relatie is uitgegroeid tot een strategische, langdurige samenwerking.

ERA blijft de gerealiseerde besparingen nauwlettend volgen en zoekt tegelijkertijd proactief naar nieuwe mogelijkheden, waaronder onderhoudscontracten die momenteel worden geëvalueerd.

Voor Esaote heeft deze samenwerking het management de ruimte gegeven om zich te concentreren op hun kerntaak: het verder ontwikkelen van diagnostische beeldvormingstechnologieën – in de wetenschap dat ERA hun niet-kernkosten met dezelfde nauwkeurigheid beheert als waarmee zij de patiëntenzorg aanpakken.

Duurzame groei door samenwerking

Het verhaal van Esaote laat zien hoe zelfs de meest geavanceerde bedrijven in de gezondheidszorg aanzienlijke waarde kunnen creëren door samen te werken met externe specialisten. Door Esaote’s streven naar uitmuntendheid te combineren met de expertise van ERA op het gebied van kostenoptimalisatie, wist het bedrijf een jaarlijkse besparing van € 660.000 te realiseren zonder concessies te doen aan de kwaliteit.

“ERA heeft bewezen veel meer te zijn dan alleen een adviesbureau: het is een partner die in staat is om op verschillende kostengebieden tastbare resultaten te boeken, waarbij de kwaliteit van de dienstverlening altijd centraal staat.” — Het management van Esaote

ERA vindt besparingen waar u ze het minst verwacht – en zet niet-kernkosten om in kapitaal voor groei en innovatie.