ERA Group helpt Catholic Charities of Denver miljoenen te besteden aan hun missie

De klant

Catholic Charities of Denver biedt onderdak, voedsel, huisvesting, onderwijs en begeleiding, en verleent noodhulp en essentiële diensten aan mensen in Noord-Colorado.

Als een van de grootste van de 167 afdelingen van Catholic Charities in de Verenigde Staten richt Catholic Charities of Denver zich op een breed scala aan hulpverleningsactiviteiten, waaronder betaalbare huisvesting, voorschools onderwijs, en opvang, hulp aan vrouwen, ouderen, gezinnen, familieleden, parochies en de gemeenschap, evenals begeleidingsdiensten.

Het afgelopen jaar heeft CCD meer dan 53.000 mensen geholpen, meer dan 125.000 overnachtingen verzorgd en 400.000 maaltijden uitgedeeld. De organisatie werkt met een jaarlijks budget van 60 miljoen dollar en telt ongeveer 600 medewerkers.

De uitdaging

Door een gebrek aan gecentraliseerde interne personeelsmiddelen en externe inkoopprocedures kon CCD zijn diensten niet uitbreiden, leveranciers niet consolideren, de efficiëntie niet verhogen — en dus ook geen kosten besparen.

De afdeling huisvesting van CCD (Archdiocesan Housing, Inc. („AHI”)) is goed voor ongeveer de helft van alle diensten die de organisatie jaarlijks aanbiedt. AHI beheert 30 panden met 1.700 woningen, waarin ongeveer 3.500 bewoners wonen. Faciliteitenbeheer vormt een van de belangrijkste kostenposten binnen de afdeling en vereist de inzet van veel interne medewerkers, waaronder onderhoudstechnici, conciërges, schoonmakers en huishoudelijk personeel. De organisatie werkt ook samen met enkele honderden externe dienstverleners voor onderhoudsdiensten met betrekking tot de vastgoedobjecten.

Net als veel andere non-profitorganisaties werkt CCD zonder een centrale inkoopafdeling die het hele bedrijf overziet en nagaat waar schaalvoordelen, leveranciersconsolidatie en inkoopkracht kunnen worden ingezet om kosten te besparen en de efficiëntie en dienstverlening te verbeteren. CFO Phil Vottiero wist dat Catholic Charities of Denver baat zou hebben bij een dergelijke functie, maar hij besefte dat deze wellicht van buiten de organisatie moest komen.

De oplossing

ERA heeft een hybride model voor intern facilitair beheer ontwikkeld om toezicht te houden op leveranciers en interne medewerkers, met inachtneming van strenge servicenormen.

Eind 2020 schakelde Vottiero ERA Group in. ERA Group kreeg de opdracht om de totale uitgaven van het bureau onder de loep te nemen en verschillende werkprocessen op te zetten, zodat CCD zijn uitgaven op diverse gebieden kon evalueren, met huisvesting als belangrijkste daarvan.

“Door een deskundige als ERA in te schakelen voor een onafhankelijk standpunt en een externe beoordeling, konden we nagaan hoe onze uitgaven werden gedaan en waar we kansen lieten liggen – iets wat we in ons eentje nooit hadden kunnen bereiken.” — Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver

De ERA Group kwam tot de conclusie dat het terugdringen van de uitgaven aan externe leveranciers slechts een deel van de mogelijkheden vormde. Naast het opstellen van een plan voor een beter leveranciersbeheer, besloten ze ook het interne personeelsbestand van CCD onder de loep te nemen om echt verschil te maken.

CCD hechtte veel waarde aan een goede behandeling van zijn medewerkers, dus uitbesteding aan een derde partij was nooit een optie. Het bedrijf stond er ook op dat het zeer hoge serviceniveau waaraan de bewoners gewend waren, gehandhaafd moest blijven.

ERA heeft een hybride model voor de organisatie ontwikkeld – een „geïntegreerd faciliteitenproject“ – waarbij de inzet van medewerkers binnen de hele organisatie zou worden geoptimaliseerd en het leveranciersbeheer zou worden gecentraliseerd bij een externe geïntegreerde faciliteitenbeheerder („IFM“). Er zouden geen medewerkers worden ontslagen of hun baan verliezen.

Wanneer er personeelsverloop plaatsvindt, zal de IFM – in samenwerking met de CCD – de situatie beoordelen en bepalen of een dergelijke functie moet worden vervangen of dat deze volstaat met extra diensturen die door de IFM worden ingezet. Dit langetermijnplan kwam tegemoet aan alle toezeggingen van de organisatie aan het personeel en maakte tegelijkertijd op termijn een veel efficiënter en kosteneffectiever model mogelijk.

ERA heeft geholpen bij het vinden van de juiste geïntegreerde facilitair manager die verantwoordelijk is voor alle dagelijkse onderhoudstaken, zowel met medewerkers als met leveranciers, en voor het beheer van investeringsprojecten.

“Het is een zich voortdurend ontwikkelend besparingsprogramma, omdat we te maken hebben met een dynamische factor – mensen – die we proberen bij te sturen, zodat we een aantal van deze grotere besparingen kunnen realiseren. ERA heeft hier op een unieke manier naar gekeken. We zien dat er efficiëntiewinst te behalen valt, en dat het herpositioneren van functieverantwoordelijkheden en het vermogen om over verschillende vastgoedobjecten en bedrijfsentiteiten heen te kijken, het plaatje kunnen veranderen. Dat was mij voorheen nooit gelukt.” — Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver

Het resultaat

CCD is in staat om alleen al binnen het ministerie van Volkshuisvesting een maximale efficiëntie te realiseren en een besparing van meer dan 30% per jaar te behalen, wat de organisatie ertoe heeft aangezet ERA te vragen zijn activiteiten uit te breiden naar de rest van de organisatie.

Op verzoek van Vottiero heeft ERA een overkoepelend programma opgezet dat in alle ministeries wordt toegepast om kostenbesparingen en efficiëntieverbeteringen te realiseren.

“Als we niet verstandig omgaan met wat ons is toevertrouwd, verspillen we niet alleen geld, middelen en energie, maar handelen we ook in strijd met onze roeping: namelijk om wat ons is toevertrouwd zo efficiënt mogelijk in te zetten.” — Phil Vottiero, financieel directeur, Catholic Charities of Denver

Elke dollar die CCD bespaart, stelt hen in staat om via hun verschillende hulpverleningsactiviteiten meer mensen in nood te helpen. Alleen al dankzij het project voor geïntegreerde faciliteiten kan Catholic Charities of Denver in tien jaar tijd meer dan 30 miljoen dollar besparen.

Totale jaarlijkse besparing: 1.116.000 dollar

• IFM: 620.000 dollar
• Onderhoud/reparaties: $116.000
• Horeca: $103.600
• Telecommunicatie: 93.600 dollar
• Afvalbeheer: 56.700 dollar
• Kantoor- en schoonmaakbenodigdheden: $54.000
• Energie/nutsbedrijven: 30.700 dollar
• Informatietechnologie: 30.000 dollar
• Drukwerk en promotiemateriaal: $11.400

“ERA is een partner, geen leverancier. Ik kan dat niet genoeg benadrukken. We hebben in ons leven allemaal met veel consultants en aannemers gewerkt, en er zijn er meer dan genoeg die meer werk veroorzaken dan ze oplossen. Wat ERA vanaf het begin deed, was een model creëren dat gemakkelijk te volgen was, geen last vormde voor een bepaald individu of een bepaalde afdeling, en ons in staat stelde om vooruitgang te boeken bij een breed scala aan projecten. ERA bood ons een enorme kans om onze missie te bevorderen door de middelen die we hebben gekregen zo in te zetten dat we besparingen konden herinvesteren in aanvullende programma's met een grote impact.” — Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver