ERA Group helpt Catholic Charities of Denver miljoenen te besteden aan hun missie

De klant

Catholic Charities of Denver shelters, feeds, houses, educates, counsels, and provides emergency assistance and critical services to people in Northern Colorado. As one of the largest of Catholic Charities’ 167 chapters across the United States, Catholic Charities of Denver’s work focuses on a wide spectrum of ministries: including affordable housing; early childhood education; as well as shelter, women, senior, family, kinship, parish, community, and counseling services.

Het afgelopen jaar heeft CCD meer dan 53.000 mensen geholpen, meer dan 125.000 overnachtingen verzorgd en 400.000 maaltijden uitgedeeld. De organisatie werkt met een jaarlijks budget van 60 miljoen dollar en telt ongeveer 600 medewerkers.

De uitdaging

Door een gebrek aan gecentraliseerde interne personeelsmiddelen en externe inkoopprocedures kon CCD zijn diensten niet uitbreiden, leveranciers niet consolideren, de efficiëntie niet verhogen — en dus ook geen kosten besparen.

De afdeling huisvesting van CCD (Archdiocesan Housing, Inc. („AHI”)) is goed voor ongeveer de helft van alle diensten die de organisatie jaarlijks aanbiedt. AHI beheert 30 panden met 1.700 woningen, waarin ongeveer 3.500 bewoners wonen. Faciliteitenbeheer vormt een van de belangrijkste kostenposten binnen de afdeling en vereist de inzet van veel interne medewerkers, waaronder onderhoudstechnici, conciërges, schoonmakers en huishoudelijk personeel. De organisatie werkt ook samen met enkele honderden externe dienstverleners voor onderhoudsdiensten met betrekking tot de vastgoedobjecten.

Like many nonprofits, CCD operates without a centralized procurement function that looks across the entirety of the organization and see where scale, vendor consolidation, and buying power could be employed to save money and increase efficiency and services. CFO Phil Vottiero knew Catholic Charities of Denver would benefit from such a function, but he realized it might need to come from outside the organization.

De oplossing

ERA heeft een hybride model voor intern facilitair beheer ontwikkeld om toezicht te houden op leveranciers en interne medewerkers, met inachtneming van strenge servicenormen.

In late 2020, Vottiero brought in ERA Group. ERA Group's charge was to look at the totality of agency spending and create different workflows allowing CCD to evaluate its spending across many areas, with housing chief among them.

“To have an expert such as ERA come in and be that independent viewpoint, that separate review, allowed us to take a look at how spending was being done and where we were missing opportunities—something we would never have been able to achieve on our own,” says Phil Votterio.

De ERA Group kwam tot de conclusie dat het terugdringen van de uitgaven aan externe leveranciers slechts een deel van de mogelijkheden vormde. Naast het opstellen van een plan voor een beter leveranciersbeheer, besloten ze ook het interne personeelsbestand van CCD onder de loep te nemen om echt verschil te maken.

CCD hechtte veel waarde aan een goede behandeling van zijn medewerkers, dus uitbesteding aan een derde partij was nooit een optie. Het bedrijf stond er ook op dat het zeer hoge serviceniveau waaraan de bewoners gewend waren, gehandhaafd moest blijven.

ERA heeft een hybride model voor de organisatie ontwikkeld – een „geïntegreerd faciliteitenproject“ – waarbij de inzet van medewerkers binnen de hele organisatie zou worden geoptimaliseerd en het leveranciersbeheer zou worden gecentraliseerd bij een externe geïntegreerde faciliteitenbeheerder („IFM“). Er zouden geen medewerkers worden ontslagen of hun baan verliezen.

As turnover occurs – the IFM – in coordination with CCD will evaluate the position and determines whether such a role needs to be replaced or simply supplemented with service hours provided by the IFM. This long-range plan honored all the organization’s commitments to staff while allowing for a much more efficient and cost-effective model over time.

ERA heeft geholpen bij het vinden van de juiste geïntegreerde facilitair manager die verantwoordelijk is voor alle dagelijkse onderhoudstaken, zowel met medewerkers als met leveranciers, en voor het beheer van investeringsprojecten.

“It is an evolving savings program because we’ve got a dynamic component —people—that we’re trying to recalibrate so we can start to achieve some of these greater savings," says Vottiero. "ERA has been looking at this in a unique way. We’re seeing how there’s an efficiency gain to be had, as well as how repositioning job responsibilities and being able to look across properties and business entities can recast the picture. I’d never been able to do that before.”

Het resultaat

CCD is in staat om alleen al binnen het ministerie van Volkshuisvesting een maximale efficiëntie te realiseren en een besparing van meer dan 30% per jaar te behalen, wat de organisatie ertoe heeft aangezet ERA te vragen zijn activiteiten uit te breiden naar de rest van de organisatie.

Op verzoek van Vottiero heeft ERA een overkoepelend programma opgezet dat in alle ministeries wordt toegepast om kostenbesparingen en efficiëntieverbeteringen te realiseren.

“If we do not steward what we are given judiciously, beyond wasting money, resources and energy, we are running counter to what we’re called to do, which is to take what we’re given and utilize it at its maximum efficiency,” says Vottiero.

Elke dollar die CCD bespaart, stelt hen in staat om via hun verschillende hulpverleningsactiviteiten meer mensen in nood te helpen. Alleen al dankzij het project voor geïntegreerde faciliteiten kan Catholic Charities of Denver in tien jaar tijd meer dan 30 miljoen dollar besparen.

“ERA is a partner, not a vendor,” Vottiero says. “I can’t emphasize that enough. We’ve all worked with many consultants and contractors in our day, and there are more than many that create more work than they solve. What ERA did from the outset was to create a model that was easy to follow, did not burden any one individual or area, and allowed us to move forward across a wide array of projects.”

“ERA provided us a huge opportunity to further our mission by taking the resources we have been given and allowing us to redeploy savings into additional high-impact programming.”

"If we do not steward what we are given judiciously, beyond wasting money, resources and energy, we are running counter to what we’re called to do, which is to take what we’re given and utilize it at its maximum efficiency." [Phil Votterio, CFO of Catholic Charities of Denver]