Agilis menedzsment és robotizált folyamatok automatizálása – a válságra felkészülés!

Az agilitás és az RPA jelenleg csupán divatszavak, vagy valódi segítséget nyújtanak válság idején?

Az RPA – azaz a robotizált folyamatok automatizálása – jelenleg egy viszonylag népszerű rövidítés. Ezen folyamatok automatizálása kiemelt téma, különösen a nagy számú adminisztratív tranzakcióval rendelkező nagyvállalatoknál. A vállalatok órákat tudnak megtakarítani a munkavállalók munkájából, ezáltal növelve a folyamatok hatékonyságát, valamint a válság idején a rugalmasságot. Az „agilis” szemlélet ugyanolyan fontos. Az agilis projektmenedzsment azon az elgondoláson alapul, hogy fokozatosan szállítjuk le a terméket olyan helyzetekben, amikor a végtermék nem határozható meg pontosan a kezdetektől fogva. Más szavakkal: tudjuk, mit akarunk elérni, de a feladat egyes részleteit még nem ismerjük, vagy a környezetünk dinamikusan változik. Ennek a megközelítésnek egy érdekes aspektusa, hogy ezeken a fokozatos lépéseken keresztül tökéletesíthetjük a végterméket, ugyanakkor pontosan azért tudjuk nagyon jól nyomon követni a költségeket, mert fokozatosan szállítjuk és fejlesztjük a terméket. A költségkontroll jelenleg különösen fontos. Az agilitás és az RPA kombinálásával a divatszavak nagyon hatékony automatizálási megközelítéssé válnak egy olyan korszakban, amely egyrészt rugalmasságot és hatékonyságot (automatizálást) igényel, ugyanakkor minden eddiginél szigorúbb költségkontrollt. Ezért a folyamat egyes részeit fokozatosan automatizáljuk, attól függően, hogy az adott folyamat mennyire kritikus számunkra, és mennyit kell költenünk az automatizálására. Ideális megoldás a válság utáni korszakban.

Tényleg minden olyan egyszerű, amilyennek első pillantásra tűnik?

Mindkét esetben tudni kell, hogyan kell csinálni. Az RPA bevezetésekor tudni kell, mely folyamatok automatizálhatók. Hogy megéri-e, technikailag megvalósítható-e, valamint mely folyamatokat érdemes hamarabb, és melyeket később automatizálni. Az agilis projektmenedzsment esetében meg kell teremteni a megfelelő feltételeket, be kell vonni a megfelelő embereket a folyamatba, és be kell tartani az agilis projekteket támogató bizonyos szabályokat. Mindkét esetben elengedhetetlen, hogy a vállalat egész csapatának megfelelően eladjuk a „miért” kérdést. Az egyik módszer a belső szakértők képzése; a piacon rengeteg képzési forrás áll rendelkezésre. Egy másik módszer az, ha külső szakértőket vonunk be, akik végigkísérik a vállalatot a teljes folyamaton. Ezek lehetnek külső tanácsadók, különösen rövid távú projektek esetében, vagy ideiglenes vezetők hosszabb távú projekteknél. Az ideiglenes vezető a belső csapatok részeként működhet, így eloszlatva az aggodalmakat a harmadik, független féllel való együttműködés kapcsán.