Die Kontrolle und Verwaltung der Unternehmensausgaben ist für jedes Unternehmen eine Herausforderung, unabhängig von Branche und Größe. Und wenn es um Telefonkosten geht, wird die Sache noch komplexer. Schließlich ist die Telefonie in allen Geschäftsbereichen präsent, wenn auch mit unterschiedlicher Bedeutung. Die Verwaltung der Telefonkosten erfordert weit mehr, als nur zu wissen, welche Tarife die Anbieter berechnen, wann Rechnungen fällig sind und die veranschlagten Beträge mit den tatsächlichen Beträgen zu vergleichen. Eine Reihe von alltäglichen Maßnahmen kann zu einer besseren Kontrolle und Verwaltung der Telefonkosten im Unternehmen beitragen. Lassen Sie uns über einige davon sprechen.
Analyse der Nutzungsprofile von Mitarbeitern im Telefonieverwaltung
In Unternehmen gibt es Bereiche, in denen die Telefonie lediglich eine unterstützende Funktion für den Geschäftsbetrieb hat, und Bereiche, in denen diese Kosten für die Leistungsfähigkeit von entscheidender Bedeutung sind – beispielsweise im Kundenservice.
Und auch innerhalb der einzelnen Bereiche kann diese Differenzierung bestehen. Aus diesem Grund ist das Verständnis der Arbeitsprofile der Mitarbeiter und der Bereiche ein erster Schritt, um den Bedarf zu ermitteln, die Kosten individuell neu zu bewerten und dadurch nicht nur Kosten zu senken, sondern in einigen Bereichen auch die Leistung zu verbessern.
Die Mitarbeiter zur Mitwirkung bei der Telefonverwaltung ermutigen
Dies ist ein Aspekt, mit dem sich viele Unternehmen kaum beschäftigen, der jedoch in der Regel sehr gute Ergebnisse bringt, insbesondere bei den Kosten für die Mobiltelefonie, wo jeder Mitarbeiter eigenverantwortlich handelt.
Ein Vertriebsmitarbeiter könnte beispielsweise berichten, dass er in manchen Regionen Schwierigkeiten bei der Nutzung der Telefonzentrale hat. Ein Mitarbeiter aus dem Einkauf möchte vielleicht ein technisch ausgefeilteres Gerät für den Kontakt mit Lieferanten nutzen, der nicht zwingend per Telefon erfolgen muss.
So kann jeder Mitarbeiter über Schwierigkeiten, aktuelle Einschränkungen und Vorschläge sprechen – nicht nur in Bezug auf seine eigene Arbeit, sondern auch auf das Unternehmen insgesamt.
Es ist ratsam, eine Umfrage zu Gewohnheiten und Bedürfnissen durchzuführen und etwaige Vorschläge entgegenzunehmen. Nutzer bringen oft Probleme zur Sprache, die bei einer Betrachtung aus der Vogelperspektive manchmal übersehen werden, da diese dazu neigt, die alle in Konsummustern einzuengen.
Jeder Arbeitsplatz kann großartige Ideen zur Verbesserung des Telefonmanagements im Unternehmen haben.
Prozesse für das Telefonieverwaltung erstellen
Telefoniekosten fallen in allen Unternehmensbereichen an und entstehen individuell, je nach Nutzungsbedarf der einzelnen Mitarbeiter. Daher ist es üblich, dass jede Person und jeder Bereich über eigene Möglichkeiten zur Verwaltung dieser Kosten verfügt, wobei die Priorität jeweils unterschiedlich gewichtet wird.
Dies behindert jedoch letztendlich die Unternehmensführung, insbesondere bei der Bewertung der Ergebnisse.
Der ideale Ansatz besteht darin, Prozesse zu konzipieren und zu entwickeln, die alle Phasen abdecken – vom Abschluss eines Vertrags bis zum täglichen Verbrauch –, und dabei die Kosten und Maßnahmen in jeder Phase zu analysieren. Ein weiterer wichtiger Aspekt ist es, zu verstehen, wie sich Prozesse auf die einzelnen Unternehmensbereiche auswirken und wie sie von diesen beeinflusst werden.
Der Kerngedanke besteht darin, einen Prozess zu definieren, der die Art und Weise der Steuerung und Verwaltung vereinheitlicht.
Ein Telekommunikationsmanagementsystem einführen
Ein Managementsystem ist ein wertvoller Verbündeter bei allen Aufgaben rund um die Überprüfung, Kontrolle, Prüfung und Analyse der Telefonkosten eines Unternehmens. Diese Kosten umfassen eine große Datenmenge, die, wenn sie zusammengefasst wird, vielfältige Analysen und Interpretationen ermöglicht.
Tabellenkalkulationen können für kleine und mittlere Unternehmen mit wenigen Zeilen eine gute Lösung sein, doch im Allgemeinen – insbesondere in großen Unternehmen – verhindern sie eine schnelle Auswertung der Ergebnisse und den Austausch von Analysen.
Gute Unternehmenssystemlösungen auf dem Markt bieten Module, mit denen wir verschiedene Informationen zur Telefonie des Unternehmens verwalten können:
- Der Vermögenspool;
- Verträge mit ihren Einzelheiten, Werten und Ablaufdaten;
- Anschlüsse, Nutzer, der zugehörige Tarif und die Zahlungshistorie;
- Geleistete Zahlungen und Gutschriften für Rückforderungen.
Wir können auch spezifische Systemlösungen mit entsprechenden Funktionen finden. Dabei müssen wir vor allem auf die Benutzerfreundlichkeit bei der Dateneingabe (oder die Verwendung elektronischer Dateien durch die Bediener) sowie auf die Flexibilität beim Abruf von Daten aus verschiedenen Optionen und Leistungsberichten achten.
Die Telefonie-Ressourcen des Unternehmens erfassen und inventarisieren
Unter Telefonie-Ressourcen verstehen wir Festnetz- und Mobilfunkgeräte sowie Telefonanlagen, deren Leitungen und die jeweiligen Tarife. Es handelt sich um die Gesamtheit der Ressourcen, die den Arbeitsteams für ihre Tätigkeiten zur Verfügung stehen.
Durch Kontrolle und regelmäßige Bestandsaufnahmen können Sie verschiedene Aspekte nachvollziehen, die sich auf die Qualität und die Kosten der Telefonie im Unternehmen auswirken:
Überprüfen Sie die Anzahl der Geräte
- Viele Modelle sind veraltet und unterstützen keine modernen Instant-Messaging-Technologien, mit denen sich durch die Nutzung kostengünstigerer Datentelefonie und WLAN-Netzwerke Kosten für die Sprachtelefonie einsparen lassen.
- Ein weiterer wichtiger Punkt sind ungenutzte Geräte von Mitarbeitern, die das Unternehmen verlassen haben oder in einen anderen Bereich gewechselt sind. Diese können von neuen Mitarbeitern genutzt oder verkauft werden – es gibt interne Angebote.
Überprüfen Sie die Anzahl der Leitungen und Tarife sowie die Dimensionierung
- Leerlaufende Leitungen oder Leitungen, deren Dimensionierung für den jeweiligen Bereich unzureichend ist; der Bestand ermöglicht eine Umverteilung in Bereiche, in denen ein Mangel herrscht, wodurch unnötige Verträge vermieden werden.
- Tarife, die den Bedarf nicht decken oder überteuert sind – sie enthalten Leistungen, die den Bedürfnissen des Nutzers nicht entsprechen, oder Leistungen, die nicht notwendig sind, sodass der Tarif und sein Wert reduziert werden können.
Eine erste Bestandsaufnahme kann all diese Punkte aufzeigen, und auf dieser Grundlage können wir die am besten geeigneten Lösungen finden, die dem Nutzungsverhalten des Anwenders und den Anforderungen des Unternehmens entsprechen.
Überprüfen und kontrollieren Sie Ihre Telefonrechnungen
Genauso wichtig wie die Neuverhandlung und das Aushandeln der besten Tarife für jeden Anschluss ist es, jede Rechnung, die Sie monatlich erhalten, sorgfältig zu prüfen, insbesondere auf eventuelle Zusatzkosten.
Möglicherweise handelt es sich hierbei um Leistungen, die nicht vom Plan abgedeckt sind. Es ist wichtig, die Gründe dafür zu prüfen, um festzustellen, ob sie wiederholt anfallen und ob es wirtschaftlicher wäre, diese Leistung in den Plan aufzunehmen. Oder es könnte sich um unzulässige Leistungen handeln, die auf die Vorgehensweise des Nutzers oder auf vertraglich nicht vereinbarte Gebühren des Betreibers zurückzuführen sind.
Diese Kontrollen tragen nicht nur dazu bei, die Arbeit der Betreiber zu überwachen, sondern auch die Nutzungsgewohnheiten der Nutzer, wodurch von ihnen ein stärkeres Engagement für die Unternehmensziele und bewährte Verfahren gefordert wird.
Die Prüfung ist ein wichtiger Ausgangspunkt für die routinemäßigen Kontrollen; es ist möglich, rückwirkend ungerechtfertigte Abgaben einzufordern und Maßnahmen gegen den Betreiber zu ergreifen. Schätzungen zufolge sind durchschnittlich 7 % der in Rechnungen ausgewiesenen Beträge ungerechtfertigt.
Mit anderen Worten: Es handelt sich um einen beträchtlichen Betrag, der zurückzufordern ist.
Verhandle immer neu und halte Ausschau nach neuen Lieferanten
Die Suche nach neuen Lieferanten mag in einem Markt mit vier oder fünf großen, bürokratischen Unternehmen kompliziert erscheinen. Doch die Realität sieht heute ganz anders aus.
Es gibt die Möglichkeit der Portabilität, die schnelle Wechsel ermöglicht. Und vor allem ist die Wettbewerbsfähigkeit der Branche entscheidend; die Anbieter setzen zunehmend auf flexible Tarife, um Kunden zu günstigeren Preisen zu gewinnen.
Lieferverträge sollten zu den bestmöglichen Konditionen ausgehandelt werden, da sie langfristig angelegt sind und strenge Kündigungsbedingungen enthalten.
Die ERA Group, ein weltweit tätiges Beratungsunternehmen, das sich auf Kostenmanagement spezialisiert hat, verfügt über eine anerkannte Effizienzmethodik und qualifizierte Fachkräfte mit einschlägiger Erfahrung.
