- Du kan ikke forhindre jordskælvet. Men du kan forberede din omkostningsstruktur. Har du nogensinde oplevet et »jordskælv«? Det har jeg, i august 2016.
Vi var på rejse i Rom med børnene (de var små dengang). Det var om morgenen; vi var lige ved at blive færdige med at klæde os på på hotellet for at gå ud, da det pludselig begyndte at ryste.
Det var hverken voldsomt eller aggressivt.
I et par sekunder virkede det, som om hele bygningen rystede, som om en kæmpe havde løftet den op og rystet den forsigtigt.
Og det mærkeligste var ikke selve bevægelsen, men den følelse, den efterlod en med bagefter.
I et par sekunder ved man ikke, om der virkelig skete noget eller ej.
Om det nu var bygningen.
Om det var dit hoved.
Hvis du bare forestillede dig det.
Indtil man indser, at ja, det var virkeligt. At det var et jordskælv, selvom det var meget langt væk.
Epicentret lå omkring 300 kilometer væk. I Rom mærkede vi kun et efterskælv, en svag rysten. Ikke mere end det.
Men den følelse, der bliver hængende, er en helt anden: vi er ingenting. At der er ting, der på få sekunder kan ændre alt.
Og at der ofte slet ikke er noget, man kan gøre.
- For selvom man ikke kan undgå omvæltninger i omkostningsstrukturen, kan man forberede sig på konsekvenserne – og det er netop det, jeg vil fortælle jer om i de næste par minutter.
Når man ikke er sikker på, om der er sket noget, men det er der.
Det er et meget ubehageligt øjeblik.
For der er ingen tydelige tegn – der falder intet ned, ingen alarmer går i gang, ingen løber…
Og alligevel ved du, at noget har ændret sig under dine fødder.
Det er præcis det, jeg ser hver dag i mange store virksomheder, når vi taler om omkostninger.
Der er ingen synlig krise.
Der er ingen brand, der skal slukkes.
Der er ikke tale om et økonomisk sammenbrud.
Men der er noget i gær:
Marginerne bliver mindre og mindre
- Afvigelser forekommer oftere.
- Og prognoserne holder ikke længere så let.
- Og ligesom det skete for mig på det hotel, er reaktionen som regel skepsis:
- Er der virkelig noget i gærde, eller er det bare en fornemmelse?
- Er det et strukturelt problem eller et enkeltstående tilfælde?
- Skal jeg handle nu eller vente?
- Falsk tryghed er den største risiko. Der var ingen panik i Rom, fordi jordskælvet fandt sted langt væk, var langsomt og svagt.
Der skete ikke noget »alvorligt«.
Og netop af den grund er det let at bagatellisere det.
Det samme gælder omkostningerne.
Store virksomheder går sjældent konkurs fra den ene dag til den anden.
Det, der sker, er langt mere subtilt:
- små ineffektiviteter, der bliver til et vedvarende problem;
- beslutninger, der gentages, blot fordi de nu engang er der;
- omkostningsstrukturer, der er udformet til en kontekst, der ikke længere eksisterer.
- Det er en konstant belastning af ressourcerne, som man ikke kan fjerne, men kun optimere.
- Og det farligste er at tro, at fordi der endnu ikke er sket noget, så vil der heller ikke ske noget.
- Der er ting, man ikke kan styre. Andre ting kan man godt.
Du kan ikke forhindre et jordskælv; det er ikke op til dig. Du kan bekymre dig eller lade være, men det ændrer ikke på situationen.
I det øjeblik, på det hotel, kunne jeg ikke gøre andet end at indse, at der findes kræfter, der er langt større end en selv.
Men en virksomheds omkostninger er – heldigvis – ikke noget, der kan sammenlignes med et jordskælv, og hvis de alligevel er det, kan de minimeres.
Og denne skelnen er afgørende for en administrerende direktør eller en økonomidirektør.
Problemet er ikke usikkerhed på markedet, inflation, geopolitiske forhold eller energi.
Det må være jordskælvet.
Problemet er, at man ikke har forberedt sig på, når rystelserne rammer, selvom de er milde.
- For de virksomheder, der virkelig kommer til at lide under det, er ikke dem, der rammes af et eksternt chok, men dem, der for sent indser, at deres interne struktur ikke var rustet til at modstå det.
De fleste virksomheder reagerer først, når alt allerede har ændret sig.
Mange organisationer reagerer først, når:
- budgettet går ikke længere op;
- bestyrelsen begynder at stille spørgsmål;
- afvigelserne er for tydelige.
- Og så handler de hurtigt.
- Nogle gange for hurtigt, for at reagere er ikke det samme som at forudse, og når man skal træffe hastige beslutninger, skelner man ikke mellem omkostninger og værdi.
- Det er ikke optimering; det er en reaktion.
- At optimere omkostningerne handler ikke om at forhindre et jordskælv, men om at designe bygningen på en god måde.
De bygger på den antagelse, at der vil ske ændringer, og omkostningsoptimering bør fungere på samme måde.
Det handler ikke om at bruge færre penge bare for at gøre det, men om at forstå:
- hvilke omkostninger der er strukturelle, og hvilke der skyldes inerti;
- hvilke processer skaber reel værdi, og hvilke der blot optager plads;
- hvilke beslutninger der træffes ud fra frygt, og hvilke der træffes ud fra strategiske overvejelser.
- En veloptimeret virksomhed er den, der klarer sig bedst, når forholdene ændrer sig.
- Denne tilgang kommer tydeligt til udtryk i den seneste video fra Schmitz Cargobull Iberica: At tage højde for, at der vil forekomme jordskælv, og at konstruere bygningen, så den kan modstå dem, er en integreret del af virksomhedens ledelse under Jordi Romero Jimenez’ ledelse .
- Den mest almindelige fejl, jeg ser i store organisationer: Mange ledere tænker: »Vi tager det op, når det bliver nødvendigt«, »Det er ikke det rette tidspunkt nu«, »Det går fint for os lige nu«.
Det var præcis sådan, jeg havde det i de få sekunder på hotellet.
Den ubehagelige usikkerhed ved ikke at vide, om der var sket noget, der var »alvorligt« nok til at retfærdiggøre en handling.
Men når det kommer til omkostninger, er det sjældent en fordel at vente.
For når forandringen først bliver tydelig, optimerer man ikke længere; man retter i stedet i hast det, man ikke har taget fat på i ro og mag.
- Hvis man går i gang tidligt, bliver konsekvenserne mindre alvorlige. Forskellen mellem en virksomhed, der kæmper med problemer, og en, der klarer sig godt, ligger ikke i jordskælvets styrke, men i, hvornår den begyndte at forberede sig.
Hvis du går i gang med at optimere din omkostningsstruktur nu:
- du opdager belastninger, før de bliver smertefulde;
- du kan prioritere med omtanke;
- du træffer beslutninger uden hastværk eller ståhej.
- Og når efterskælvene rammer – for det gør de altid – bliver du ikke taget på sengen.
- Vent ikke på et jordskælv – vær forberedt på det. Det står klart, at der er ting, du ikke kan kontrollere, og andre, du kan, selvom du helst ikke vil tænke på dem endnu.
Når det drejer sig om udgifter, er det ansvarligt at se fremad, før noget sker.
For ægte optimering begynder, når man beslutter sig for at designe en konstruktion, der kan holde, selv når jorden ryster lidt.
Hvis du vil tale om, hvordan I kan opbygge den struktur i jeres virksomhed, så skriv endelig til mig.
Tak fordi du læste med.
𝗙𝗲𝗹𝗶𝘇 𝗱í𝗮.
