Kontrola a správa firemních výdajů je pro každou společnost vždy náročným úkolem, bez ohledu na odvětví a velikost. A když se bavíme o výdajích na telefonní služby, situace se ještě více komplikuje. Telefonie je totiž přítomna ve všech odvětvích podnikání, ať už s větším či menším významem. Řízení nákladů na telefonii vyžaduje mnohem více než jen znalost cenových tarifů operátorů, termínů splatnosti faktur a porovnávání rozpočtovaných částek se skutečnými částkami. K lepší kontrole a řízení firemních výdajů na telefonii může přispět řada každodenních opatření. Pojďme si o některých z nich povědět.
Analýza spotřebních profilů zaměstnanců v rámci správy telefonních služeb
V podnicích existují oblasti, kde telefonní služby slouží pouze jako podpůrný prostředek pro provoz, a oblasti, kde jsou tyto náklady zásadní pro výkonnost – například v oblasti zákaznického servisu.
A i v rámci jednotlivých oblastí může k tomuto rozlišení docházet. Z tohoto důvodu je pochopení pracovního profilu zaměstnanců a jednotlivých oblastí prvním krokem k posouzení potřeb, individuálnímu přehodnocení nákladů a tím nejen ke snížení nákladů, ale také ke zlepšení výkonnosti v některých odvětvích.
Podporujte zapojení zaměstnanců do správy telefonních služeb
Toto je oblast, kterou mnoho firem příliš neprozkoumává, ale obvykle přináší velmi dobré výsledky, zejména pokud jde o náklady na mobilní telefonii, kde nese každý zaměstnanec individuální odpovědnost.
Například prodejce může nahlásit, že má v některých regionech potíže s používáním ústředny. Zaměstnanec nákupu může chtít používat zařízení s pokročilejšími technologiemi pro komunikaci s dodavateli, která nemusí probíhat prostřednictvím telefonních hovorů.
Každý zaměstnanec tak může hovořit o potížích, současných omezeních i návrzích, a to nejen v souvislosti se svou prací, ale i s celou firmou.
Doporučuje se provést průzkum zvyků a potřeb a shromáždit případné podněty. Uživatelé vždy poukazují na problémy, které celkový pohled někdy opomíjí, protože má tendenci potlačovat všechny do stejných spotřebních vzorců.
Každé pracoviště může mít skvělé nápady, jak zlepšit správu telefonního systému ve firmě.
Vytvořte procesy pro správu telefonie
Náklady na telefonní služby se vyskytují ve všech oblastech společnosti a vznikají individuálně v závislosti na spotřebě jednotlivých zaměstnanců. Je proto běžné, že každý jednotlivec i každá oblast má svůj vlastní způsob, jak tyto náklady spravovat, přičemž se míra priority může lišit.
To však nakonec brání řízení, zejména pokud jde o vyhodnocování výsledků.
Ideálním přístupem je navrhnout a zavést procesy pokrývající všechny fáze, od sjednání smlouvy až po každodenní spotřebu, a analyzovat náklady a činnosti v každé z těchto fází. Dalším důležitým aspektem je pochopit, jak procesy ovlivňují jednotlivé oblasti společnosti a jak jsou jimi naopak ovlivňovány.
Hlavním cílem je definovat postup, který sjednotí způsob řízení a správy.
Zavést systém správy telekomunikačních služeb
Systém řízení je neocenitelným pomocníkem při všech činnostech souvisejících s kontrolou, sledováním, auditem a analýzou nákladů společnosti na telefonní služby. Tyto náklady zahrnují velké množství dat, která po konsolidaci umožňují provádět různé analýzy a interpretace.
Tabulkové procesory mohou být vhodným řešením pro malé a střední podniky s malým počtem řádků, ale obecně, zejména ve velkých firmách, brání rychlému vyhodnocení výsledků a sdílení analýz.
Kvalitní podniková systémová řešení dostupná na trhu nabízejí moduly, pomocí nichž lze spravovat různé informace týkající se firemní telefonie:
- Fond aktiv;
- Smlouvy včetně jejich podrobností, hodnot a dat platnosti;
- Linky, uživatelé, příslušný tarif a platební historie;
- Provedené platby a pohledávky k vymáhání.
Můžeme také najít konkrétní systémová řešení s příslušnými funkcemi. Musíme přitom dbát na snadné zadávání dat (nebo na to, aby operátoři měli k dispozici elektronické soubory) a na flexibilitu při získávání dat z různých zdrojů a výstupů.
Zjistit a inventarizovat telefonní zařízení společnosti
Pod pojmem „telefonní vybavení“ rozumíme pevné a mobilní přístroje a telefonní ústředny, jejich linky a příslušné tarifní plány. Jedná se o souhrn prostředků, které mají pracovní týmy k dispozici pro svou činnost.
Díky kontrole a pravidelným inventurám získáte přehled o různých faktorech, které ovlivňují kvalitu a náklady na telefonní služby ve firmě:
Zkontrolujte počet zařízení
- Mnoho modelů je zastaralých a nepodporuje současné technologie okamžité komunikace, které pomáhají šetřit náklady na hlasové volání díky využití levnější datové komunikace a Wi-Fi sítí.
- Dalším důležitým bodem jsou nevyužitá zařízení po zaměstnancích, kteří odešli nebo přešli do jiné oblasti. Mohou je převzít noví zaměstnanci nebo se mohou prodat – k dispozici jsou interní nabídky.
Zkontrolujte počet vedení a plánů a dimenzování
- Nečinné linky nebo linky, jejichž kapacita neodpovídá dané oblasti; zásoby umožňují přesun do oblastí, kde je nedostatek, čímž se zabrání uzavírání zbytečných smluv.
- Plány, které nepokrývají potřeby nebo jsou předražené – obsahují limity, které neodpovídají potřebám uživatele, nebo služby, které nejsou nezbytné, což umožňuje plán zjednodušit a snížit jeho cenu.
Úvodní inventarizace může všechny tyto aspekty odhalit a na jejím základě můžeme najít nejvhodnější řešení s ohledem na spotřební profil uživatele a společnosti.
Zkontrolujte a prověřte své telefonní účty
Stejně důležité jako vyjednávání nových podmínek a získání nejvýhodnějších sazeb pro každou službu je i pravidelné měsíční kontrola všech účtů, které obdržíte, a to zejména s ohledem na případné dodatečné poplatky.
Může se jednat o výdaje, které plán nepokrývá, a je důležité posoudit jejich příčinu, aby bylo možné určit, zda se budou opakovat a zda by bylo ekonomičtější zahrnout danou položku do plánu. Nebo může jít o neoprávněné položky způsobené postupy uživatele či poplatky účtovanými provozovatelem bez uzavřené smlouvy.
Tyto kontroly pomohou nejen sledovat práci operátorů, ale také spotřební návyky uživatelů, a budou od nich vyžadovat větší zapojení do plnění cílů společnosti a dodržování osvědčených postupů.
Audit představuje důležitý výchozí bod pro pravidelnou kontrolu; umožňuje zjistit zpětně neoprávněně účtované částky a přijmout opatření vůči provozovateli. Odhaduje se, že v průměru 7 % částek uvedených na fakturách je neoprávněných.
Jinými slovy, jde o značnou částku, kterou je třeba vymáhat.
Vždy se snažte vyjednat nové podmínky a hledejte nové dodavatele
Hledání nových dodavatelů se může jevit jako složité na trhu, kde působí čtyři nebo pět velkých byrokratických společností. Dnešní realita je však zcela jiná.
Díky přenositelnosti lze provádět rychlé změny. A hlavním faktorem je konkurenceschopnost odvětví; operátoři přicházejí s čím dál flexibilnějšími tarify, aby si získali zákazníky výhodnějšími cenami.
Dodavatelské smlouvy by měly být sjednány za co nejvýhodnějších podmínek, jelikož se jedná o dlouhodobé smlouvy s přísnými výpovědními podmínkami.
Skupina ERA, globální poradenská společnost specializující se na řízení nákladů, disponuje osvědčenou metodikou pro zvyšování efektivity a kvalifikovanými odborníky s praxí v dané oblasti.
