S blížícím se druhým čtvrtletím se naše pozornost přesouvá na sestavování zpráv a údajů pro výkaznictví za první čtvrtletí napříč různými odvětvími.
Níže uvádíme přehled hlavních výstupů a činností za uplynulý měsíc.
Stravování ve školách a sledování rozpočtu
Pro naše klienty ze školního sektoru se pozornost a přípravy začínají soustředit na zprávy o stravování a cateringu za první čtvrtletí, které poskytují cenné informace o finančních výsledcích v oblasti nákupu potravin.
Vzhledem k tomu, že tyto školy hospodaří na základě rozpočtu na kalendářní rok, slouží tato úvodní zpráva jako zásadní první přehled o tom, jak se jim daří plnit rozpočet, včetně nejnovějších odhadů (LE) pro celý rok. Toto vykazování nám pomáhá identifikovat trendy a upozorňuje na oblasti, které vyžadují pozornost.
Jedná se o zásadní faktor, který pomáhá řídit náklady.
Čtvrtletní výkaznictví zařízení pro péči o seniory (Q30)
V současné době dokončujeme čtvrtletní zprávu za 30. čtvrtletí pro klienta z oblasti zařízení pro seniory, která bude předložena. Tato zpráva podrobně popisuje čtvrtletní úspory, analyzuje nákupní trendy, identifikuje nesrovnalosti, jako jsou cenové odchylky od smluvních podmínek, a obsahuje doporučení a návrhy nápravných opatření.
Naše osobní prezentace těchto zpráv vedou k zajímavým a podrobným diskusím, které napomáhají strategickému rozhodování a slouží jako podklad pro interní reporting. Přestože tyto zprávy sestavujeme již 30 čtvrtletí, stále nacházíme nové příležitosti k úsporám nákladů.
Jakmile je zpráva předložena finančnímu týmu, věnujeme také čas rozhovoru s šéfkuchařem a informujeme ho o aktuálním stavu věcí.
Příprava zadávací dokumentace pro zařízení péče o seniory
V reakci na změny v dohodách s dodavateli požádalo toto zařízení pro péči o seniory o komplexní analýzu trhu ve všech kategoriích potravin s cílem identifikovat další možnosti úspor nákladů na dodávky potravin. Vzhledem k měnícím se tržním podmínkám a času, který uplynul od posledního průzkumu trhu, je nyní vhodná doba pro provedení této analýzy. Z tohoto důvodu zahajujeme přípravu zadávací dokumentace, kterou rozešleme vybraným dodavatelům.
Nové projekty v kategorii průmyslového spotřebního materiálu
Nově získaný klient nás pověřil úkolem najít úspory ve dvou průmyslových odvětvích v rámci širší iniciativy zaměřené na řízení nákladů. Výchozím bodem je provést analýzu údajů z hlavní účetní knihy za posledních 12 měsíců s cílem identifikovat všechny relevantní dodavatele – tento postup nám jako výchozí bod poskytuje několik velmi zajímavých obecných poznatků.
Vzhledem k tomu, že se na projektu podílí více než 300 dodavatelů, bude sběr dat velmi rozsáhlý; nejprve bude nutné extrahovat klíčové údaje z obrovského množství faktur ve formátu PDF do aplikace Excel a poté do Power BI. I přes tento náročný úkol je tento výchozí bod nezbytný pro zajištění komplexní analýzy nákladů.
Význam monitorování v řízení nákladů
Vraťme se k fázi monitorování, která v uplynulém měsíci tvořila většinu naší práce; tato fáze projektu je stejně důležitá – ne-li důležitější – než fáze analýzy a výběrového řízení. Právě zde zajišťujeme, aby veškerá předchozí tvrdá práce přinesla ovoce a byla udržitelná. Ve společnosti ERA Group trvá fáze monitorování až tři roky. Právě zde také začínají hrát významnou roli další poznatky a případné srovnávací analýzy.
Vraťme se k fázi monitorování, která tvořila většinu práce v uplynulém měsíci; fáze monitorování projektu je stejně důležitá – ne-li důležitější – než fáze analýzy a výběrového řízení.
Průběžné sledování zajišťuje, že klienti dostávají služby za dohodnuté ceny, a zároveň řeší případné problémy, které mohou vzniknout mezi klientem a dodavateli. Mezi příklady problémů, které se v minulosti vyskytly, patří:
- Dodavatel nahrál nesprávný soubor s cenami, což se zjistilo až při čtvrtletní kontrole; jinak by to mohlo zůstat bez povšimnutí.
- Položky zahrnuté ve smlouvě byly omylem vyřazeny ze seznamu smluvních položek a účtovány podle výrazně vyšších nesmlouvaných sazeb, což v průběhu času vedlo k značným přeplatkům.
I přes nejlepší úmysly všech zúčastněných se chyby stávají.
Struktura odměn skupiny ERA založená na výsledcích
Právě v rámci těchto čtvrtletních vyúčtovacích období se stanovuje skutečná výše odměny skupiny ERA. Ačkoli je na začátku projektu dohodnuta struktura odměny jako procentní podíl z úspor, skutečné platby se začínají vypočítávat na základě skutečných úspor vyčíslených během daného čtvrtletního vyúčtovacího období.
Na rozdíl od tradičních modelů poradenství je náš přístup založen na platbách rozložených po celou dobu trvání projektu. Tím je zajištěn minimální dopad na cash flow klienta, přičemž projekt se financuje sám z dosažených úspor. Samozřejmě platí, že pokud nedojde k žádným úsporám, nevznikají žádné poplatky a projekt se do této fáze vůbec nedostane.
Těším se, až vám v následujících měsících budu moci sdělit další novinky v souvislosti s postupem sběru dat, jejich analýzou, zaváděním a následným monitorováním.
