Spolehlivá prognóza příjmů a výdajů je pro dosažení pozitivních obchodních výsledků nezbytná.
Jde o dobře spravovaný rozpočet. Co ale dělat, když dochází k výdajům a příjmům a chybí kapitál? Nebo když někteří zákazníci zpožďují platby? Cash flow je nezbytným nástrojem pro analýzu těchto situací. A snižování nákladů je způsob, jak zlepšit problematický cash flow a často tak zachránit firmu!
Rozpočet je hlavním nástrojem, který určuje, odkud budou pocházet finanční prostředky a na jaké výdaje a náklady budou vynaloženy. Existuje však jeden nástroj řízení, kterému bohužel mnoho podnikatelů a jejich manažerů v každodenní praxi nevěnuje dostatečnou pozornost, ačkoli právě on má zásadní vliv na dosažení ziskovosti: cash flow.
Jedná se o základní nástroj pro řízení kapitálu, který v podniku cirkuluje, a který v daném okamžiku určuje jeho finanční situaci – zda můžeme růst, zda bychom měli zachovat stávající stav, nebo zda bychom snad dát věci do pořádku.
V jaké situaci se vaše firma právě nachází? Nebo má potíže s cash flow? Řešením může být snížení nákladů!
Ale nejprve: víte, co je to cash flow?
Pokud si nejste jisti, dobrá zpráva je, že se to stává častěji, než si myslíme. Ve skutečnosti mnoho lidí považuje rozpočet za klíč k úspěchu, pokud se ho držíme.
To je částečně pravda. Efektivní rozpočtování je prvním krokem na cestě k zisku, ale v skutečném světějsou příjmy a výdaje rozloženy do různých oblastí a podléhají celé řadě každodenních nepředvídatelných událostí.
Peněžní tok je nástroj, který slouží k řízení této situace – zatímco rozpočet představuje soubor definic, peněžní tok je praktickým výsledkem využití prostředků na investice, výdaje a náklady a příjmů z prodeje.
A může to vysvětlit, proč se nakonec stane, že i když tržby dosáhnou stanovených cílů, na konci měsíce nezbydou žádné peníze.
A jak bychom měli řídit peněžní toky?
Hlavním faktorem pro dobré řízení cash flow je četnost kontrol, přičemž ideálem pro všechny společnosti je denní kontrola.
To se může zdát přehnané, zejména pro firmy, které pořádají jen málo akcí, ale stále jde o nejlepší způsob, jak předvídat případné problémy nebo rychle reagovat v nepředvídatelných situacích, zejména na začátku a pokud to zavádíte v situaci, která přitahuje velkou pozornost.
Jak nastavit a aktualizovat peněžní tok?
- Neexistuje jediný správný způsob, jak to řídit; můžeme použít přehlednou tabulku nebo nějaký systém. Důležité je, aby se záznamy snadno pořizovaly a výsledky se rychle zobrazovaly;
- Vytvořte přehled příjmů a výdajů s rozpočtovanými a skutečnými částkami;
- Zaznamenejte počáteční zůstatky všech běžných účtů;
- Zaznamenejte plánované částky výdajů a příjmů za každý měsíc;
- Zaznamenejte každý uhrazený výdaj – opravdu každý – podle druhu, částky a data platby;
- Zaznamenejte každý příjem s uvedením stejných údajů a prognóz pro každý uskutečněný prodej.
Díky těmto počátečním a denním aktualizacím máme k dispozici přehled o peněžních tocích, který nám ukáže, zda se očekávaný zisk na konci měsíce skutečně naplní a zda v některém dni nedojde k zápornému zůstatku – a můžeme tak v předstihu přijmout opatření, která zabrání finančním ztrátám a narůstající nerovnováze.
Problémy s cash flow: jak je analyzovat?
Samozřejmě se může stát, že se cash flow v důsledku konkrétní situace – například kvůli zpoždění platby ze strany zákazníka – dostane do záporných čísel, což je v každodenním finančním životě firmy zcela běžné. Pokud se však tato situace opakuje, je třeba si před přijetím opatření položit několik důležitých otázek:
Byly přijaty všechny platby od zákazníků?
Nesplácení úvěru představuje neodmyslitelný rizikový faktor, zejména v nestabilních ekonomikách, jako je ta naše. Rozdíl mezi prognózou a skutečností může znamenat ztrátu měsíčního zisku. Je důležité posoudit každý případ individuálně a zjistit, jaká je pravděpodobnost, že se tato situace bude opakovat.
Vyskytly se nějaké neočekávané výdaje?
V tomto případě je nutné zjistit příčinu a posoudit, zda by se situace mohla opakovat – například prohraný pracovní spor, na který nebyly vytvořeny rezervy, si v závislosti na výši škody vyžádá revizi cílů, jedná se však o ojedinělou událost.
Vyskytují se záporné zůstatky k určitým datům a v měsíčním výkazech?
To může znamenat, že u některých výdajů nebo nákladů je platební lhůta neslučitelná s termíny příjmů nebo že byly špatně rozpočtovány.
Mohou se objevit i další otázky, a proto je důležité provádět každodenní sledování, aby bylo možné co nejrychleji zjistit příčiny a najít řešení.
Snížení nákladů zlepšením cash flow
Přezkoumání nákladů je velmi účinným způsobem, jak vyrovnat poměr „příjmů a výdajů“ a obnovit zdravý peněžní tok.
1. Externí zajišťování služeb
Outsourcing je skvělou možností, jak snížit náklady v oblastech, které přímo nesouvisí s hlavní činností podniku.
Můžeme nahradit specializovanou organizaci, s níž nemáme potřebné zkušenosti k dosažení nejlepších výsledků za nejvýhodnější cenu, společností, která usiluje o maximální efektivitu, neboť to je její hlavní předmět podnikání. Oblasti jako ostraha, úklid a různé druhy údržby lze outsourcovat a hledat nejlepší poměr ceny a kvality mezi společnostmi na trhu.
Významnou položkou nákladů je přeprava, pokud vaše společnost využívá vlastní dopravu. Tyto společnosti disponují potřebnými znalostmi a zaměřují se na neustále se měnící trh, a jsou tak lépe připraveny poskytovat kvalitní služby za nižší cenu.
2. Investujte do crowdsourcingu
Crowdsourcing je služba, v rámci které se vaše společnost zaregistruje na webových stránkách, kde může poptávat služby, a různé firmy jí následně předloží své nabídky. Široce se využívá u různých výdajů a nákladů, které nesouvisejí s výrobou, a může přinést značné úspory – například v oblasti IT služeb, údržby, poradenství a dalších.
3. Zkontrolujte stav zásob
Možná máte vysoké skladové zásoby kvůli nižšímu než očekávanému prodeji, nerovnováze v nákupních procesech, nepřesným údajům o zásobách atd. Pokud se jedná o pomalu se prodávající zboží, zvažte jeho vrácení dodavateli, zpětný odkup za zvýhodněnou cenu nebo uspořádání prodejních akcí.
4. Přehodnotit ceny
Projít si seznam produktů a dodavatelů a pokusit se o nové vyjednávání je vždy zajímavou alternativou, zejména pokud existují konkurenti s odpovídajícími kvalifikačními předpoklady. V některých případech lze vyjednat nové podmínky na dobu určitou, aby obnovit zdraví vašeho cash flow a vrátit se k původnímu stavu.
5. Investujte do řízení nákladů
Řízení nákladů je v dnešních podnicích důležitým pojmem – jde o to, aby kontrola výdajů a nákladů byla součástí firemní politiky a zahrnovala akční plán, strategie, měření a zapojení všech útvarů. Tímto způsobem je možné postupovat strukturovaně a dosáhnout zlepšení ve všech oblastech.
6. Zkontrolujte výrobní náklady
Jedná se o citlivou oblast, kde jakákoli změna může mít dopad na kvalitu výrobků. Jelikož však právě do této oblasti vaše firma investuje nejvíce, vyplatí se zvážit nové dodavatele surovin či komponentů s cílem získat výhodnější ceny nebo platební podmínky.
7. Prověřit firemní procesy
Často provádíme procesy neefektivním způsobem, což vede k přesčasům nebo k nákupu dražších materiálů od dodavatelů. Je zajímavé zaměřit se na ty nejdůležitější procesy – zejména na výrobu – a posoudit, zda nejsou nadměrně nákladné, a hledat nové způsoby, jak je provádět.
Další opatření, která mohou zlepšit cash flow
Kromě snížení nákladů mohou další dlouhodobá opatření vyrovnat peněžní tok a obnovit kladné výsledky.
1. Přehodnotit platební podmínky
Vzhledem k poklesu tržeb nebo neplnění závazků musíme přezkoumat platební podmínky dodavatelů, abychom obnovili zdravý tok plateb. Posuďte, které podmínky lze upravit – vyšší výdaje a náklady.
2. Naslouchejte svým zaměstnancům
Zaměstnanci jsou v každodenním provozu v přímém kontaktu s procesy a dokážou odhalit případné nedostatky, které mohou vést k neočekávaným dodatečným nákladům. Naslouchat jim a zapojovat je do rozhodování je skvělý způsob, jak motivovat týmy k podpoře přijatých rozhodnutí.
3. Přehodnoťte svůj rozpočet
Často se stává, že čísla byla v rozpočtu stanovena v jiném kontextu, než je ten současný. Přezkoumání vašich parametrů vám pomůže vytvořit realističtější scénáře a najít tak nejvhodnější řešení.
4. Neustále analyzujte profil svých stávajících i potenciálních zákazníků
V závislosti na profilu vašich zákazníků můžete upravit své prodejní a platební strategie – vyšší splátky, slevy, propagační akce, širší nabídka platebních možností. V případě potřeby to může podnítit zájem o nákup a snížit riziko neplnění platebních závazků.
Jak vidíme, dobře řízený peněžní tok je pro finanční zdraví společnosti nezbytný, aby se zachovala její stabilita a předešlo se neočekávaným ztrátám.
Skupina ERA, globální poradenská společnost specializující se na řízení nákladů, disponuje osvědčenou metodikou pro zvyšování efektivity a kvalifikovanými odborníky s praxí v dané oblasti.
Chcete se dozvědět více? Domluvte si nezávaznou schůzku s odborníkem a proměňte svou firmu.
