Kontrola i upravljanje troškovima kompanije uvijek je izazovan zadatak za svaku kompaniju, bez obzira na njen sektor i veličinu. A kada govorimo o troškovima telefonije, sve postaje još složenije. Uostalom, telefonija je prisutna u svim sektorima poslovanja, s većim ili manjim značajem. Upravljanje troškovima telefonije zahtijeva mnogo više od poznavanja planova koje operateri naplaćuju, kada računi dospijevaju i poređenja budžetiranih iznosa sa stvarnim iznosima. Niz svakodnevnih mjera može doprinijeti većoj kontroli i upravljanju troškovima korporativne telefonije. Razgovarajmo o nekima od njih.
Procjena profila potrošnje zaposlenika u upravljanju telefonijom
U kompanijama postoje područja gdje je telefonija samo podrška operacijama i područja gdje je ovaj trošak fundamentalan za performanse – na primjer, korisnička podrška.
I unutar samih područja, ova diferencijacija može postojati. Iz tog razloga, razumijevanje radnog profila zaposlenika i područja prvi je korak u procjeni potreba, ponovnoj procjeni troškova pojedinačno i time ne samo smanjenju troškova, već i poboljšanju učinka u nekim sektorima.
Podsticanje učešća zaposlenih u upravljanju telefonijom
Ovo je tačka koju mnoge kompanije malo istražuju, ali obično daje vrlo dobre rezultate, posebno u slučaju troškova mobilne telefonije, gdje svaki zaposlenik ima individualnu odgovornost.
Na primjer, prodavač može prijaviti da ima poteškoća s korištenjem operatera u nekim regijama. Zaposlenik u nabavci može htjeti koristiti uređaj s više tehnologije za kontakte s dobavljačima koji se ne moraju odvijati putem telefonskih poziva.
I tako svaki zaposlenik može govoriti o poteškoćama, trenutnim ograničenjima i prijedlozima, ne samo za svoj posao, već i za kompaniju.
Preporučljivo je provesti anketu o navikama i potrebama i dobiti sve prijedloge koji se mogu pojaviti. Korisnici uvijek pokreću probleme koje makro pogled ponekad ne uspijeva riješiti, jer obično guši sve u obrascima potrošnje.
Svaka radna stanica može imati odlične ideje za poboljšanje upravljanja telefonijom u kompaniji.
Kreirajte procese za upravljanje telefonijom
Troškovi telefonije prisutni su u svim područjima kompanije i generiraju se pojedinačno, na osnovu potreba potrošnje svakog zaposlenika. Stoga je normalno da svaka osoba i svako područje imaju način upravljanja njima, s različitim stepenima prioriteta.
Međutim, ovo na kraju ometa upravljanje, posebno kada je u pitanju evaluacija rezultata.
Idealan pristup je dizajniranje i kreiranje procesa koji pokrivaju sve faze, od ugovaranja plana do dnevne potrošnje, analizirajući troškove i akcije u svakoj fazi. Drugi važan aspekt je razumijevanje kako procesi utiču i kako su pod uticajem svakog područja kompanije.
Glavna ideja je definirati tok koji standardizira način kontrole i upravljanja.
Implementirajte sistem upravljanja telekomunikacijama
Sistem upravljanja je odličan saveznik u svim poslovima pregleda, kontrole, revizije i analize troškova telefonije u kompaniji. Ovi troškovi uključuju veliku količinu podataka i, kada se konsoliduju, omogućavaju različite analize i interpretacije.
Proračunske tablice mogu biti dobra rješenja za mala i srednja preduzeća sa malo linija, ali generalno, posebno u velikim kompanijama, onemogućavaju brzu evaluaciju rezultata i dijeljenje analiza.
Dobra korporativna sistemska rješenja na tržištu nude module gdje možemo upravljati raznim informacijama o telefoniji kompanije:
- Fond imovine;
- Ugovori, sa njihovim detaljima, vrijednostima i datumima isteka;
- Linije, korisnici, povezani plan i historija plaćanja;
- Izvršene uplate i krediti za oporavak.
Također možemo pronaći specifična sistemska rješenja s funkcionalnostima. Ono što moramo imati na umu je jednostavnost korištenja za unos podataka (ili posjedovanje elektronskih datoteka s operaterima) i svestranost za izdvajanje podataka iz različitih opcija i izvještaja o učinku.
Poznavanje i popis telefonskih sredstava kompanije
Pod telefonskim sredstvima podrazumijevamo fiksne i mobilne uređaje i telefonske centrale, njihove linije i planove potrošnje za svaku od njih. To je skup stavki dostupnih radnim timovima za korištenje u njihovim aktivnostima.
Kontrola i periodična inventura vam omogućavaju da shvatite različite aspekte koji utiču na kvalitet i troškove telefonije u kompaniji:
Pregledajte broj uređaja
- Mnogi modeli su stari i ne podržavaju trenutne tehnologije instant komunikacije koje pomažu u uštedi na potrošnji glasovne telefonije korištenjem jeftinije podatkovne telefonije i Wi-Fi mreža.
- Još jedna važna stvar su neaktivni uređaji, od zaposlenika koji su otišli ili promijenili područje rada. Mogu ih koristiti novi zaposlenici ili ih prodati – dostupne su interne ponude.
Pregledajte broj linija, planova i dimenzioniranje
- Neaktivne linije ili linije koje nisu odgovarajuće veličine za to područje; inventar omogućava preraspodjelu u područja gdje postoji manjak, čime se izbjegavaju nepotrebni ugovori.
- Planovi koji ne pokrivaju potrebe ili su precijenjeni – imaju dodatke koji ne zadovoljavaju potrebe korisnika ili usluge koje nisu neophodne, što omogućava smanjenje plana i njegove vrijednosti.
Početni popis može ukazati na sve ovo, a na osnovu toga možemo doći do najprikladnijih rješenja, u skladu s profilom potrošnje korisnika i kompanije.
Provjerite i revidirajte svoje telefonske račune
Jednako važno kao i ponovno pregovaranje i dobijanje najboljih cijena za svaku liniju je provjera svakog računa koji primate na mjesečnoj bazi, posebno zbog dodatnih troškova.
To mogu biti potrebe koje nisu pokrivene planom, te je važno procijeniti razlog za njih kako bi se utvrdilo hoće li se ponavljati i bi li uključivanje stavke u plan bilo ekonomičnije. Ili mogu biti neodgovarajuće stavke, zbog prakse korisnika ili naplate od strane operatera bez ugovora.
Ove provjere će pomoći ne samo u praćenju rada operatera, već i potrošačkih navika korisnika, zahtijevajući od njih veću posvećenost ciljevima i najboljim praksama kompanije.
Revizija je važna polazna tačka za rutinske provjere, moguće je tražiti retroaktivne neopravdane troškove i poduzeti mjere protiv operatera. Procjenjuje se da je u prosjeku 7% iznosa naplaćenih na računima neopravdano.
Drugim riječima, radi se o značajnom iznosu koji treba povratiti.
Uvijek pregovarajte ponovo i tražite nove dobavljače
Potraga za novim dobavljačima može izgledati komplicirano na tržištu s četiri ili pet velikih, birokratskih kompanija. Ali stvarnost je danas sasvim drugačija.
Postoji prenosivost, koja omogućava brze promjene. A glavna stvar je konkurentnost sektora; operateri rade sa sve fleksibilnijim paketima kako bi pridobili kupce po boljim cijenama.
Ugovori o snabdijevanju trebaju se pregovarati pod najboljim mogućim uslovima, jer će biti dugoročna opcija i imati stroge klauzule o raskidu.
ERA Group, globalna konsultantska kuća specijalizirana za upravljanje troškovima, ima priznatu metodologiju efikasnosti i kvalificirane stručnjake s iskustvom u toj oblasti.
