Educação sem concessões: como o Chisholm Institute economizou US$ 2,25 milhões com o ERA Group

Custos crescentes, receitas em queda

O setor de educação e formação profissional da Austrália, incluindo o Chisholm Institute, vem enfrentando um grave desafio financeiro. A queda nas receitas provenientes de estudantes internacionais e a incerteza quanto ao financiamento governamental criaram uma necessidade urgente de soluções para a gestão de custos.

Por exemplo, o Instituto estava tendo dificuldades para lidar com o aumento dos custos de serviços públicos e telecomunicações, que consumiam uma parte significativa do seu orçamento.

Ao mesmo tempo, os custos operacionais estavam aumentando. De serviços públicos a serviços de reprografia, de materiais de limpeza a telecomunicações, os custos diários da gestão de vários campi estavam minando a estabilidade financeira.

O Conselho estabeleceu uma diretriz clara: aumentar a autossuficiência financeira. Para o recém-nomeado diretor financeiro, era necessário obter tranquilidade imediatamente, além de conhecimento especializado para analisar as despesas em todas as categorias — algo que as equipes internas não tinham tempo nem capacidade para fazer de forma completa.

Foi então que Chisholm recorreu ao ERA Group.

Custos ocultos à vista de todos

Os custos indiretos da Chisholm foram distribuídos por nove categorias: eletricidade, telecomunicações, gases industriais, produtos de limpeza, uniformes e EPI, reprografia, material de escritório, gestão de arquivos e viagens.

À primeira vista, nada parecia estar fora de controle. Mas, sem uma análise comparativa sistemática, as anomalias nos preços dos fornecedores, os contratos fragmentados e as ineficiências nas plataformas tecnológicas faziam com que gastos excessivos ocultos estivessem esgotando os orçamentos.

O desafio era duplo:

• Obtenha uma redução rápida e significativa de custos.
• Reforçar os processos e os acordos com fornecedores para proteger a qualidade do serviço e garantir a continuidade dos negócios.

Transformando insights em ação

A equipe do ERA Group, liderada pelo consultor principal Tim Woods, realizou uma análise abrangente das principais categorias de custos, demonstrando sua abordagem meticulosa e sua expertise em gestão de custos.

Dados e análise comparativa: os preços dos fornecedores e as condições contratuais foram comparados com os parâmetros de referência do mercado, revelando lacunas e inconsistências.

Tecnologia e processos: A ERA identificou sistemas e plataformas obsoletos que limitavam a transparência e a conformidade.

Racionalização da rede de fornecedores: os contratos foram simplificados, os fornecedores foram consolidados e as condições foram renegociadas para melhorar a competitividade e a qualidade.

RSE e Continuidade: Em categorias sensíveis, como uniformes e EPI, a ERA garantiu o cumprimento das normas institucionais, ao mesmo tempo em que assegurou uma melhor relação custo-benefício.

Um desafio particularmente complexo surgiu nas áreas de telecomunicações e serviços públicos. Contratos antigos fragmentados, espalhados por vários campi, tornavam os custos pouco transparentes e difíceis de gerenciar. A ERA consolidou os acordos, introduziu estruturas mais claras e negociou condições mais favoráveis. O resultado foi não apenas uma economia financeira, mas também uma gestão simplificada para o diretor financeiro e a equipe de compras.

Ao longo de todo o processo, a ERA assumiu a responsabilidade pelas transições operacionais. Ao gerenciar diretamente o envolvimento dos fornecedores e a transferência dos contratos, o projeto exigiu uma intervenção mínima da direção e da equipe da Chisholm — um fator crucial para manter o foco na prestação de serviços educacionais. O diretor financeiro e a equipe de compras desempenharam um papel fundamental nesse processo, fornecendo insights e feedback valiosos.

Economia de US$ 2,25 milhões, redução média superior a 30%

A ERA proporcionou uma economia média superior a 30% em nove categorias, o que equivale a uma economia anual de US$ 2,25 milhões.

A análise dos resultados incluiu:

• Descontos de até 55% em algumas categorias.
• Resultados mais modestos, mas significativos, de 15% em outros casos.
• Uma estrutura de custos globalmente mais sólida e sustentável, comprovada ao longo de 24 meses por meio do acompanhamento da ERA.

“Também conseguimos implementar processos mais eficientes, melhorar a qualidade do fornecimento, os acordos com fornecedores e as plataformas tecnológicas em praticamente todas as categorias de despesas. Tudo isso foi feito com o mínimo de tempo dedicado pela gerência e pela equipe, o que facilitou o processo para eles.” — Tim Woods, Consultor Principal, ERA Group

As soluções da ERA não só proporcionaram economias substanciais, mas também ofereceram algo menos tangível, porém igualmente valioso: tranquilidade. O diretor financeiro e o conselho de administração passaram a ter a certeza de que os custos eram compreendidos, controlados e gerenciados estrategicamente, o que os aliviou do peso da incerteza financeira e lhes proporcionou uma sensação de segurança.

Valor a longo prazo: segurança, não apenas economia

O papel contínuo da ERA é uma prova do nosso compromisso com a resiliência financeira da Chisholm. Ao monitorar o desempenho dos fornecedores, validar as economias e apresentar relatórios à liderança, a ERA garante que a Chisholm mantenha sua resiliência financeira, apesar das incertezas externas, proporcionando uma sensação de segurança e inspirando confiança no futuro do Instituto.

O projeto também permitiu que a alta administração se concentrasse na missão principal do Chisholm — oferecer educação de alta qualidade — em vez de se envolver em questões de controle de custos, proporcionando uma sensação de alívio e confiança em relação ao futuro do Instituto.

A transformação tem:

• Maior autossuficiência financeira.
• Maior transparência e conformidade dos fornecedores.
• Operações simplificadas e redução da carga administrativa.
• Garantimos a qualidade do serviço e, ao mesmo tempo, proporcionamos uma economia significativa.

“Além da economia financeira, o benefício mais significativo é a segurança — saber que os custos são compreendidos, controlados e gerenciados estrategicamente.” — Direção do Chisholm Institute

Investir na educação através do controle de custos

Para o Chisholm Institute, a parceria com a ERA demonstrou que é possível conciliar economia de custos e qualidade educacional. Ao lidar estrategicamente com os custos indiretos, a ERA gerou milhões em economia anual, ao mesmo tempo em que fortaleceu os processos a longo prazo.

Com uma economia de US$ 2,25 milhões, uma redução média superior a 30% e maior confiança na liderança, o Instituto pode agora direcionar mais recursos para seus alunos e sua missão.

Para os líderes do setor educacional que enfrentam pressões semelhantes, a lição é clara: existem oportunidades ocultas em todas as organizações. A ERA as identifica, as concretiza e garante que sejam duradouras.