O ERA Group ajuda a Catholic Charities of Denver a destinar milhões de dólares à sua missão

O cliente

A Catholic Charities of Denver oferece abrigo, alimentação, moradia, educação e aconselhamento, além de prestar assistência de emergência e serviços essenciais às pessoas no norte do Colorado.

Como uma das maiores das 167 filiais da Catholic Charities nos Estados Unidos, o trabalho da Catholic Charities de Denver concentra-se em uma ampla gama de atividades: incluindo moradia acessível; educação infantil; bem como serviços de abrigo, assistência a mulheres, idosos, famílias, parentes, paróquias, comunidades e aconselhamento.

No último ano, a CCD atendeu mais de 53.000 pessoas, ofereceu mais de 125.000 noites de abrigo e serviu 400.000 refeições. A organização opera com um orçamento anual de US$ 60 milhões e cerca de 600 funcionários.

O Desafio

A falta de recursos internos centralizados de mão de obra e de práticas de aquisição externa impediu a CCD de ampliar seus serviços, consolidar fornecedores, aumentar a eficiência — e economizar dinheiro.

O ministério de habitação da CCD (Archdiocesan Housing, Inc. (“AHI”)) é responsável por aproximadamente metade de todos os serviços que a organização oferece anualmente. A AHI conta com 30 propriedades, totalizando 1.700 unidades que atendem cerca de 3.500 residentes. A gestão das instalações é uma das principais despesas do ministério e envolve muitos recursos internos, incluindo técnicos de manutenção, zeladores, guardas, pessoal de limpeza e outros. A organização também contrata várias centenas de prestadores de serviços externos para serviços de manutenção relacionados às propriedades.

Como muitas organizações sem fins lucrativos, a CCD opera sem uma função centralizada de compras que analise toda a organização e identifique onde a economia de escala, a consolidação de fornecedores e o poder de compra poderiam ser aproveitados para economizar dinheiro e aumentar a eficiência e a qualidade dos serviços. O diretor financeiro Phil Vottiero sabia que a Catholic Charities of Denver se beneficiaria com essa função, mas percebeu que talvez fosse necessário recorrer a alguém de fora da organização.

A solução

A ERA criou um modelo híbrido de gestão de instalações internas para supervisionar fornecedores e mão de obra interna, mantendo padrões rigorosos de serviço.

No final de 2020, a Vottiero contratou o ERA Group. A missão do ERA Group consistia em analisar o conjunto dos gastos da agência e criar diferentes fluxos de trabalho que permitissem à CCD avaliar seus gastos em diversas áreas, sendo a habitação a principal delas.

“Contar com a participação de uma empresa especializada como a ERA, que trouxe uma visão independente e uma análise imparcial, nos permitiu avaliar como os gastos estavam sendo feitos e onde estávamos perdendo oportunidades — algo que nunca teríamos conseguido fazer sozinhos.” — Phil Vottiero, diretor financeiro, Catholic Charities of Denver

O Grupo ERA concluiu que reduzir os gastos com fornecedores externos era apenas parte da oportunidade. Além de elaborar um plano para gerenciar melhor os fornecedores, eles decidiram analisar a força de trabalho interna da CCD para obter um impacto real.

A CCD estava totalmente empenhada em tratar bem seus funcionários, por isso a terceirização nunca foi considerada. A empresa também insistia que o altíssimo nível de serviço a que seus residentes estavam acostumados precisava ser mantido.

A ERA concebeu um modelo híbrido para a organização — um “projeto de instalações integradas” — pelo qual a utilização dos funcionários seria maximizada em toda a agência e a gestão de fornecedores seria centralizada em um gestor de instalações integradas (IFM) terceirizado. Nenhum funcionário seria demitido ou transferido.

À medida que ocorrerem rotatividades, o IFM, em coordenação com o CCD, avaliará a função e determinará se tal cargo precisa ser substituído ou simplesmente complementado com horas de serviço prestadas pelo IFM. Esse plano de longo prazo honrou todos os compromissos da organização para com os funcionários, ao mesmo tempo em que permitiu um modelo muito mais eficiente e econômico ao longo do tempo.

A ERA ajudou a recrutar o gerente de instalações integrado ideal para lidar com todas as operações de manutenção diárias, tanto com funcionários quanto com fornecedores, e para gerenciar projetos de despesas de capital.

“Trata-se de um programa de economia em constante evolução, pois contamos com um componente dinâmico — as pessoas — que estamos tentando reajustar para que possamos começar a alcançar essas economias mais significativas. A ERA tem abordado isso de uma maneira única. Estamos vendo como é possível obter ganhos de eficiência, bem como como o reposicionamento das responsabilidades de trabalho e a capacidade de analisar todas as propriedades e entidades de negócios podem reformular o panorama. Eu nunca tinha conseguido fazer isso antes.” — Phil Vottiero, Diretor Financeiro, Catholic Charities of Denver

O resultado

A CCD está posicionada para alcançar o máximo de eficiência e uma economia de mais de 30% ao ano apenas no Ministério da Habitação, o que a levou a solicitar à ERA que amplie sua atuação em toda a organização.

A pedido de Vottiero, a ERA criou um programa abrangente para atuar em todos os ministérios com o objetivo de gerar economia e eficiência financeira.

“Se não administrarmos com prudência o que nos é dado, além de desperdiçarmos dinheiro, recursos e energia, estaremos indo contra o que somos chamados a fazer, que é pegar o que nos é dado e utilizá-lo com a máxima eficiência.” — Phil Vottiero, diretor financeiro da Catholic Charities of Denver

Cada dólar economizado pela CCD permite que a organização ajude mais pessoas necessitadas em todos os seus ministérios. Somente com o projeto de instalações integradas, a Catholic Charities of Denver está projetada a economizar mais de US$ 30 milhões ao longo de 10 anos.

Economia anual total: US$ 1.116.000

• IFM: US$ 620.000
• Manutenção/reparos: US$ 116.000
• Serviços de alimentação: US$ 103.600
• Telecomunicações: US$ 93.600
• Gestão de resíduos: US$ 56.700
• Material de escritório e de limpeza: US$ 54.000
• Energia/serviços públicos: US$ 30.700
• Tecnologia da informação: US$ 30.000
• Impressão e material promocional: US$ 11.400

“A ERA é uma parceira, não uma fornecedora. Não consigo enfatizar isso o suficiente. Todos nós já trabalhamos com muitos consultores e prestadores de serviços ao longo da vida, e há muitos que acabam criando mais trabalho do que resolvendo. O que a ERA fez desde o início foi criar um modelo fácil de seguir, que não sobrecarregasse nenhum indivíduo ou área e nos permitisse avançar em uma ampla gama de projetos. A ERA nos proporcionou uma grande oportunidade de levar adiante nossa missão, aproveitando os recursos que nos foram concedidos e permitindo-nos redirecionar as economias para programas adicionais de alto impacto.” — Phil Vottiero, Diretor Financeiro, Catholic Charities of Denver