ERA 그룹은 덴버 가톨릭 자선회가 수백만 달러를 사명 활동에 재투자할 수 있도록 지원합니다

의뢰인

덴버 가톨릭 자선회는 콜로라도 북부 지역 주민들에게 숙소와 식사를 제공하고, 주거 지원을 하며, 교육을 실시하고, 상담을 제공하며, 긴급 지원 및 필수 서비스를 제공합니다.

미국 전역에 걸쳐 있는 가톨릭 자선단체(Catholic Charities)의 167개 지부 중 가장 규모가 큰 곳 중 하나인 덴버 가톨릭 자선단체는 저렴한 주택, 유아 교육은 물론, 쉼터, 여성, 노인, 가족, 친족, 본당, 지역사회 및 상담 서비스에 이르기까지 폭넓은 사목 활동에 주력하고 있습니다.

지난 1년 동안 CCD는 5만 3천 명 이상의 사람들에게 도움을 제공했으며, 12만 5천 박 이상의 숙소를 제공하고 40만 끼의 식사를 지원했습니다. 이 단체는 연간 6천만 달러의 예산과 약 600명의 직원을 두고 운영되고 있습니다.

과제

중앙 집중화된 내부 인력 자원과 외부 조달 체계가 부재했던 탓에 CCD는 서비스 확대, 공급업체 통합, 효율성 제고, 그리고 비용 절감을 이루지 못했습니다.

CCD의 주택 사역부(Archdiocesan Housing, Inc, 이하 “AHI”))는 본 기관이 매년 제공하는 전체 서비스의 약 절반을 차지합니다. AHI는 1,700세대가 거주하는 30개 부동산을 관리하며, 약 3,500명의 주민에게 서비스를 제공하고 있습니다. 시설 관리는 이 사역부 전반에 걸쳐 핵심적인 지출 항목 중 하나이며, 유지보수 기술자, 청소원, 관리인, 가사도우미 등 많은 내부 인력을 고용하고 있습니다. 또한 본 기관은 부동산 관련 유지보수 서비스를 위해 수백 개의 외부 서비스 업체와 협력하고 있습니다.

많은 비영리 단체와 마찬가지로, CCD는 조직 전체를 아우르며 규모의 경제, 공급업체 통합, 구매력을 활용해 비용을 절감하고 효율성과 서비스 품질을 높일 수 있는 부분을 파악하는 중앙 집중식 조달 기능을 갖추지 못한 채 운영되고 있습니다. 필 보티에로(Phil Vottiero) 최고재무책임자(CFO)는 덴버 가톨릭 자선단체(Catholic Charities of Denver)가 이러한 기능을 도입하면 큰 도움이 될 것임을 알았지만, 이를 위해서는 외부 인력을 영입해야 할 수도 있다는 점을 깨달았습니다.

해결책

ERA는 엄격한 서비스 기준을 유지하면서 외부 업체와 내부 인력을 관리하기 위해 하이브리드형 내부 시설 관리 모델을 구축했습니다.

2020년 말, 보티에로는 ERA 그룹을 영입했습니다. ERA 그룹의 임무는 대행사 지출 전반을 검토하고, CCD가 주택 분야를 비롯한 다양한 영역에 걸친 지출을 평가할 수 있도록 다양한 업무 프로세스를 구축하는 것이었습니다.

“ERA와 같은 전문 기관을 초빙해 독립적인 시각과 객관적인 검토를 받음으로써, 우리는 예산이 어떻게 집행되고 있는지, 그리고 어떤 부분에서 기회를 놓치고 있는지 파악할 수 있었습니다. 이는 우리 스스로만으로는 결코 이룰 수 없었던 성과입니다.” — 필 보티에로, 덴버 가톨릭 자선단체(Catholic Charities of Denver) 최고재무책임자(CFO)

ERA 그룹은 외부 공급업체에 대한 지출을 줄이는 것이 개선의 기회 중 일부에 불과하다고 판단했습니다. 공급업체를 더 효과적으로 관리하기 위한 계획을 수립하는 것 외에도, 실질적인 성과를 내기 위해 CCD의 내부 인력을 면밀히 검토하기로 결정했습니다.

CCD는 직원들을 제대로 대우하는 데 전념하고 있었기 때문에, 제3자에게 업무를 위탁하는 방안은 애초에 고려 대상에 오르지 않았습니다. 또한 입주민들이 익숙해져 있던 매우 높은 수준의 서비스가 계속 유지되어야 한다는 점에 대해서도 확고한 입장을 보였습니다.

ERA는 조직을 위한 하이브리드 모델, 즉 “통합 시설 프로젝트”를 고안해 냈습니다. 이 모델은 기관 전체에서 직원 활용도를 극대화하고, 외부 통합 시설 관리자(IFM)를 통해 공급업체 관리를 중앙 집중화하는 것을 골자로 합니다. 이로 인해 직원이 해고되거나 자리를 잃는 일은 없을 것입니다.

인력 이직이 발생할 경우, IFM은 CCD와 협력하여 해당 직책을 평가하고, 해당 역할을 새로 충원해야 할지 아니면 단순히 IFM이 제공하는 봉사 시간으로 보완할지 결정합니다. 이 장기 계획은 조직이 직원들에게 한 모든 약속을 지키면서도, 시간이 지남에 따라 훨씬 더 효율적이고 비용 효율적인 운영 모델을 가능하게 했습니다.

ERA는 직원 및 협력사와의 일상적인 유지보수 업무를 총괄하고 자본 지출 프로젝트를 관리할 적합한 통합 시설 관리자를 채용하는 데 도움을 주었습니다.

“이 비용 절감 프로그램은 지속적으로 발전하고 있습니다. 왜냐하면 우리가 더 큰 절감 효과를 거두기 위해 재조정하려 하는 역동적인 요소, 즉 ‘사람’이 포함되어 있기 때문입니다. ERA는 이 문제를 독특한 관점에서 접근해 왔습니다. 우리는 효율성을 높일 수 있는 부분이 무엇인지 파악하고 있으며, 직무 책임을 재조정하고 여러 부동산 및 사업체를 종합적으로 검토함으로써 상황을 새롭게 재구성할 수 있는 방법을 모색하고 있습니다. 이전에는 결코 해볼 수 없었던 일입니다.” — 필 보티에로, 덴버 가톨릭 자선단체(Catholic Charities of Denver) 최고재무책임자(CFO)

결과

CCD는 주택부 부문에서만 최대의 효율성을 달성하고 연간 30% 이상의 비용 절감을 실현할 수 있는 입지를 확보함에 따라, ERA에 조직 전반으로 서비스 범위를 확대해 줄 것을 요청하게 되었습니다.

보티에로의 요청에 따라 ERA는 모든 부처에 걸쳐 운영되며 재정 절감 및 효율성 제고를 실현하기 위한 통합 프로그램을 마련했습니다.

“우리가 받은 것을 현명하게 관리하지 못한다면, 단순히 돈과 자원, 에너지를 낭비하는 것을 넘어, 우리가 부여받은 사명, 즉 주어진 것을 최대한 효율적으로 활용하는 데 역행하는 것입니다.” — 필 보티에로, 덴버 가톨릭 자선단체 최고재무책임자(CFO)

CCD가 1달러를 절약할 때마다, 해당 단체는 자사의 다양한 사역을 통해 더 많은 도움이 필요한 이들을 지원할 수 있게 됩니다. 통합 시설 프로젝트만으로도 덴버 가톨릭 자선회는 향후 10년 동안 3천만 달러 이상을 절약할 수 있을 것으로 예상됩니다.

연간 총 절감액: 1,116,000달러

• IFM: 62만 달러
• 유지보수/수리: 116,000달러
• 외식 서비스: 103,600달러
• 통신: 93,600달러
• 폐기물 관리: 56,700달러
• 사무용품 및 청소용품: 54,000달러
• 에너지/공공사업: 30,700달러
• 정보 기술: 30,000달러
• 인쇄 및 홍보: 11,400달러

“ERA는 단순한 공급업체가 아닌 파트너입니다. 이 점을 아무리 강조해도 지나치지 않습니다. 우리 모두는 그동안 수많은 컨설턴트와 계약업체와 일해 왔지만, 문제를 해결하기보다 오히려 더 많은 일을 만들어내는 경우가 적지 않았습니다. ERA가 처음부터 보여준 것은 따라하기 쉬운 모델을 구축하여, 특정 개인이나 부서에 부담을 주지 않으면서도 우리가 다양한 프로젝트를 추진할 수 있도록 한 것이었습니다. ERA는 우리에게 주어진 자원을 효율적으로 활용하고, 절감된 비용을 영향력 있는 추가 프로그램에 재투자할 수 있게 함으로써 우리의 사명을 더욱 발전시킬 수 있는 큰 기회를 제공했습니다.” — 필 보티에로, 덴버 가톨릭 자선단체(Catholic Charities of Denver) 최고재무책임자(CFO)