Istruzione senza compromessi: come il Chisholm Institute ha risparmiato 2,25 milioni di dollari grazie a ERA Group

Costi in aumento, ricavi in calo

Il settore dell'istruzione e della formazione professionale in Australia, compreso il Chisholm Institute, sta affrontando una grave crisi finanziaria. Il calo dei ricavi derivanti dagli studenti internazionali e l'incertezza sui finanziamenti governativi hanno reso urgente la necessità di soluzioni per la gestione dei costi.

Ad esempio, l'Istituto faticava a far fronte all'aumento dei costi delle utenze e delle telecomunicazioni, che assorbivano una parte consistente del proprio bilancio.

Allo stesso tempo, i costi operativi erano in aumento. Dalle utenze ai servizi di reprografia, dai prodotti per la pulizia alle telecomunicazioni, i costi quotidiani legati alla gestione di più sedi stavano minando la stabilità finanziaria.

Il Consiglio di Amministrazione ha stabilito una linea guida chiara: rafforzare l'autosufficienza finanziaria. Per il nuovo direttore finanziario, era necessario ricevere immediatamente rassicurazioni, oltre a competenze specialistiche per esaminare le spese in tutte le categorie, un compito che i team interni non avevano né il tempo né le risorse per affrontare in modo completo.

Fu allora che Chisholm si rivolse a ERA Group.

Costi nascosti in bella vista

I costi indiretti di Chisholm erano suddivisi in nove categorie: elettricità, telecomunicazioni, gas industriali, prodotti per la pulizia, divise e DPI, servizi di reprografia, forniture per ufficio, gestione dei documenti e trasferte.

A prima vista, nulla sembrava fuori controllo. Tuttavia, in assenza di un’analisi comparativa sistematica, le anomalie nei prezzi dei fornitori, la frammentazione dei contratti e le inefficienze delle piattaforme tecnologiche comportavano una spesa eccessiva nascosta che stava prosciugando i bilanci.

La sfida era duplice:

• Ottenere risparmi sui costi rapidi e significativi.
• Rafforzare i processi e gli accordi con i fornitori per salvaguardare la qualità del servizio e garantire la continuità operativa.

Trasformare le intuizioni in azioni concrete

Il team di ERA Group, guidato dal consulente senior Tim Woods, ha condotto un’analisi approfondita delle principali categorie di costo, dimostrando il proprio approccio meticoloso e la propria competenza nella gestione dei costi.

Dati e analisi comparativa: i prezzi dei fornitori e le condizioni contrattuali sono stati confrontati con i parametri di riferimento del mercato, mettendo in luce discrepanze e incongruenze.

Tecnologia e processi: ERA ha individuato sistemi e piattaforme obsoleti che limitavano la trasparenza e la conformità.

Riorganizzazione dei fornitori: i contratti sono stati semplificati, i fornitori raggruppati e le condizioni rinegoziate per migliorare la competitività e la qualità.

Responsabilità sociale d'impresa e continuità: in settori delicati come quello delle divise e dei dispositivi di protezione individuale, ERA ha garantito il rispetto degli standard istituzionali assicurando al contempo un miglior rapporto qualità-prezzo.

Una sfida particolarmente complessa è emersa nel settore delle telecomunicazioni e dei servizi pubblici. La frammentazione dei contratti preesistenti tra i vari campus rendeva i costi poco trasparenti e difficili da gestire. ERA ha consolidato gli accordi, introdotto strutture più chiare e negoziato condizioni più vantaggiose. Il risultato non è stato solo un risparmio economico, ma anche una gestione semplificata per il direttore finanziario e il team degli acquisti.

In tutto il processo, ERA si è fatta carico delle transizioni operative. Grazie alla gestione diretta dei rapporti con i fornitori e del passaggio di consegne dei contratti, il progetto ha richiesto un coinvolgimento minimo da parte della direzione e del personale di Chisholm: un fattore cruciale per mantenere l'attenzione sull'erogazione dei servizi educativi. Il direttore finanziario e il team addetto agli appalti hanno svolto un ruolo fondamentale in questo processo, fornendo preziose indicazioni e feedback.

Risparmio di 2,25 milioni di dollari, con una riduzione media superiore al 30%

ERA ha consentito un risparmio medio superiore al 30% in nove categorie, pari a 2,25 milioni di dollari all'anno.

I risultati includevano:

• Risparmi fino al 55% in alcune categorie.
• Risultati più modesti ma comunque significativi, pari al 15%, in altri casi.
• Una struttura dei costi complessivamente più solida e sostenibile, verificata nell’arco di 24 mesi grazie al monitoraggio di ERA.

«Siamo inoltre riusciti a introdurre procedure più efficienti, una migliore qualità delle forniture, accordi con i fornitori e piattaforme tecnologiche per quasi tutte le categorie di spesa. Il tutto è stato realizzato con un impegno minimo in termini di tempo da parte del management e del personale dell’azienda, il che ha reso il processo molto semplice per loro.» — Tim Woods, consulente senior, ERA Group

Le soluzioni di ERA non solo hanno consentito di ottenere risparmi sostanziali, ma hanno anche offerto qualcosa di meno tangibile ma altrettanto prezioso: la certezza. Il direttore finanziario e il consiglio di amministrazione avevano ora la certezza che i costi fossero compresi, controllati e gestiti in modo strategico, il che li ha sollevati dal peso dell’incertezza finanziaria e ha dato loro un senso di sicurezza.

Valore a lungo termine: sicurezza, non solo risparmio

Il ruolo costante di ERA testimonia il nostro impegno a favore della solidità finanziaria di Chisholm. Attraverso il monitoraggio delle prestazioni dei fornitori, la verifica dei risparmi ottenuti e la rendicontazione alla dirigenza, ERA garantisce che Chisholm mantenga la propria solidità finanziaria nonostante le incertezze esterne, offrendo un senso di sicurezza e infondendo fiducia nel futuro dell’Istituto.

Il progetto ha inoltre permesso ai vertici dell’istituto di concentrarsi sulla missione principale del Chisholm – garantire un’istruzione di alta qualità – anziché essere assorbiti dal controllo dei costi, infondendo un senso di sollievo e rassicurazione riguardo al futuro dell’istituto.

La trasformazione ha:

• Maggiore autonomia finanziaria.
• Maggiore trasparenza e conformità da parte dei fornitori.
• Operazioni semplificate e oneri amministrativi ridotti.
• Ha garantito la qualità del servizio, consentendo al contempo notevoli risparmi.

«Al di là del risparmio in termini monetari, il vantaggio più significativo è la certezza di sapere che i costi sono chiari, sotto controllo e gestiti in modo strategico.» — La dirigenza del Chisholm Institute

Investire nell'istruzione contenendo i costi

Per il Chisholm Institute, la collaborazione con ERA ha dimostrato che è possibile conciliare la riduzione dei costi con la qualità dell'istruzione. Affrontando in modo strategico i costi indiretti, ERA ha consentito di ottenere risparmi annuali pari a milioni di dollari, rafforzando al contempo i processi a lungo termine.

Grazie a un risparmio di 2,25 milioni di dollari, a una riduzione media superiore al 30% e a una maggiore fiducia nella dirigenza, l’Istituto può ora destinare maggiori risorse ai propri studenti e alla propria missione.

Per i responsabili del settore dell'istruzione che devono affrontare pressioni simili, il messaggio è chiaro: in ogni organizzazione si nascondono delle opportunità. ERA le individua, le coglie e ne garantisce la durata nel tempo.