Il Gruppo ERA aiuta la Catholic Charities di Denver a reinvestire milioni nella propria missione

Il cliente

Catholic Charities of Denver offre rifugio, pasti, alloggio, istruzione e consulenza, oltre a fornire assistenza di emergenza e servizi essenziali alle persone che vivono nel Colorado settentrionale.

Essendo una delle più grandi delle 167 sedi locali di Catholic Charities presenti negli Stati Uniti, l’operato di Catholic Charities di Denver si concentra su un ampio ventaglio di attività: tra cui alloggi a prezzi accessibili, educazione della prima infanzia, nonché servizi di accoglienza, assistenza alle donne, agli anziani, alle famiglie, ai parenti, alle parrocchie, alla comunità e di consulenza.

Nell'ultimo anno, il CCD ha assistito oltre 53.000 persone, ha offerto più di 125.000 pernottamenti e ha servito 400.000 pasti. L'organizzazione opera con un budget annuale di 60 milioni di dollari e conta circa 600 dipendenti.

La sfida

La mancanza di risorse interne centralizzate in materia di personale e di procedure di approvvigionamento esterno ha impedito a CCD di ampliare i propri servizi, consolidare i fornitori, aumentare l'efficienza e risparmiare denaro.

Il dipartimento per l’edilizia abitativa della CCD (Archdiocesan Housing, Inc. – “AHI”) rappresenta circa la metà di tutti i servizi offerti ogni anno dall’organizzazione. L’AHI gestisce 30 complessi immobiliari con 1.700 alloggi che ospitano circa 3.500 residenti. La gestione delle strutture è una delle voci di spesa fondamentali del dipartimento e richiede l’impiego di numerose risorse interne, tra cui tecnici di manutenzione, addetti alle pulizie, custodi, addetti alle pulizie domestiche e altro personale. L'organizzazione si avvale inoltre di diverse centinaia di fornitori di servizi esterni per i servizi di manutenzione relativi agli immobili.

Come molte organizzazioni no profit, il CCD opera senza una funzione di approvvigionamento centralizzata che abbia una visione d’insieme dell’intera organizzazione e individui dove sia possibile sfruttare le economie di scala, il consolidamento dei fornitori e il potere d’acquisto per risparmiare denaro e aumentare l’efficienza e i servizi offerti. Il direttore finanziario Phil Vottiero sapeva che la Catholic Charities of Denver avrebbe tratto vantaggio da una funzione di questo tipo, ma si rese conto che forse sarebbe stato necessario ricorrere a risorse esterne all’organizzazione.

La soluzione

ERA ha creato un modello ibrido di gestione delle strutture interne per coordinare i fornitori e il personale interno, garantendo al contempo il rispetto di rigorosi standard di servizio.

Alla fine del 2020, Vottiero ha coinvolto ERA Group. Il compito di ERA Group era quello di esaminare l'insieme delle spese dell'agenzia e creare diversi flussi di lavoro che consentissero a CCD di valutare le proprie spese in diversi settori, primo fra tutti quello degli alloggi.

«Avere a disposizione un esperto come ERA, in grado di fornire un punto di vista indipendente e una valutazione obiettiva, ci ha permesso di esaminare come venivano gestite le spese e dove stavamo perdendo delle opportunità: qualcosa che non saremmo mai riusciti a fare da soli.» — Phil Vottiero, direttore finanziario, Catholic Charities of Denver

Il Gruppo ERA ha ritenuto che la riduzione della spesa per i fornitori esterni fosse solo una parte delle opportunità disponibili. Oltre a elaborare un piano per una migliore gestione dei fornitori, ha deciso di analizzare la forza lavoro interna di CCD per ottenere risultati concreti.

CCD era fermamente determinata a trattare bene i propri dipendenti, quindi l'esternalizzazione a terzi non è mai stata presa in considerazione. L'azienda era inoltre convinta che l'elevatissimo livello di servizio a cui i propri ospiti erano abituati dovesse essere mantenuto.

ERA ha ideato un modello ibrido per l'organizzazione — un «progetto di gestione integrata delle strutture» — in base al quale si sarebbe massimizzato l'impiego dei dipendenti in tutta l'agenzia e la gestione dei fornitori sarebbe stata centralizzata presso un gestore esterno di strutture integrate («IFM»). Nessun dipendente sarebbe stato licenziato o trasferito.

In caso di avvicendamento del personale, l’IFM, in coordinamento con il CCD, valuterà la situazione e stabilirà se tale ruolo debba essere sostituito o semplicemente integrato con ore di servizio fornite dall’IFM. Questo piano a lungo termine ha rispettato tutti gli impegni assunti dall’organizzazione nei confronti del personale, consentendo al contempo l’adozione di un modello molto più efficiente ed economico nel tempo.

ERA ha contribuito a selezionare il responsabile delle strutture integrato più adatto per gestire tutte le operazioni di manutenzione quotidiana, sia con i dipendenti che con i fornitori, e per coordinare i progetti di investimento.

«Si tratta di un programma di risparmio in continua evoluzione perché abbiamo una componente dinamica —le persone— che stiamo cercando di riorganizzare per poter iniziare a ottenere risparmi più consistenti. ERA sta affrontando la questione in modo unico. Stiamo vedendo come sia possibile ottenere un aumento di efficienza, nonché come il riposizionamento delle responsabilità lavorative e la capacità di guardare oltre le singole proprietà e le entità aziendali possano ridisegnare il quadro. Non ero mai stato in grado di farlo prima.” — Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver

Il risultato

CCD è in grado di garantire la massima efficienza e un risparmio superiore al 30% all'anno solo nel settore del ministero dell'edilizia abitativa, il che l'ha spinta a chiedere all'ERA di estendere la propria presenza a tutta l'organizzazione.

Su richiesta di Vottiero, l’ERA ha istituito un programma quadro che coinvolge tutti i ministeri al fine di ottenere risparmi finanziari e una maggiore efficienza.

«Se non gestiamo con saggezza ciò che ci viene dato, oltre a sprecare denaro, risorse ed energia, andiamo contro ciò a cui siamo chiamati, ovvero prendere ciò che ci viene dato e utilizzarlo con la massima efficienza.» — Phil Vottiero, direttore finanziario, Catholic Charities of Denver

Ogni dollaro che la CCD riesce a risparmiare le consente di aiutare un maggior numero di persone bisognose nell’ambito delle sue attività. Solo grazie al progetto di integrazione delle strutture, la Catholic Charities di Denver è in grado di risparmiare oltre 30 milioni di dollari nell’arco di 10 anni.

Risparmio annuale complessivo: 1.116.000 dollari

• IFM: 620.000 dollari
• Manutenzione/riparazioni: 116.000 dollari
• Servizi di ristorazione: 103.600 dollari
• Telecomunicazioni: 93.600 dollari
• Gestione dei rifiuti: 56.700 dollari
• Forniture per ufficio e per la pulizia: 54.000 dollari
• Energia/servizi pubblici: 30.700 dollari
• Tecnologia dell'informazione: 30.000 dollari
• Stampa e materiale promozionale: 11.400 $

«ERA è un partner, non un fornitore. Non lo sottolineerò mai abbastanza. Abbiamo tutti lavorato con molti consulenti e appaltatori nel corso degli anni, e ce ne sono più di quanti si possa immaginare che creano più problemi di quanti ne risolvano. Ciò che ERA ha fatto sin dall’inizio è stato creare un modello facile da seguire, che non gravasse su nessun individuo o area in particolare e che ci consentisse di portare avanti una vasta gamma di progetti. ERA ci ha offerto un’enorme opportunità per promuovere la nostra missione, consentendoci di utilizzare le risorse a nostra disposizione e di reinvestire i risparmi in ulteriori programmi ad alto impatto.” — Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver