Il Gruppo ERA aiuta la Catholic Charities di Denver a reinvestire milioni nella propria missione

Il cliente

Catholic Charities of Denver shelters, feeds, houses, educates, counsels, and provides emergency assistance and critical services to people in Northern Colorado. As one of the largest of Catholic Charities’ 167 chapters across the United States, Catholic Charities of Denver’s work focuses on a wide spectrum of ministries: including affordable housing; early childhood education; as well as shelter, women, senior, family, kinship, parish, community, and counseling services.

Nell'ultimo anno, il CCD ha assistito oltre 53.000 persone, ha offerto più di 125.000 pernottamenti e ha servito 400.000 pasti. L'organizzazione opera con un budget annuale di 60 milioni di dollari e conta circa 600 dipendenti.

La sfida

La mancanza di risorse interne centralizzate in materia di personale e di procedure di approvvigionamento esterno ha impedito a CCD di ampliare i propri servizi, consolidare i fornitori, aumentare l'efficienza e risparmiare denaro.

Il dipartimento per l’edilizia abitativa della CCD (Archdiocesan Housing, Inc. – “AHI”) rappresenta circa la metà di tutti i servizi offerti ogni anno dall’organizzazione. L’AHI gestisce 30 complessi immobiliari con 1.700 alloggi che ospitano circa 3.500 residenti. La gestione delle strutture è una delle voci di spesa fondamentali del dipartimento e richiede l’impiego di numerose risorse interne, tra cui tecnici di manutenzione, addetti alle pulizie, custodi, addetti alle pulizie domestiche e altro personale. L'organizzazione si avvale inoltre di diverse centinaia di fornitori di servizi esterni per i servizi di manutenzione relativi agli immobili.

Like many nonprofits, CCD operates without a centralized procurement function that looks across the entirety of the organization and see where scale, vendor consolidation, and buying power could be employed to save money and increase efficiency and services. CFO Phil Vottiero knew Catholic Charities of Denver would benefit from such a function, but he realized it might need to come from outside the organization.

La soluzione

ERA ha creato un modello ibrido di gestione delle strutture interne per coordinare i fornitori e il personale interno, garantendo al contempo il rispetto di rigorosi standard di servizio.

In late 2020, Vottiero brought in ERA Group. ERA Group's charge was to look at the totality of agency spending and create different workflows allowing CCD to evaluate its spending across many areas, with housing chief among them.

“To have an expert such as ERA come in and be that independent viewpoint, that separate review, allowed us to take a look at how spending was being done and where we were missing opportunities—something we would never have been able to achieve on our own,” says Phil Votterio.

Il Gruppo ERA ha ritenuto che la riduzione della spesa per i fornitori esterni fosse solo una parte delle opportunità disponibili. Oltre a elaborare un piano per una migliore gestione dei fornitori, ha deciso di analizzare la forza lavoro interna di CCD per ottenere risultati concreti.

CCD era fermamente determinata a trattare bene i propri dipendenti, quindi l'esternalizzazione a terzi non è mai stata presa in considerazione. L'azienda era inoltre convinta che l'elevatissimo livello di servizio a cui i propri ospiti erano abituati dovesse essere mantenuto.

ERA ha ideato un modello ibrido per l'organizzazione — un «progetto di gestione integrata delle strutture» — in base al quale si sarebbe massimizzato l'impiego dei dipendenti in tutta l'agenzia e la gestione dei fornitori sarebbe stata centralizzata presso un gestore esterno di strutture integrate («IFM»). Nessun dipendente sarebbe stato licenziato o trasferito.

As turnover occurs – the IFM – in coordination with CCD will evaluate the position and determines whether such a role needs to be replaced or simply supplemented with service hours provided by the IFM. This long-range plan honored all the organization’s commitments to staff while allowing for a much more efficient and cost-effective model over time.

ERA ha contribuito a selezionare il responsabile delle strutture integrato più adatto per gestire tutte le operazioni di manutenzione quotidiana, sia con i dipendenti che con i fornitori, e per coordinare i progetti di investimento.

“It is an evolving savings program because we’ve got a dynamic component —people—that we’re trying to recalibrate so we can start to achieve some of these greater savings," says Vottiero. "ERA has been looking at this in a unique way. We’re seeing how there’s an efficiency gain to be had, as well as how repositioning job responsibilities and being able to look across properties and business entities can recast the picture. I’d never been able to do that before.”

Il risultato

CCD è in grado di garantire la massima efficienza e un risparmio superiore al 30% all'anno solo nel settore del ministero dell'edilizia abitativa, il che l'ha spinta a chiedere all'ERA di estendere la propria presenza a tutta l'organizzazione.

Su richiesta di Vottiero, l’ERA ha istituito un programma quadro che coinvolge tutti i ministeri al fine di ottenere risparmi finanziari e una maggiore efficienza.

“If we do not steward what we are given judiciously, beyond wasting money, resources and energy, we are running counter to what we’re called to do, which is to take what we’re given and utilize it at its maximum efficiency,” says Vottiero.

Ogni dollaro che la CCD riesce a risparmiare le consente di aiutare un maggior numero di persone bisognose nell’ambito delle sue attività. Solo grazie al progetto di integrazione delle strutture, la Catholic Charities di Denver è in grado di risparmiare oltre 30 milioni di dollari nell’arco di 10 anni.

“ERA is a partner, not a vendor,” Vottiero says. “I can’t emphasize that enough. We’ve all worked with many consultants and contractors in our day, and there are more than many that create more work than they solve. What ERA did from the outset was to create a model that was easy to follow, did not burden any one individual or area, and allowed us to move forward across a wide array of projects.”

“ERA provided us a huge opportunity to further our mission by taking the resources we have been given and allowing us to redeploy savings into additional high-impact programming.”

"If we do not steward what we are given judiciously, beyond wasting money, resources and energy, we are running counter to what we’re called to do, which is to take what we’re given and utilize it at its maximum efficiency." [Phil Votterio, CFO of Catholic Charities of Denver]