Educación sin concesiones: cómo el Chisholm Institute ahorró 2,25 millones de dólares con ERA Group

Aumento de los costes, disminución de los ingresos

El sector de la formación profesional en Australia, incluido el Chisholm Institute, se enfrenta a una grave crisis financiera. La disminución de los ingresos procedentes de los estudiantes internacionales y la incertidumbre en cuanto a la financiación pública han creado una necesidad apremiante de soluciones para la gestión de costes.

Por ejemplo, el Instituto tenía dificultades para hacer frente al aumento de los costes de los servicios públicos y las telecomunicaciones, que se llevaban una parte considerable de su presupuesto.

Al mismo tiempo, los costes operativos iban en aumento. Desde los servicios públicos hasta los servicios de reprografía, pasando por los productos de limpieza y las telecomunicaciones, los gastos diarios que suponía gestionar varios campus estaban minando la estabilidad financiera.

El Consejo estableció una directriz clara: mejorar la autosuficiencia financiera. El director financiero recién nombrado necesitaba recibir garantías de inmediato, así como contar con conocimientos especializados para revisar los gastos en todas las categorías, algo que los equipos internos no podían abordar en su totalidad por falta de tiempo y de capacidad.

Fue entonces cuando Chisholm recurrió a ERA Group.

Costes ocultos a plena vista

Los costes indirectos de Chisholm se distribuían en nueve categorías: electricidad, telecomunicaciones, gases industriales, productos de limpieza, uniformes y EPI, servicios de reprografía, material de oficina, gestión de archivos y desplazamientos.

A simple vista, nada parecía estar fuera de control. Sin embargo, la falta de un análisis comparativo sistemático, las anomalías en los precios de los proveedores, la fragmentación de los contratos y las ineficiencias de las plataformas tecnológicas provocaban que un gasto excesivo oculto estuviera agotando los presupuestos.

El reto era doble:

• Consiga un ahorro rápido y significativo en los costes.
• Reforzar los procesos y los acuerdos con los proveedores para garantizar la calidad del servicio y asegurar la continuidad del negocio.

Convertir el conocimiento en acción

El equipo de ERA Group, dirigido por el consultor principal Tim Woods, llevó a cabo un análisis exhaustivo de las principales categorías de costes, lo que puso de manifiesto su riguroso enfoque y su experiencia en la gestión de costes.

Datos y análisis comparativo: Se compararon los precios de los proveedores y las condiciones contractuales con los valores de referencia del mercado, lo que puso de manifiesto las discrepancias e inconsistencias.

Tecnología y procesos: ERA detectó sistemas y plataformas obsoletos que limitaban la transparencia y el cumplimiento normativo.

Racionalización de proveedores: se simplificaron los contratos, se redujo el número de proveedores y se renegociaron las condiciones para mejorar la competitividad y la calidad.

RSE y continuidad: en categorías delicadas como los uniformes y los equipos de protección individual, ERA garantizó el cumplimiento de las normas institucionales al tiempo que consiguió una mejor relación calidad-precio.

Un reto especialmente complejo se planteó en el ámbito de las telecomunicaciones y los servicios públicos. La fragmentación de los contratos heredados entre múltiples sedes hacía que los costes resultaran opacos y difíciles de gestionar. ERA consolidó los acuerdos, introdujo estructuras más claras y negoció condiciones más favorables. El resultado no solo fue un ahorro económico, sino también una simplificación de la gestión para el director financiero y el equipo de compras.

En todo momento, ERA se hizo cargo de las transiciones operativas. Al gestionar directamente la colaboración con los proveedores y los traspasos de contratos, el proyecto requirió una intervención mínima por parte de la dirección y el personal de Chisholm, lo cual fue un factor crucial para mantener la atención centrada en la prestación de servicios educativos. El director financiero y el equipo de compras desempeñaron un papel fundamental en este proceso, aportando ideas y comentarios muy valiosos.

Se han ahorrado 2,25 millones de dólares, con una reducción media superior al 30 %

ERA logró un ahorro medio superior al 30 % en nueve categorías, lo que equivale a un ahorro anual de 2,25 millones de dólares.

El desglose de los resultados incluía:

• Descuentos de hasta el 55 % en algunas categorías.
• Resultados más modestos, pero significativos, del 15 % en otros casos.
• Una estructura de costes globalmente más sólida y sostenible, verificada a lo largo de 24 meses mediante el seguimiento de ERA.

«También pudimos introducir mejores procesos, una mayor calidad en el suministro, acuerdos con proveedores y plataformas tecnológicas en casi todas las categorías de gastos. Todo ello se llevó a cabo con una dedicación mínima de tiempo por parte de la dirección y el personal, lo que facilitó el proceso para ellos». — Tim Woods, consultor principal, ERA Group

Las soluciones de ERA no solo permitieron un ahorro considerable, sino que también aportaron algo menos tangible, pero igualmente valioso: tranquilidad. El director financiero y el consejo de administración tenían ahora la certeza de que los costes se comprendían, se controlaban y se gestionaban estratégicamente, lo que les liberaba de la carga de la incertidumbre financiera y les proporcionaba una sensación de seguridad.

Valor a largo plazo: seguridad, no solo ahorro

El papel que desempeña ERA de forma continua es una prueba de nuestro compromiso con la solidez financiera de Chisholm. Mediante el seguimiento del rendimiento de los proveedores, la verificación de los ahorros y la presentación de informes a la dirección, ERA garantiza que Chisholm mantenga su solidez financiera a pesar de las incertidumbres externas, lo que proporciona una sensación de seguridad e infunde confianza en el futuro del Instituto.

El proyecto también ha permitido a la alta dirección centrarse en la misión fundamental de Chisholm —ofrecer una educación de alta calidad— en lugar de verse envuelta en cuestiones de control de costes, lo que ha generado una sensación de alivio y tranquilidad respecto al futuro del Instituto.

La transformación ha:

• Mayor autonomía financiera.
• Mayor transparencia y cumplimiento normativo por parte de los proveedores.
• Operaciones simplificadas y menor carga administrativa.
• Garantizó la calidad del servicio y, al mismo tiempo, generó un ahorro considerable.

«Más allá del ahorro económico, la ventaja más importante es la tranquilidad que supone saber que los costes se comprenden, se controlan y se gestionan estratégicamente». — Dirección del Chisholm Institute

Invertir en educación mediante el control de los costes

Para el Chisholm Institute, la colaboración con ERA demostró que es posible conciliar el ahorro de costes con la calidad educativa. Al abordar los costes indirectos de forma estratégica, ERA logró un ahorro anual de millones de dólares, al tiempo que reforzó los procesos a largo plazo.

Con un ahorro de 2,25 millones de dólares, una reducción media superior al 30 % y una mayor confianza en el equipo directivo, el Instituto puede ahora destinar más recursos a sus estudiantes y a su misión.

Para los responsables del sector educativo que se enfrentan a presiones similares, la lección es clara: en toda organización existen oportunidades ocultas. ERA las descubre, las aprovecha y se asegura de que perduren.