El Grupo ERA ayuda a Catholic Charities of Denver a destinar millones de dólares a su misión

El cliente

Caridades Católicas de Denver ofrece refugio, comida, alojamiento, educación y asesoramiento, además de asistencia de emergencia y servicios esenciales a las personas del norte de Colorado.

Como una de las delegaciones más grandes de las 167 que componen Catholic Charities en todo Estados Unidos, la labor de Catholic Charities de Denver se centra en una amplia gama de servicios, entre los que se incluyen la vivienda asequible, la educación infantil, así como servicios de acogida, de atención a la mujer, a las personas mayores, a la familia, a los familiares, a las parroquias, a la comunidad y de asesoramiento.

Durante el último año, CCD ha prestado asistencia a más de 53 000 personas, ha proporcionado más de 125 000 noches de alojamiento y ha servido 400 000 comidas. La organización cuenta con un presupuesto anual de 60 millones de dólares y unos 600 empleados.

El reto

La falta de recursos de personal internos centralizados y de prácticas de contratación externa impidió a CCD ampliar sus servicios, consolidar proveedores, aumentar la eficiencia y ahorrar dinero.

El departamento de vivienda de la CCD (Archdiocesan Housing, Inc. [«AHI»]) representa aproximadamente la mitad de todos los servicios que la organización ofrece cada año. AHI cuenta con 30 inmuebles que suman 1.700 viviendas y dan servicio a unos 3.500 residentes. La gestión de las instalaciones es uno de los gastos fundamentales del departamento y requiere el uso de numerosos recursos internos, entre los que se incluyen técnicos de mantenimiento, conserjes, personal de limpieza y otros. La organización también colabora con varios cientos de proveedores externos para los servicios de mantenimiento relacionados con las propiedades.

Al igual que muchas organizaciones sin ánimo de lucro, CCD opera sin un departamento de compras centralizado que supervise el conjunto de la organización y detecte dónde se podrían aprovechar las economías de escala, la consolidación de proveedores y el poder de compra para ahorrar dinero y aumentar la eficiencia y la calidad de los servicios. El director financiero, Phil Vottiero, sabía que Catholic Charities of Denver se beneficiaría de contar con un departamento de este tipo, pero se dio cuenta de que tal vez fuera necesario recurrir a alguien externo a la organización.

La solución

ERA creó un modelo híbrido de gestión de instalaciones internas para supervisar a los proveedores y al personal interno, al tiempo que se mantienen unos estrictos estándares de servicio.

A finales de 2020, Vottiero contrató a ERA Group. La misión de ERA Group consistía en analizar el gasto total de la agencia y crear diferentes flujos de trabajo que permitieran a CCD evaluar su gasto en diversas áreas, entre las que destacaba la vivienda.

«Contar con un experto como ERA, que aportara ese punto de vista independiente y realizara esa revisión externa, nos permitió analizar cómo se gestionaban los gastos y dónde estábamos dejando pasar oportunidades, algo que nunca hubiéramos podido lograr por nuestra cuenta». — Phil Vottiero, director financiero de Catholic Charities of Denver

El Grupo ERA consideró que reducir el gasto en proveedores externos era solo una parte de las posibilidades. Además de elaborar un plan para gestionar mejor a los proveedores, decidieron analizar la plantilla interna de CCD para lograr un impacto real.

CCD estaba totalmente comprometida con el bienestar de sus empleados, por lo que la externalización a terceros nunca se planteó. Además, se mostraron firmes en que debía mantenerse el altísimo nivel de servicio al que estaban acostumbrados sus residentes.

ERA diseñó un modelo híbrido para la organización —un «proyecto de instalaciones integradas»— mediante el cual se maximizaría la utilización de los empleados en toda la agencia y la gestión de los proveedores se centralizaría en un gestor externo de instalaciones integradas («IFM»). No se despediría ni se reubicaría a ningún empleado.

Cuando se produzca una rotación de personal, el IFM, en coordinación con el CCD, evaluará el puesto y determinará si es necesario cubrirlo con una nueva contratación o si basta con complementarlo con horas de servicio prestadas por el IFM. Este plan a largo plazo respetaba todos los compromisos de la organización con el personal, al tiempo que permitía implantar un modelo mucho más eficiente y rentable a lo largo del tiempo.

ERA ayudó a contratar al responsable de instalaciones integrado adecuado para gestionar todas las operaciones de mantenimiento diario, tanto con los empleados como con los proveedores, y para gestionar los proyectos de inversión.

«Se trata de un programa de ahorro en constante evolución, ya que contamos con un componente dinámico —las personas— que estamos tratando de reajustar para poder empezar a lograr un mayor ahorro. ERA ha abordado esta cuestión desde una perspectiva única. Estamos viendo cómo se puede obtener una ganancia en eficiencia, así como cómo el reposicionamiento de las responsabilidades laborales y la capacidad de tener una visión global de las propiedades y las entidades empresariales pueden cambiar el panorama. Nunca antes había podido hacer eso». — Phil Vottiero, director financiero, Catholic Charities of Denver

El resultado

CCD está en condiciones de alcanzar la máxima eficiencia y un ahorro superior al 30 % anual solo en su departamento de vivienda, lo que le ha llevado a solicitar a ERA que amplíe su presencia en toda la organización.

A petición de Vottiero, la ERA ha creado un programa global para coordinar la labor de todos los ministerios con el fin de lograr ahorros y una mayor eficiencia financiera.

«Si no administramos con prudencia lo que se nos ha confiado, además de malgastar dinero, recursos y energía, estamos actuando en contra de lo que se nos ha encomendado, que es tomar lo que se nos ha dado y aprovecharlo al máximo». — Phil Vottiero, director financiero de Catholic Charities of Denver

Cada dólar que ahorra CCD les permite ayudar a más personas necesitadas en el marco de sus ministerios. Solo con el proyecto de instalaciones integradas, Catholic Charities of Denver prevé ahorrar más de 30 millones de dólares en un plazo de 10 años.

Ahorro anual total: 1 116 000 dólares

• IFM: 620 000 dólares
• Mantenimiento y reparaciones: 116 000 dólares
• Servicios de restauración: 103 600 dólares
• Telecomunicaciones: 93 600 dólares
• Gestión de residuos: 56 700 dólares
• Material de oficina y de limpieza: 54 000 dólares
• Energía y servicios públicos: 30 700 $
• Tecnología de la información: 30 000 dólares
• Impresión y promoción: 11 400 $

«ERA es un socio, no un proveedor. No puedo insistir lo suficiente en ello. Todos hemos trabajado con muchos consultores y contratistas a lo largo de nuestra carrera, y hay más de unos cuantos que generan más trabajo del que resuelven. Lo que ERA hizo desde el principio fue crear un modelo fácil de seguir, que no supusiera una carga para ninguna persona ni área en concreto, y que nos permitiera avanzar en una amplia gama de proyectos. ERA nos brindó una gran oportunidad para impulsar nuestra misión, aprovechando los recursos que se nos han asignado y permitiéndonos reinvertir los ahorros en programas adicionales de gran impacto». — Phil Vottiero, director financiero, Catholic Charities of Denver