El Grupo ERA ayuda a Catholic Charities of Denver a destinar millones de dólares a su misión

El cliente

Catholic Charities of Denver shelters, feeds, houses, educates, counsels, and provides emergency assistance and critical services to people in Northern Colorado. As one of the largest of Catholic Charities’ 167 chapters across the United States, Catholic Charities of Denver’s work focuses on a wide spectrum of ministries: including affordable housing; early childhood education; as well as shelter, women, senior, family, kinship, parish, community, and counseling services.

Durante el último año, CCD ha prestado asistencia a más de 53 000 personas, ha proporcionado más de 125 000 noches de alojamiento y ha servido 400 000 comidas. La organización cuenta con un presupuesto anual de 60 millones de dólares y unos 600 empleados.

El reto

La falta de recursos de personal internos centralizados y de prácticas de contratación externa impidió a CCD ampliar sus servicios, consolidar proveedores, aumentar la eficiencia y ahorrar dinero.

El departamento de vivienda de la CCD (Archdiocesan Housing, Inc. [«AHI»]) representa aproximadamente la mitad de todos los servicios que la organización ofrece cada año. AHI cuenta con 30 inmuebles que suman 1.700 viviendas y dan servicio a unos 3.500 residentes. La gestión de las instalaciones es uno de los gastos fundamentales del departamento y requiere el uso de numerosos recursos internos, entre los que se incluyen técnicos de mantenimiento, conserjes, personal de limpieza y otros. La organización también colabora con varios cientos de proveedores externos para los servicios de mantenimiento relacionados con las propiedades.

Like many nonprofits, CCD operates without a centralized procurement function that looks across the entirety of the organization and see where scale, vendor consolidation, and buying power could be employed to save money and increase efficiency and services. CFO Phil Vottiero knew Catholic Charities of Denver would benefit from such a function, but he realized it might need to come from outside the organization.

La solución

ERA creó un modelo híbrido de gestión de instalaciones internas para supervisar a los proveedores y al personal interno, al tiempo que se mantienen unos estrictos estándares de servicio.

In late 2020, Vottiero brought in ERA Group. ERA Group's charge was to look at the totality of agency spending and create different workflows allowing CCD to evaluate its spending across many areas, with housing chief among them.

“To have an expert such as ERA come in and be that independent viewpoint, that separate review, allowed us to take a look at how spending was being done and where we were missing opportunities—something we would never have been able to achieve on our own,” says Phil Votterio.

El Grupo ERA consideró que reducir el gasto en proveedores externos era solo una parte de las posibilidades. Además de elaborar un plan para gestionar mejor a los proveedores, decidieron analizar la plantilla interna de CCD para lograr un impacto real.

CCD estaba totalmente comprometida con el bienestar de sus empleados, por lo que la externalización a terceros nunca se planteó. Además, se mostraron firmes en que debía mantenerse el altísimo nivel de servicio al que estaban acostumbrados sus residentes.

ERA diseñó un modelo híbrido para la organización —un «proyecto de instalaciones integradas»— mediante el cual se maximizaría la utilización de los empleados en toda la agencia y la gestión de los proveedores se centralizaría en un gestor externo de instalaciones integradas («IFM»). No se despediría ni se reubicaría a ningún empleado.

As turnover occurs – the IFM – in coordination with CCD will evaluate the position and determines whether such a role needs to be replaced or simply supplemented with service hours provided by the IFM. This long-range plan honored all the organization’s commitments to staff while allowing for a much more efficient and cost-effective model over time.

ERA ayudó a contratar al responsable de instalaciones integrado adecuado para gestionar todas las operaciones de mantenimiento diario, tanto con los empleados como con los proveedores, y para gestionar los proyectos de inversión.

“It is an evolving savings program because we’ve got a dynamic component —people—that we’re trying to recalibrate so we can start to achieve some of these greater savings," says Vottiero. "ERA has been looking at this in a unique way. We’re seeing how there’s an efficiency gain to be had, as well as how repositioning job responsibilities and being able to look across properties and business entities can recast the picture. I’d never been able to do that before.”

El resultado

CCD está en condiciones de alcanzar la máxima eficiencia y un ahorro superior al 30 % anual solo en su departamento de vivienda, lo que le ha llevado a solicitar a ERA que amplíe su presencia en toda la organización.

A petición de Vottiero, la ERA ha creado un programa global para coordinar la labor de todos los ministerios con el fin de lograr ahorros y una mayor eficiencia financiera.

“If we do not steward what we are given judiciously, beyond wasting money, resources and energy, we are running counter to what we’re called to do, which is to take what we’re given and utilize it at its maximum efficiency,” says Vottiero.

Cada dólar que ahorra CCD les permite ayudar a más personas necesitadas en el marco de sus ministerios. Solo con el proyecto de instalaciones integradas, Catholic Charities of Denver prevé ahorrar más de 30 millones de dólares en un plazo de 10 años.

“ERA is a partner, not a vendor,” Vottiero says. “I can’t emphasize that enough. We’ve all worked with many consultants and contractors in our day, and there are more than many that create more work than they solve. What ERA did from the outset was to create a model that was easy to follow, did not burden any one individual or area, and allowed us to move forward across a wide array of projects.”

“ERA provided us a huge opportunity to further our mission by taking the resources we have been given and allowing us to redeploy savings into additional high-impact programming.”

"If we do not steward what we are given judiciously, beyond wasting money, resources and energy, we are running counter to what we’re called to do, which is to take what we’re given and utilize it at its maximum efficiency." [Phil Votterio, CFO of Catholic Charities of Denver]