Erfolge und alles andere…

Autoren

Grant Morrow

Leitender Berater

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Inhalt

Gedanken zu einer siebenjährigen Verlobungszeit

Ich werde oft gefragt, wie „Erfolg“ in meiner Arbeit aussieht. Am Anfang stehen Einsparungen, aber es geht selten nur um das Geld. Für manche Kunden ist es eine rein finanzielle Angelegenheit – Prozentsätze oder konkrete Zahlen. Für andere geht es um die Konsolidierung der Lieferanten, um tiefere Einblicke in das Geschäft, um Vertrauen in ihre Entscheidungen oder um eine Mischung aus all diesen Faktoren.

In dieser Ausgabe von Costedgemöchte ich damit beginnen, zu schildern, wie Erfolg – oder auch Misserfolg – für einige meiner Kunden und Projekte aussieht, an denen ich arbeite, und welche Erkenntnisse ich dabei gewonnen habe.

Fallstudie: Privates Internat; Perth

Ich arbeite seit über sieben Jahren mit diesem Kunden – einem privaten Internat in Perth – zusammen; er war einer meiner allerersten Kunden, als ich das Unternehmen gemeinsam mit der ERA Group gründete. Der ursprüngliche Auftrag konzentrierte sich auf einen zentralen Bereich: die Verpflegungsdienstleistungen für das Internat. Von Anfang an hatte der Kunde drei ganz klare Ziele:

Verantwortlichkeit gegenüber dem Vorstand – Er musste in der Lage sein, die immer wiederkehrende Frage des Vorstands selbstbewusst zu beantworten: „Erhalten wir das bestmögliche Angebot?“
Bessere Kontrolle – Er wollte einen besseren Überblick über die Leistung und die Abläufe des externen Catering-Anbieters.
Einsparungen – Auch wenn sie zu Beginn noch nicht genau definiert waren, waren Einsparungen dennoch ein zentrales Ziel.

Da sein Finanzteam nur aus wenigen Mitarbeitern bestand und die internen Ressourcen und Kapazitäten in diesem Bereich begrenzt waren, wandte er sich an die ERA Group, um diese Ziele zu erreichen.

Gemäß der ERA-Methodik

Wir haben das Projekt unter Anwendung der 4-Stufen-Methodik von ERA gestartet:

Analyse –Wir haben Rechnungsdaten aus einem Zeitraum von 12 Monaten zusammengestellt und in einem Discovery-Bericht dargestellt.
Ausschreibung –Gemeinsam mit dem Kunden haben wir eine detaillierte Ausschreibung (RFP) erstellt und drei Anbieter zur Teilnahme eingeladen.
Auswahl und Umsetzung –Der derzeitige Caterer wurde aus drei Anbietern ausgewählt, die zur Teilnahme an einer Ausschreibung eingeladen worden waren; er bot Einsparungen in Höhe von 14 % – einen niedrigen sechsstelligen Dollarbetrag – sowie weitere Vorteile.
Überwachung –Da keine vollständige Implementierung erforderlich war, gingen wir schnell zur Überwachungsphase über.

Das Interessanteste daran war, dass der etablierte Anbieter – angesichts des drohenden Vertragsverlusts – erhebliche Einsparungen sowie weitere Vorteile erzielte, die zuvor nicht in Aussicht gestellt worden waren, und das Engagement wiederbelebte – was die Wirksamkeit von Markttests verdeutlicht, selbst wenn eine Veränderung nicht das endgültige Ergebnis ist.

Die Überwachungsphase: Eine Plattform für nachhaltigen Mehrwert

Der Überwachungsprozess erwies sich als unverzichtbar. In Zusammenarbeit mit dem Caterer führten wir aussagekräftige Kennzahlen und Kontrollmechanismen ein:

Tatsächliche Mahlzeitenanzahl
Regelmäßig; detaillierte Bestandsaufnahme (SOH)
Regelmäßige Berichte über Lebensmittelverschwendung
Monatliche Lieferantenbesprechungen
Vierteljährliche Leistungsberichte mit Diskussionspunkten und Erkenntnissen

Dadurch konnten sowohl die Schule als auch der Caterer ihre Abläufe optimieren und weitere Einsparungsmöglichkeiten identifizieren. Außerdem führten wir neue Leistungen ein, die ursprünglich nicht im Auftrag enthalten waren, darunter jährliche Stipendien und Unterstützung bei Investitionsvorhaben – ein Mehrwert, den der Kunde nicht erwartet hatte und den er zuvor nicht hatte.

Also – war es ein Erfolg?

Ja…

Hier ist ein Überblick darüber, inwieweit das Projekt die ursprünglichen Ziele erreicht hat:

Wettbewerbsfähige Preise? ✔ Ja. Im Rahmen der Ausschreibung konnten wir die Angebote miteinander vergleichen. Mit einem überarbeiteten Angebot erwies sich der bisherige Anbieter als der wettbewerbsfähigste; der Kunde kann nun jeder Prüfung durch den Vorstand gelassen entgegensehen.
Bessere Aufsicht? ✔ Ja. Die Berichterstattung, die Transparenz und der Dialog mit den Lieferanten haben sich deutlich verbessert und sich als vorteilhaft erwiesen.
Einsparungen? ✔ Ja. 14 % Einsparungen erzielt; im Laufe der Zeit wurden weitere Einsparungen erzielt.

Mit den Worten des Kunden: „Wir haben Vorteile erzielt, die wir ohne die Hilfe von ERA nicht hätten erreichen können.“

Mit dem Eintritt in die dritte Vertragsverlängerungsphase und das achte Jahr der Überwachung ist dieses Projekt ein hervorragendes Beispiel dafür, wie eine nachhaltige Zusammenarbeit und regelmäßige Überprüfungen einen echten, langfristigen Mehrwert schaffen können.

Die Erkenntnisse aus diesem Projekt…

Es ist überraschend, was langjährige Lieferanten zu bieten haben, wenn man auf sie zugeht und die Geschäftsbeziehung formalisiert wird. Das erlebe ich immer wieder. Man glaubt, einen Lieferanten zu kennen, mit dem man schon seit langer Zeit zusammenarbeitet…
Die Bedeutung der Überwachung: In diesem Fall konnten durch die Überwachung einige wichtige Bereiche ermittelt werden, die angegangen werden müssen, wie beispielsweise Lebensmittelverschwendung.
Wie die Zusammenarbeit mit einem Lieferanten zusätzliche Vorteile bringen und dabei helfen kann, auftretende Probleme zu lösen.
Eine Einführung in das Benchmarking und dessen Nutzen für ein besseres Verständnis des Unternehmens.

In der nächsten Ausgabe werde ich mich auf eine andere Schule konzentrieren, die ganz andere Ziele verfolgt; dieselbe Kategorie.