In der Hotellerie wenden Hotels einen erheblichen Teil ihrer Ausgaben dafür auf, das Gästeerlebnis durch Personal, WLAN und Wäscheservice zu verbessern. Während diese direkten Kosten genau unter die Lupe genommen werden, bleiben indirekte Ausgaben wie Kreditkartengebühren oft unbemerkt. Obwohl Kreditkartenzahlungen eine der bequemsten Zahlungsmethoden darstellen, sind die damit verbundenen Gebühren in den letzten zehn Jahren immer teurer und komplizierter geworden.
Erfolgreiche Geschäftsinhaber stellen sich regelmäßig grundlegende Fragen wie: „Wie hoch sind die Gesamtkosten für die Kreditkartenabwicklung?“ Diese Frage lässt sich leicht beantworten, indem man die monatliche Abrechnungsaufstellung heranzieht und die GESAMTEN Abwicklungsgebühren durch den monatlichen Umsatz dividiert; dies wird oft als effektiver Abwicklungssatz bezeichnet. In der Regel sollte der effektive Satz bei einem gut geführten Kartenzahlungssystem, wenn der Kunde seine Karte physisch nutzt (durch Antippen oder Einstecken in das Terminal), unter 2,40 % liegen. Transaktionen, bei denen die Kartendaten online oder telefonisch erfasst werden, sollten unter 2,70 % liegen.
Kreditkartenabwickler verdienen ihr Geld in erster Linie mit dem Rabatt, der auf der Grundlage des Transaktionsvolumens gezahlt wird, sowie mit sonstigen Verwaltungsgebühren, die einen Mehrwert bieten können oder auch nicht. Leider steht dies oft im Mittelpunkt, wenn Immobilienverwalter oder -eigentümer einen Abwicklungsvertrag aushandeln, da sie aufgrund von Fehlinformationen über Preisstrukturen, die bereits vor weit über einem Jahrzehnt abgeschafft wurden, davon ausgehen. Zwar ist es nach wie vor wichtig, diese Kosten zu verhandeln, doch machen sie in der Regel weniger als 20 % der gesamten Abwicklungskosten aus. Die von den Kreditkartenunternehmen über ihre Interchange- und Markengebühren erhobenen Gebühren machen mehr als 80 % der gesamten Abwicklungskosten aus.
Viele glauben, dass die Interbankenentgelte feststehen; es gibt jedoch zahlreiche Möglichkeiten, wie Transaktionen für niedrigere Interbankenentgelte in Frage kommen können, insbesondere bei Online- und manuell erfassten Transaktionen. Diese können im Vergleich zu den Kosten, die dem Zahlungsabwickler zugerechnet werden, einen überproportionalen Einfluss auf die Gesamtabwicklungskosten haben.
Beispielsweise werden Kartentransaktionen von Händlern, die während der regulären Geschäftszeiten getätigt werden, in der Regel jeden Abend in einem Batch-Verfahren übermittelt. Dieser Vorgang ist oft automatisiert, doch manche bevorzugen es nach wie vor, ihn manuell durchzuführen. Verzögert sich dieser Vorgang aus irgendeinem Grund um mehr als zwei Tage, führt dies dazu, dass sich die durchschnittliche Interchange-Gebühr für alle diese gespeicherten Transaktionen um 60–75 % erhöht. Zwar sind die Kosten für jede der über 400 Interchange-Gebühren festgeschrieben, doch hat der Immobilienverwalter mehr Einfluss darauf, welcher Interchange-Satz angewendet wird, als die meisten denken. Ein weiteres Beispiel: Die Übermittlung des Umsatzsteuerbetrags bei Kreditkartentransaktionen kann die Interchange-Kosten um 25–30 % senken. Für den Immobilienbesitzer bedeutet dies, dass er entweder erhebliche Mehrkosten vermeidet oder einen erheblichen Gewinn bei den Bearbeitungskosten erzielt.
Und jetzt?
Die Optimierung der Kreditkartengebühren umfasst noch viele weitere Aspekte; eine gezielte Analyse der bisherigen Nutzungs- und Gebührentrends würde wertvolle Erkenntnisse liefern. Zwar haben viele Hotel- oder Motelbesitzer die Verwaltung des Anteils der Händlergebühren an den Betriebskosten ihrer Einrichtung gut im Griff; dennoch ist es entscheidend, die verschiedenen in diesem Artikel genannten Bereiche regelmäßig zu überprüfen – selbst wenn der effektive Zinssatz in der Regel unter der Schwelle von 2,40 % für Einzelhandelsgeschäfte oder 2,70 % für online oder manuell eingegebene Zahlungen liegt. Personalwechsel sind in der Hotellerie sehr häufig; und davon auszugehen, dass neue Mitarbeiter Kartenzahlungen korrekt abwickeln, kann ein kostspieliger Fehler sein.
Sollte der effektive Zinssatz jedoch höher sein als angegeben, sollten Sie sicherstellen, dass Sie über alle erforderlichen Richtlinien und Verfahren für die Abwicklung von Kartentransaktionen verfügen, um Strafzinsen für Interchange- und Kartenmarkengebühren zu vermeiden. Wenn Sie sich in Bezug auf irgendeinen Aspekt dieser Kostenkategorie unsicher sind, können Sie sich an einen ERA-Berater wenden, um Ihre Händlerkosten für Kartenzahlungen zu bewerten. Sie erhalten dabei zumindest eine objektive Einschätzung Ihrer Händlerkosten für Kartenzahlungen sowie einen unabhängigen Bericht, der belegt, dass Sie in diesem Bereich alles richtig machen. Kreditkartengebühren für Händler können sich schnell summieren; und die Gewissheit, dass Sie diese Kosten optimiert haben oder über eine Ressource verfügen, die Ihnen dabei hilft, kann Ihnen oder dem Vorstand die nötige Sicherheit geben.
