ERA Group hjælper Catholic Charities of Denver med at bruge millioner på deres mission

Kunden

Catholic Charities of Denver tilbyder husly, mad, bolig, uddannelse og rådgivning samt nødhjælp og vigtige tjenester til mennesker i det nordlige Colorado.

Som en af de største af Catholic Charities’ 167 afdelinger i hele USA fokuserer Catholic Charities of Denver på et bredt spektrum af indsatsområder, herunder boliger til overkommelige priser, førskoleundervisning samt herberger, hjælp til kvinder, ældre, familier, slægtninge, menigheder, lokalsamfund og rådgivning.

I løbet af det seneste år har CCD hjulpet mere end 53.000 mennesker, stillet mere end 125.000 overnatningspladser til rådighed og serveret 400.000 måltider. Organisationen har et årligt budget på 60 millioner dollars og beskæftiger omkring 600 medarbejdere.

Udfordringen

Manglen på centraliserede interne personaleressourcer og eksterne indkøbsprocedurer forhindrede CCD i at udvide sine tjenester, samle leverandører, øge effektiviteten – og spare penge.

CCD’s boligafdeling (Archdiocesan Housing, Inc. („AHI“)) tegner sig for cirka halvdelen af alle de tjenester, organisationen tilbyder hvert år. AHI omfatter 30 ejendomme med 1.700 boliger, der huser omkring 3.500 beboere. Drift og vedligeholdelse er en af de største udgiftsposter i afdelingen og kræver mange interne ressourcer, herunder vedligeholdelsesteknikere, viceværter, ejendomsassistenter, rengøringsassistenter og andre. Organisationen samarbejder også med flere hundrede eksterne tjenesteudbydere om ejendomsrelaterede vedligeholdelsestjenester.

Ligesom mange andre nonprofitorganisationer opererer CCD uden en central indkøbsafdeling, der har overblik over hele organisationen og kan vurdere, hvor stordriftsfordele, leverandørkonsolidering og indkøbsstyrke kan udnyttes til at spare penge og øge effektiviteten og serviceudbuddet. Økonomidirektør Phil Vottiero vidste, at Catholic Charities of Denver ville have gavn af en sådan funktion, men han indså, at den måske måtte hentes udefra.

Løsningen

ERA udviklede en hybrid model for intern facility management med henblik på at styre leverandører og internt personale, samtidig med at der opretholdes strenge servicestandarder.

I slutningen af 2020 hyrede Vottiero ERA Group. ERA Groups opgave var at gennemgå alle agenturudgifterne og udarbejde forskellige arbejdsgange, der gjorde det muligt for CCD at evaluere sine udgifter på tværs af mange områder, hvoraf boligområdet var det vigtigste.

”At få en ekspert som ERA til at komme ind og bidrage med et uafhængigt synspunkt og en uafhængig gennemgang gav os mulighed for at se nærmere på, hvordan pengene blev brugt, og hvor vi gik glip af muligheder – noget, vi aldrig ville have været i stand til at gøre på egen hånd.” — Phil Vottiero, økonomidirektør, Catholic Charities of Denver

ERA Group indså, at en reduktion af udgifterne til eksterne leverandører kun var en del af mulighederne. Ud over at udarbejde en plan for bedre styring af leverandørerne valgte de at se nærmere på CCD’s interne medarbejderstab for at opnå en reel effekt.

CCD var fast besluttet på at behandle sine medarbejdere ordentligt, så outsourcing til en tredjepart var aldrig på tale. De var også fast besluttede på, at det meget høje serviceniveau, som beboerne var vant til, skulle opretholdes.

ERA udarbejdede en hybridmodel for organisationen – et »integreret facilitetsprojekt« – hvorved udnyttelsen af medarbejderne skulle optimeres på tværs af organisationen, og leverandørstyringen skulle centraliseres hos en ekstern integreret facilitetsforvalter (»IFM«). Ingen medarbejdere ville blive afskediget eller miste deres stilling.

Når der sker personaleudskiftning, vil IFM i samarbejde med CCD vurdere situationen og afgøre, om den pågældende stilling skal besættes på ny eller blot suppleres med arbejdstimer leveret af IFM. Denne langsigtede plan overholdt alle organisationens forpligtelser over for personalet, samtidig med at den på sigt muliggjorde en langt mere effektiv og omkostningseffektiv model.

ERA hjalp med at rekruttere den rette integrerede facility manager, der skulle varetage alle de daglige vedligeholdelsesopgaver i samarbejde med både medarbejdere og leverandører samt styre investeringsprojekter.

”Det er et besparelsesprogram i konstant udvikling, fordi vi har en dynamisk komponent – nemlig mennesker – som vi forsøger at omstille, så vi kan begynde at opnå nogle af disse større besparelser. ERA har set på dette på en helt særlig måde. Vi ser, hvordan der kan opnås effektivitetsgevinster, samt hvordan en omfordeling af jobansvar og evnen til at se på tværs af ejendomme og forretningsenheder kan ændre billedet. Det har jeg aldrig været i stand til før.” — Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver

Resultatet

CCD er i stand til at opnå maksimal effektivitet og besparelser på over 30 % om året alene inden for boligministeriet, hvilket har fået dem til at anmode ERA om at udvide sit virkefelt til hele organisationen.

På Vottieros anmodning har ERA oprettet et overordnet program, der skal fungere på tværs af alle ministerier med henblik på at opnå økonomiske besparelser og effektivitetsgevinster.

»Hvis vi ikke forvalter det, vi har fået, med omtanke, spilder vi ikke blot penge, ressourcer og energi, men handler også i strid med det, vi er kaldet til at gøre, nemlig at tage det, vi har fået, og udnytte det så effektivt som muligt.« — Phil Vottiero, økonomidirektør, Catholic Charities of Denver

Hver dollar, som CCD sparer, giver dem mulighed for at hjælpe flere mennesker i nød inden for deres forskellige indsatsområder. Alene gennem projektet med de integrerede faciliteter forventer Catholic Charities of Denver at spare mere end 30 millioner dollar over en periode på 10 år.

Samlede årlige besparelser: 1.116.000 dollar

• IFM: 620.000 dollar
• Vedligeholdelse/reparationer: 116.000 $
• Fødevareservice: 103.600 $
• Telekommunikation: 93.600 $
• Affaldshåndtering: 56.700 dollar
• Kontor- og rengøringsartikler: 54.000 $
• Energi/forsyning: 30.700 $
• Informationsteknologi: 30.000 dollar
• Tryksager og reklame: 11.400 $

”ERA er en partner, ikke en leverandør. Det kan jeg ikke understrege nok. Vi har alle arbejdet med mange konsulenter og entreprenører gennem årene, og der er mere end nok af dem, der skaber mere arbejde, end de løser. Hvad ERA gjorde fra starten var at skabe en model, der var let at følge, ikke belastede nogen enkeltperson eller noget område, og som gjorde det muligt for os at komme videre med en lang række projekter. ERA gav os en enorm mulighed for at fremme vores mission ved at udnytte de ressourcer, vi har fået, og give os mulighed for at omfordele besparelser til yderligere programmer med stor effekt.” — Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver