Како се приближавамо другом кварталу, наш фокус се пребацује на прикупљање извештаја и података за извештавање за први квартал у различитим секторима.
У наставку је преглед кључних резултата и активности из протеклог месеца.
Школски кетеринг и праћење буџета
За наше школске клијенте, пажња и припреме почињу да се окрећу ка извештајима о храни и угоститељству за први квартал, који пружају драгоцене увиде у финансијске резултате њихових куповина хране.
Пошто ове школе раде са буџетом за календарску годину, овај почетни извештај служи као кључни први увид у то како се придржавају буџета, укључујући и најновије процене за целу годину. Ово извештавање нам помаже да идентификујемо трендове и истиче области којима је потребна пажња.
То је кључни допринос који помаже у управљању трошковима.
Квартално извештавање установа за негу старијих особа (Q30)
Тренутно финализујемо извештај за 30. квартал за клијента из установе за негу старијих особа, који ћемо га презентовати. Овај извештај детаљно приказује кварталне уштеде; анализира трендове у куповини; идентификује аномалије као што су варијације цена у односу на услове уговора; и даје препоруке и сугестије за корективне мере.
Наше презентације ових извештаја уживо подстичу неке занимљиве детаљне дискусије; помажући у омогућавању стратешког доношења одлука и доприносећи интерном извештавању. Упркос томе што ове извештаје спроводимо већ 30 квартала, настављамо да откривамо могућности за уштеду трошкова.
Када се извештај представи финансијском тиму, такође одвајамо време да разговарамо са главним куваром и обавестимо га о тренутном стању ствари.
Припрема тендерске документације за установу за негу старијих особа
Као одговор на промене у аранжманима са добављачима, исти дом за негу старијих особа затражио је свеобухватни преглед тржишта свих категорија хране како би се идентификовале даље потенцијалне уштеде трошкова залиха хране. С обзиром на променљиве тржишне услове и време протекло од последњег приступа тржишту, сада је погодан тренутак за овај преглед. Стога почињемо са припремом тендерске документације коју ћемо послати одабраним добављачима.
Нови пројекти категорије индустријског потрошног материјала
Новоангажовани клијент нам је задао задатак да пронађемо уштеде за две индустријске категорије као део шире иницијативе за управљање трошковима. Полазна тачка је преглед њихових 12-месечних података из главне књиге како би се идентификовали сви релевантни добављачи – вежба која нуди неке прилично занимљиве увиде на високом нивоу као полазну тачку.
Са више од 300 укључених добављача, процес прикупљања података биће опсежан; захтеваће издвајање кључних детаља из огромног броја PDF фактура, прво у Excel, а затим у Power BI. Упркос огромном обиму рада, ова почетна тачка је неопходна за обезбеђивање свеобухватне анализе трошкова.
Значај праћења у управљању трошковима
Враћајући се на фазу праћења која је чинила највећи део посла у протеклом месецу; ова фаза пројекта је подједнако важна - ако не и важнија - од фаза анализе и тендера. Управо овде осигуравамо да сав напоран рад који је претходно урађен уроди плодом и буде одржив. У ЕРА групи, фаза праћења траје и до 3 године. То је такође место где додатни увиди и свако поређење заиста почињу да долазе до изражаја.
Враћајући се на фазу праћења која је чинила највећи део посла у протеклом месецу; фаза праћења пројекта је подједнако важна - ако не и важнија - од фаза анализе и тендера.
Континуирано праћење осигурава да клијенти добијају договорене цене и услуге; уз истовремено решавање свих проблема који могу настати између клијента и добављача. Неки примери проблема који су се појавили у прошлости су:
- Добављач је отпремио нетачну датотеку са ценама која је идентификована тек током кварталног прегледа; што је иначе могло остати незапажено.
- Уговорене ставке су ненамерно испале из корпе уговорених ставки и наплаћиване су по знатно вишим ценама ван уговора, што је временом довело до значајних преплата.
Грешке се дешавају упркос најбољим намерама свих страна.
Структура накнада заснована на учинку ERA групе
Такође, током ове фазе кварталног извештавања одређује се стварна накнада ERA групе. Док се на почетку пројекта структура накнаде договара као проценат уштеде, стварна плаћања почињу да се обрачунавају на основу стварних уштеда израчунатих током кварталног периода извештавања.
За разлику од традиционалних консултантских модела, наш приступ подразумева плаћања распоређена током трајања пројекта. Ово обезбеђује минималан утицај на новчани ток клијента, уз самофинансирање кроз остварене уштеде. Наравно, ако нема уштеда, нема ни накнада, а пројекат никада не дође до ове фазе.
Радујем се што ћу у наредним месецима делити даља ажурирања како будемо напредовали кроз прикупљање података, анализу, имплементацију и фазе праћења.
