Agilné riadenie a automatizácia procesov pomocou robotov – ideálne riešenie pre krízové situácie!

Sú agilita a RPA v súčasnosti len módnymi pojmami, alebo skutočne pomáhajú v krízových situáciách?

RPA – robotická automatizácia procesov je v súčasnosti pomerne populárna skratka. Automatizácia týchto procesov je dôležitou témou, najmä vo veľkých spoločnostiach s veľkým počtom administratívnych operácií. Spoločnosti sú schopné ušetriť hodiny práce zamestnancov, čím zvyšujú efektívnosť procesov, ako aj flexibilitu v krízových situáciách. Rovnako dôležité je byť „agilný“. Agilné riadenie projektov je založené na myšlienke postupného dodávania produktu v situáciách, keď nie je možné presne definovať konečný produkt hneď na začiatku. Inými slovami, vieme, čo chceme dosiahnuť, ale ešte nepoznáme niektoré detaily zadania alebo sa prostredie okolo nás dynamicky mení. Zaujímavým aspektom tohto prístupu je, že prostredníctvom týchto postupných krokov môžeme finálny produkt zdokonaliť, ale zároveň sme schopní veľmi dobre monitorovať náklady práve preto, že produkt dodávame a vylepšujeme postupne. Kontrola nákladov je v súčasnosti obzvlášť dôležitá. Kombináciou agility a RPA sa z módnych slov stáva veľmi efektívny prístup k automatizácii v ére, ktorá na jednej strane vyžaduje flexibilitu a efektívnosť (automatizáciu), ale zároveň viac ako kedykoľvek predtým prísnu kontrolu nákladov. Budeme preto postupne automatizovať časti procesu podľa toho, aký je pre nás proces kritický a koľko musíme na jeho automatizáciu vynaložiť. Ideálne v období po kríze.

Je všetko naozaj také jednoduché, ako sa na prvý pohľad zdá?

V oboch prípadoch je potrebné vedieť, ako na to. Pri zavádzaní RPA je potrebné vedieť, ktoré procesy je možné automatizovať, či sa to oplatí, či je to technicky možné a ktoré procesy má zmysel automatizovať skôr a ktoré neskôr. Pri agilnom riadení projektov je potrebné vytvoriť správne podmienky, zapojiť do procesu správnych ľudí a dodržiavať určité pravidlá, ktoré podporujú agilné projekty. V oboch prípadoch je potom potrebné správne presvedčiť celý tím spoločnosti o tom, prečo to má zmysel. Jedným zo spôsobov je zaškolenie vašich interných odborníkov; na trhu je k dispozícii množstvo školiacich zdrojov. Ďalším spôsobom je zapojiť externých špecialistov, ktorí budú spoločnosť sprevádzať celým procesom. Môžu to byť externí konzultanti, najmä pri krátkodobých projektoch, alebo dočasní manažéri pri dlhodobých projektoch. Dočasný manažér môže fungovať ako súčasť interných tímov, čím sa eliminujú obavy zo spolupráce s treťou, nezávislou stranou.