Als de reis goed is gepland, merk je nauwelijks iets van het werk dat met de aankoop gepaard gaat

• Als een reis goed is gepland, merk je nauwelijks dat je onderweg boodschappen moet doen
• En waarom we het pas missen als het misgaatEr zijn uitstapjes die om geen enkele specifieke reden in het geheugen blijven hangen

Er waren geen vertragingen

Er waren geen eindeloze rijen

Er waren geen verrassingen.

Alles viel op zijn plaats.

En dat is precies de reden waarom niemand aan de logistiek heeft gedacht.

Of wie het had georganiseerd.

En ook niet over alles wat er goed moest gaan om het te laten slagen.

We denken pas aan de reis als er iets misgaat.

De aansluitende vlucht heeft vertraging, de koffer raakt zoek, of door een file mis je de vlucht waarvoor je al te laat was.

En hetzelfde geldt voor winkelen.

Als alles goed werkt, merk je er niets van.

Als er iets misgaat, wordt het kritiek.

En daar begint het gesprek over kostenoptimalisatie.

• Jarenlang bleef inkoop onopgemerkt omdat het goed genoeg functioneerde.

Lange tijd verliep de inkoop in een groot bedrijf net als het systeem waarmee kaartjes worden gekocht.

Het bepaalt niet hoe de ervaring eruitziet.

Er wordt geen rekening gehouden met alternatieven.

Het werkt gewoon.

Je bekijkt de prijs, vergelijkt die en koopt het.

Ze bekeken de kosten, onderhandelden met leveranciers, tekenden contracten en stelden, zolang alles goed verliep, niet veel vragen.

Want als de reis goed verloopt, vraagt niemand wie hem heeft georganiseerd.

Want als de reis goed verloopt, vraagt niemand wie hem heeft georganiseerd.

Maar nu is de situatie veranderd.

Tegenwoordig kan inkoop zich niet langer beperken tot het beheersen van de kosten.

• Het is een strategische factor geworden die bedrijfswaarde creëert. Dat zeg ik niet zelf.

Het rapport van de ERA Group, getiteld „The Strategic Power of Procurement: Leading the Next Decade”, maakt duidelijk: tegen 2025 zal inkoop niet langer een reactieve functie zijn, maar een essentieel onderdeel van de strategie worden.

En als de omstandigheden veranderen,

op dezelfde voet doorgaan

is geen optie meer.

• Het verschil tussen gewoon aankomen en op een goede manier aankomen

Als je op reis bent, is er een belangrijk verschil tussen gewoon aankomen en goed aankomen.

Je kunt aankomen na drie slopende tussenstops,

uitgeput,

zonder enige ruimte voor fouten,

in de hoop dat er verder niets misgaat.

Of je kunt met voldoende tijd, verschillende mogelijkheden en de ruimte om te reageren aankomen.

In organisaties wordt dat verschil ‘speelruimte’ genoemd.

Soms wordt het veerkracht genoemd, een erg trendy woord dat ik niet zo leuk vind, maar ik denk dat we allemaal wel begrijpen wat het betekent als het ontbreekt.

Tegenwoordig hebben inflatie, politieke onzekerheid en de complexiteit van toeleveringsketens ervoor gezorgd dat elke kwetsbare planning een voortdurend risico vormt.

Dit is niet alleen maar een indruk.

62% van de inkoopprofessionals noemt inflatie als hun grootste zorg, een percentage dat veel hoger ligt dan in voorgaande jaren.

Daarnaast zijn er langlopende contracten die aflopen, een steeds grotere versnippering van leveranciers en een tekort aan gespecialiseerd personeel.

Als het probleem structureel is, werken tactische oplossingen niet meer.

En net als bij inkoop geldt ook voor reizen dat improviseren als je eenmaal onderweg bent, meestal hoge kosten met zich meebrengt.

• Wanneer de prijs niet langer centraal staat

Als je op reis bent, heeft een keuze die uitsluitend op de prijs is gebaseerd meestal gevolgen.

Onmogelijke verbindingen.

Eindeloze tussenstops

en lange wachttijden.

Beperkt reactievermogen wanneer er iets misgaat.

Hetzelfde geldt voor aankopen.

Jarenlang werd kostenoptimalisatie gezien als het verkrijgen van de beste korting.

Maar die aanpak volstaat niet meer.

• De meest vooruitstrevende organisaties pakken het anders aan:
• ze heronderhandelen contracten waarbij ze zich richten op risico’s, en niet alleen op de prijs;
• ze diversifiëren hun bevoorradingsgebieden om niet afhankelijk te zijn van één enkele route of één enkel land;
• en ze maken gebruik van voorspellende analyses en kunstmatige intelligentie om risico’s te onderkennen voordat deze zich voordoen
• Want tegenwoordig gaat het niet meer om minder uitgeven.
• Het gaat erom dat je weet waar je geld aan uitgeeft, waarom, en wat voor effect dat heeft. Kostenoptimalisatie is nooit een race naar de laagste prijs geweest.

Het is altijd een bewuste afweging geweest van gevolgen, risico’s en manoeuvreerruimte, en dat is nog steeds zo.

Net als elke goed geplande reis.

• Digitalisering gaat niet over sneller handelen, maar over eerder inzicht krijgen. Tegenwoordig plant niemand meer een complexe reis zonder realtime informatie.

Roosters.

Verbindingen.

Alternatieven voor het geval er iets misgaat.

Toch werken veel inkoopafdelingen nog steeds met verouderde gegevens, handmatige processen en reactieve beslissingen.

Bij digitale transformatie gaat het niet langer om ‘sneller werken’

Het gaat erom vooruit te kijken

Zien waar de risico’s zich concentreren.

Kijken welke leveranciers het moeilijk beginnen te krijgen.

Zien welke beslissingen echt effect hebben… en welke slechts ruis zijn.

Organisaties met goed presterende teams begrijpen dit heel goed.

Daarom besteden ze tot 24% van hun budget aan technologie,

met behulp van kunstmatige intelligentie om:

• herhalende taken automatiseren,
• fraude opsporen,
• en de vraag met steeds grotere nauwkeurigheid voorspellen.
• Technologie zorgt niet alleen voor een snellere reis.
• Zo kun je vooruitdenken.
• En als je vooruit kijkt, neem je betere beslissingen.

• Duurzaamheid: de vraag of die route in de toekomst nog zal bestaan.

Er zijn routes die nu nog werken, maar over een paar jaar niet meer haalbaar zullen zijn.

Vanwege de kosten.

Vanwege de kosten.

Vanwege de regelgeving.

Vanwege de gevolgen voor het milieu.

Dat gebeurt wel eens als je op reis bent. En ook als je gaat winkelen.

Duurzaamheid is niet langer alleen een vereiste voor een goede reputatie; het is een strategisch criterium geworden.

Het rapport van de ERA Group waar ik het eerder over had, geeft dit duidelijk weer:

In slechts twee jaar tijd is het aantal organisaties met een formeel duurzaamheidsbeleid verdubbeld.

En niet alleen uit een op zichzelf staande ethische overtuiging.

Omdat het gevolgen heeft voor:

• continue levering,
• kostenstructuur,
• en het vermogen om op bepaalde markten te concurreren.
• Inkoop staat centraal in deze verandering:
• Leveranciers selecteren,
• Het integreren van ESG-criteria,
• en het afstemmen van prikkels op daadwerkelijke bedrijfsdoelstellingen.
• Het is geen op zichzelf staande ethische beslissing; het is een beslissing over continuïteit die ervoor zorgt dat het bedrijf beter presteert.
• Inkoop werkt niet zonder mensen die er verstand van hebben. Je kunt wel geavanceerde systemen hebben.

Goed opgestelde contracten.

Krachtige tools.

Maar als mensen de reisroute niet begrijpen, lijdt de reis daaronder.

Op het gebied van inkoop wordt dit steeds duidelijker.

Tegenwoordig is het beheersen van de technische kant niet meer voldoende.

De vaardigheden die het verschil maken, zijn onder meer:

• digitale vaardigheid,
• bewustzijn rond duurzaamheid,
• strategische visie,
• en het vermogen om vakoverschrijdend te werken.
• Organisaties die in talent investeren, doen dat niet om sneller te innoveren.
• Ze doen dat zodat fouten maken hen niet zoveel kost.
• Want bij inkoop wordt elke fout uitvergroot.
• En hoe groter de kennis, hoe kleiner de kans dat er beslissingen worden genomen die de reis doen ontsporen.

• Kosten optimaliseren betekent ook dat je je vlucht niet mist
• Als ik je advies zou moeten geven over kostenoptimalisatie op het gebied van inkoop, zou ik zeggen dat dit de minimale stappen zijn:
• Bekijk contracten met het oog op risico’s en inflatie;
• onnodige complexiteit in het leveranciersbestand verminderen;
• investeer in technologie die fouten en wrijving voorkomt;
• duurzaamheid als economische variabele integreren;
• en inkoop betrekken bij strategische besluitvorming, niet alleen aan het einde van het proces.
• Want kostenoptimalisatie draait tegenwoordig om het uitstippelen van een traject
• met voldoende speelruimte,
• met alternatieven,
• en zonder verrassingen.
• Als je die reis met meer planning en minder improvisatie wilt maken, stuur me dan een bericht.
• En ik stuur je het volledige rapport waar ik in dit artikel naar verwijs.
• Bedankt dat je tot hier hebt gelezen.
• 𝗙𝗲𝗹𝗶𝘇 𝗱í𝗮.