기업의 경비를 통제하고 관리하는 일은 업종이나 규모에 관계없이 모든 기업에게 항상 어려운 과제입니다. 특히 전화 통신 비용에 관해 이야기할 때는 상황이 훨씬 더 복잡해집니다. 결국 전화 통신은 중요도의 차이는 있겠지만 비즈니스의 모든 분야에 존재합니다. 전화 통신 비용을 관리하려면 통신사가 어떤 요금제를 제공하는지, 청구서 납부 기한은 언제인지 파악하고, 예산액과 실제 지출액을 비교하는 것 이상의 노력이 필요합니다. 일련의 일상적인 조치들이 기업 전화 통신 비용의 통제와 관리를 강화하는 데 기여할 수 있습니다. 그중 몇 가지를 살펴보겠습니다.
전화 관리에서 직원의 통화 패턴 분석
기업 내에는 전화 통신이 단순히 운영을 보조하는 역할에 그치는 분야도 있고, 고객 서비스와 같이 이 비용이 성과에 있어 핵심적인 역할을 하는 분야도 있습니다.
또한 해당 부서 내에서도 이러한 차이가 존재할 수 있습니다. 따라서 직원과 부서의 업무 특성을 파악하는 것은 요구 사항을 평가하고, 비용을 개별적으로 재검토하여 비용을 절감할 뿐만 아니라 일부 부문의 성과를 향상시키는 첫걸음이 됩니다.
직원들의 전화 시스템 관리 참여를 장려하십시오
많은 기업이 이 부분을 제대로 검토하지 않지만, 대개 매우 좋은 성과를 거두는 경우가 많습니다. 특히 각 직원이 개별적으로 책임을 지는 이동통신 비용의 경우 더욱 그렇습니다.
예를 들어, 영업 사원은 특정 지역에서 교환기 사용에 어려움을 겪는다고 보고할 수 있습니다. 구매 담당자는 전화 통화가 필요하지 않은 공급업체와의 연락을 위해 더 첨단 기술이 적용된 기기를 사용하고 싶어 할 수 있습니다.
이를 통해 각 직원은 자신의 업무뿐만 아니라 회사 전반에 걸쳐 겪고 있는 어려움, 현재의 제약 사항, 그리고 제안 사항에 대해 이야기할 수 있습니다.
사용자의 습관과 요구 사항에 대한 설문조사를 실시하고, 이를 통해 제기될 수 있는 제안을 수렴하는 것이 좋습니다. 사용자들은 거시적인 관점에서는 간과되기 쉬운 문제들을 항상 지적해 주는데, 이는 거시적인 관점이 억누르기 모두를 소비 패턴에 갇히게 만들기 때문이다.
각 업무 담당자는 회사의 전화 관리 시스템을 개선할 훌륭한 아이디어를 가지고 있을 수 있습니다.
전화 시스템 관리 프로세스 수립
통신 비용은 회사의 모든 부서에서 발생하며, 각 직원의 사용량에 따라 개별적으로 산정됩니다. 따라서 각 개인과 부서마다 우선순위가 다소 다르더라도 이를 관리하는 방식을 갖추고 있는 것은 당연한 일입니다.
그러나 이는 결국 경영에 차질을 빚게 되며, 특히 성과 평가와 관련해서는 더욱 그러하다.
가장 이상적인 접근 방식은 계획 수립부터 일상적인 소비에 이르기까지 모든 단계를 아우르는 프로세스를 설계하고 구축하며, 각 단계별 비용과 실행 사항을 분석하는 것입니다. 또 다른 중요한 측면은 프로세스가 회사의 각 부서에 어떤 영향을 미치고, 또 그로부터 어떤 영향을 받는지를 이해하는 것입니다.
핵심은 통제 및 관리 방식을 표준화하는 프로세스를 수립하는 것입니다.
통신 관리 시스템 구축
관리 시스템은 기업의 전화 통신 비용을 검토, 관리, 감사 및 분석하는 모든 업무에서 든든한 조력자 역할을 합니다. 이러한 비용에는 방대한 양의 데이터가 수반되며, 이를 통합하면 다양한 분석과 해석이 가능해집니다.
스프레드시트는 처리해야 할 항목이 적은 중소기업에게는 유용한 해결책이 될 수 있지만, 일반적으로, 특히 대기업의 경우 결과의 신속한 평가와 분석 결과 공유를 방해합니다.
시중의 우수한 기업용 시스템 솔루션들은 회사의 전화 통신과 관련된 다양한 정보를 관리할 수 있는 모듈을 제공합니다:
- 자산 풀;
- 계약서 및 그 세부 사항, 금액, 만료일;
- 회선, 가입자, 해당 요금제 및 결제 내역;
- 지급된 금액 및 회수 예정 금액.
또한 다양한 기능을 갖춘 맞춤형 시스템 솔루션도 찾아볼 수 있습니다. 이때 유의해야 할 점은 데이터 입력의 편의성(또는 운영자가 전자 파일을 활용할 수 있는지 여부)과 다양한 옵션 및 성과 보고서에서 데이터를 추출할 수 있는 유연성입니다.
회사의 전화 통신 자산을 파악하고 목록을 작성한다
‘통신 자산’이란 유선 및 무선 단말기, 전화 교환기, 관련 회선, 그리고 각 자산에 대한 요금제를 의미합니다. 이는 업무 팀이 업무 수행 시 활용할 수 있는 자원의 총체를 말합니다.
통제 및 정기적인 재고 조사를 통해 회사의 통신 서비스 품질과 비용에 영향을 미치는 다양한 요소를 파악할 수 있습니다:
기기 수 확인
- 많은 기종이 구형이라, 저렴한 데이터 통신 및 Wi-Fi 네트워크를 활용해 음성 통화 비용을 절감하는 데 도움이 되는 최신 실시간 통신 기술을 지원하지 않습니다.
- 또 다른 중요한 점은 퇴사했거나 부서를 옮긴 직원들이 남긴 미사용 기기들입니다. 이러한 기기들은 신입 사원이 사용하거나 판매할 수 있으며, 내부 매입 프로그램도 마련되어 있습니다.
라인 수, 계획 및 규격 검토
- 가동되지 않는 라인이나 해당 지역에 비해 규모가 부적절한 라인; 재고를 통해 인력이 부족한 지역으로 재배치할 수 있어 불필요한 계약을 피할 수 있습니다.
- 필요를 충족하지 못하거나 과대평가된 플랜 – 사용자의 필요를 충족하지 못하는 보장 한도나 불필요한 서비스를 포함하고 있어, 플랜의 내용을 축소하고 비용을 절감할 수 있습니다.
초기 현황 파악을 통해 이러한 모든 사항을 확인할 수 있으며, 이를 바탕으로 사용자와 기업의 사용 패턴에 맞춰 가장 적합한 해결책을 도출해 낼 수 있습니다.
전화 요금 내역을 확인하고 검토하세요
각 통신 서비스에 대해 재협상을 통해 가장 유리한 요금을 확보하는 것만큼이나, 매달 받는 청구서를 꼼꼼히 확인하는 것, 특히 추가 요금이 부과되었는지 확인하는 것도 매우 중요합니다.
이러한 항목들은 계획에 포함되지 않은 필요 사항일 수 있으며, 그 원인을 파악하여 해당 사항이 반복적으로 발생할지, 그리고 계획에 포함시키는 것이 더 경제적일지 판단하는 것이 중요합니다. 또는 사용자의 관행이나 계약 없이 운영자가 부과한 비용으로 인해 부적절한 항목일 수도 있습니다.
이러한 점검은 운영자의 업무 수행 상황을 모니터링할 뿐만 아니라 사용자의 이용 습관도 파악하는 데 도움이 될 것이며, 이를 통해 사용자들이 회사의 목표와 모범 사례에 더욱 적극적으로 동참하도록 유도할 것입니다.
이 감사는 정기 점검의 중요한 출발점이며, 소급하여 부당 청구된 금액을 추징하고 사업자에 대해 조치를 취할 수 있습니다. 청구서 금액의 평균 7%가 부당 청구된 것으로 추정됩니다.
다시 말해, 회수해야 할 금액이 상당합니다.
항상 재협상을 진행하고 새로운 공급업체를 물색하십시오
4~5개의 거대하고 관료적인 기업이 지배하는 시장에서 새로운 공급업체를 찾는 일은 복잡해 보일 수 있습니다. 하지만 오늘날의 현실은 사뭇 다릅니다.
이동성이 뛰어나 신속하게 변경할 수 있습니다. 무엇보다 중요한 것은 이 분야의 경쟁력인데, 사업자들은 더 나은 가격으로 고객을 유치하기 위해 점점 더 유연한 요금제를 선보이고 있습니다.
공급 계약은 장기적인 계약이며 해지 조항이 엄격하므로, 가능한 한 유리한 조건으로 협상해야 합니다.
비용 관리 분야를 전문으로 하는 글로벌 컨설팅 기업인 ERA 그룹은 검증된 효율성 향상 방법론과 해당 분야 경험이 풍부한 자격을 갖춘 전문가들을 보유하고 있습니다.
