2분기가 다가옴에 따라, 우리는 다양한 부문에 걸쳐 1분기 보고서를 위한 자료와 데이터를 정리하는 데 주력하고 있습니다.
지난 한 달간의 주요 성과물 및 활동에 대한 개요는 다음과 같습니다.
학교 급식 및 예산 관리
학교 고객 여러분께서는 식자재 구매에 대한 재무 성과를 파악하는 데 유용한 정보를 제공하는 1분기 식음료 및 급식 보고서에 대한 관심과 준비에 주력하기 시작해야 합니다.
해당 학교들은 회계연도 기준 예산을 운영하므로, 이 초기 보고서는 연간 최신 추정치(LE)를 포함하여 예산 대비 진행 상황을 파악하는 데 있어 중요한 첫 번째 지침이 됩니다. 이 보고서는 추세를 파악하는 데 도움을 주며, 주의가 필요한 부분을 명확히 보여줍니다.
이는 비용 관리에 있어 매우 중요한 요소입니다.
노인 요양 시설 분기별 보고 (Q30)
현재 저희는 노인 요양 시설 고객사를 위한 제30분기 보고서를 발표할 수 있도록 최종 마무리 작업 중입니다. 이 보고서는 분기별 비용 절감 현황을 상세히 기술하고, 구매 동향을 분석하며, 계약 조건에 따른 가격 변동과 같은 이상 징후를 파악하고, 시정 조치를 위한 권고 사항과 제안을 제시합니다.
이러한 보고서를 직접 발표하면 흥미롭고 심도 있는 논의가 이루어지며, 이는 전략적 의사결정을 뒷받침하고 내부 보고 자료로 활용됩니다. 지금까지 30분기 동안 이러한 보고서를 작성해 왔음에도 불구하고, 우리는 여전히 비용 절감 기회를 지속적으로 발굴하고 있습니다.
보고서를 재무팀에 제출한 후에는, 주방장님과도 시간을 내어 이야기를 나누며 현재 상황을 보고해 드립니다.
노인 요양 시설 입찰 서류 작성
공급업체 계약 변경에 따라, 해당 노인 요양 시설은 식자재 공급 분야에서 추가적인 비용 절감 가능성을 파악하기 위해 모든 식품 품목에 대한 포괄적인 시장 조사를 요청했습니다. 시장 상황이 지속적으로 변화하고 있으며 지난번 시장 조사 이후 상당한 시간이 경과한 점을 고려할 때, 지금이 바로 이 조사를 진행하기에 적절한 시기입니다. 이에 따라, 선정된 공급업체에 발송할 입찰 서류 준비를 시작합니다.
새로운 산업용 소모품 카테고리 프로젝트
최근 계약을 체결한 한 고객사가 광범위한 비용 관리 계획의 일환으로 두 가지 산업 부문에서 비용 절감 방안을 모색해 달라고 저희에게 의뢰했습니다. 첫 단계는 지난 12개월간의 총계정원장 데이터를 검토하여 관련 공급업체를 모두 파악하는 것인데, 이 작업만으로도 시작 단계에서 꽤 흥미로운 전반적인 통찰력을 얻을 수 있습니다.
300여 개 이상의 공급업체가 참여함에 따라 데이터 수집 과정은 방대할 것이며, 우선 엄청난 양의 PDF 청구서에서 핵심 정보를 추출해 엑셀로 옮긴 뒤, 다시 Power BI로 전송해야 합니다. 막대한 업무량에도 불구하고, 포괄적인 비용 분석을 수행하기 위해서는 이러한 초기 단계가 필수적입니다.
비용 관리에서 모니터링의 중요성
지난 한 달 동안 업무의 대부분을 차지했던 모니터링 단계로 돌아가 보자면, 프로젝트의 이 단계는 분석 및 입찰 단계 못지않게, 어쩌면 그보다 더 중요할 수도 있습니다. 바로 이 단계에서 우리는 그동안 기울인 모든 노력이 결실을 맺고 지속 가능하도록 보장합니다. ERA 그룹에서는 모니터링 단계를 최대 3년 동안 진행합니다. 또한 이 단계에서 추가적인 통찰력과 벤치마킹이 본격적으로 활용되기 시작합니다.
지난 한 달 동안 업무의 대부분을 차지했던 모니터링 단계로 돌아가 보자면, 프로젝트의 모니터링 단계는 분석 및 입찰 단계만큼이나, 아니 그 이상으로 중요하다.
지속적인 모니터링을 통해 고객이 합의된 가격과 서비스를 제대로 받고 있는지 확인하며, 고객과 공급업체 간에 발생할 수 있는 문제를 해결합니다. 과거에 발생했던 문제의 예로는 다음과 같은 것들이 있습니다:
- 공급업체가 잘못된 가격 파일을 업로드했는데, 이는 분기별 검토 과정에서야 비로소 발견되었으며, 그렇지 않았다면 전혀 눈치채지 못했을 수도 있었다.
- 계약 품목 목록에서 실수로 제외된 품목들이 계약 외 요율로 청구되어, 시간이 지남에 따라 상당한 과다 지불이 발생했습니다.
모든 당사자가 최선을 다하더라도 실수는 어쩔 수 없이 발생하기 마련입니다.
ERA 그룹의 성과 기반 수수료 체계
또한 ERA 그룹의 실제 수수료는 이러한 분기별 보고 단계에서 결정됩니다. 프로젝트 초기에는 수수료 구조가 절감액의 일정 비율로 합의되지만, 실제 지급액은 분기별 보고 기간 동안 산출된 실제 절감액을 기준으로 계산되기 시작합니다.
기존의 컨설팅 모델과 달리, 당사의 접근 방식은 프로젝트 기간에 걸쳐 비용을 분할하여 지불하는 방식입니다. 이를 통해 실현된 비용 절감분을 통해 자체 자금을 조달함으로써, 고객의 현금 흐름에 미치는 영향을 최소화합니다. 물론, 비용 절감 효과가 없다면 수수료도 발생하지 않으며, 프로젝트는 해당 단계까지 진행되지 않습니다.
앞으로 몇 달 동안 데이터 수집, 분석, 실행을 거쳐 모니터링 단계로 넘어가는 과정에서 추가 소식을 전해 드릴 수 있기를 기대합니다.
