Ο Όμιλος ERA βοηθά την οργάνωση Catholic Charities του Ντένβερ να διαθέσει εκατομμύρια δολάρια για την αποστολή της

Ο Πελάτης

Catholic Charities of Denver shelters, feeds, houses, educates, counsels, and provides emergency assistance and critical services to people in Northern Colorado. As one of the largest of Catholic Charities’ 167 chapters across the United States, Catholic Charities of Denver’s work focuses on a wide spectrum of ministries: including affordable housing; early childhood education; as well as shelter, women, senior, family, kinship, parish, community, and counseling services.

Τον τελευταίο χρόνο, το CCD εξυπηρέτησε περισσότερους από 53.000 ανθρώπους, παρείχε στέγη για περισσότερες από 125.000 διανυκτερεύσεις και σέρβιρε 400.000 γεύματα. Ο οργανισμός λειτουργεί με ετήσιο προϋπολογισμό 60 εκατομμυρίων δολαρίων και απασχολεί περίπου 600 υπαλλήλους.

Η πρόκληση

Η έλλειψη κεντρικά διαχειριζόμενων εσωτερικών ανθρώπινων πόρων και πρακτικών εξωτερικής προμήθειας εμπόδισε την CCD να επεκτείνει τις υπηρεσίες της, να ενοποιήσει τους προμηθευτές της, να αυξήσει την αποδοτικότητα — και να εξοικονομήσει χρήματα.

Το τμήμα στέγασης της CCD (Archdiocesan Housing, Inc. («AHI»)) αντιπροσωπεύει περίπου το ήμισυ του συνόλου των υπηρεσιών που προσφέρει ο οργανισμός κάθε χρόνο. Η AHI διαθέτει 30 ακίνητα με 1.700 κατοικίες, που εξυπηρετούν περίπου 3.500 κατοίκους. Η διαχείριση των εγκαταστάσεων αποτελεί μία από τις βασικότερες δαπάνες του τμήματος και απασχολεί πολλούς εσωτερικούς πόρους, όπως τεχνικούς συντήρησης, επιστάτες, φύλακες, οικιακούς βοηθούς και άλλους. Ο οργανισμός συνεργάζεται επίσης με αρκετές εκατοντάδες εξωτερικούς παρόχους υπηρεσιών για υπηρεσίες συντήρησης που σχετίζονται με τα ακίνητα.

Like many nonprofits, CCD operates without a centralized procurement function that looks across the entirety of the organization and see where scale, vendor consolidation, and buying power could be employed to save money and increase efficiency and services. CFO Phil Vottiero knew Catholic Charities of Denver would benefit from such a function, but he realized it might need to come from outside the organization.

Η λύση

Η ERA δημιούργησε ένα υβριδικό μοντέλο διαχείρισης εσωτερικών εγκαταστάσεων για την εποπτεία των προμηθευτών και του εσωτερικού προσωπικού, διατηρώντας παράλληλα αυστηρά πρότυπα εξυπηρέτησης.

In late 2020, Vottiero brought in ERA Group. ERA Group's charge was to look at the totality of agency spending and create different workflows allowing CCD to evaluate its spending across many areas, with housing chief among them.

“To have an expert such as ERA come in and be that independent viewpoint, that separate review, allowed us to take a look at how spending was being done and where we were missing opportunities—something we would never have been able to achieve on our own,” says Phil Votterio.

Ο Όμιλος ERA διαπίστωσε ότι η μείωση των δαπανών για εξωτερικούς προμηθευτές αποτελούσε μόνο ένα μέρος των δυνατοτήτων που υπήρχαν. Εκτός από την εκπόνηση ενός σχεδίου για την καλύτερη διαχείριση των προμηθευτών, αποφάσισαν να εξετάσουν το εσωτερικό εργατικό δυναμικό της CCD, προκειμένου να επιτύχουν ουσιαστικά αποτελέσματα.

Η CCD ήταν απόλυτα προσηλωμένη στο να φροντίζει τους υπαλλήλους της, οπότε η ανάθεση σε τρίτους δεν αποτέλεσε ποτέ επιλογή. Ήταν επίσης κατηγορηματική ως προς το ότι έπρεπε να διατηρηθεί το πολύ υψηλό επίπεδο εξυπηρέτησης στο οποίο είχαν συνηθίσει οι ένοικοι.

Η ERA σχεδίασε ένα υβριδικό μοντέλο για τον οργανισμό — ένα «έργο ολοκληρωμένων εγκαταστάσεων» — στο πλαίσιο του οποίου θα μεγιστοποιούνταν η αξιοποίηση του προσωπικού σε ολόκληρο τον οργανισμό, ενώ η διαχείριση των προμηθευτών θα συγκεντρωνόταν σε έναν εξωτερικό διαχειριστή ολοκληρωμένων εγκαταστάσεων («IFM»). Κανένας υπάλληλος δεν θα απολυόταν ούτε θα μετακινούταν.

As turnover occurs – the IFM – in coordination with CCD will evaluate the position and determines whether such a role needs to be replaced or simply supplemented with service hours provided by the IFM. This long-range plan honored all the organization’s commitments to staff while allowing for a much more efficient and cost-effective model over time.

Η ERA συνέβαλε στην πρόσληψη του κατάλληλου υπεύθυνου διαχείρισης εγκαταστάσεων, ο οποίος θα αναλάβει όλες τις καθημερινές εργασίες συντήρησης σε συνεργασία τόσο με το προσωπικό όσο και με τους προμηθευτές, καθώς και τη διαχείριση των έργων κεφαλαιουχικών δαπανών.

“It is an evolving savings program because we’ve got a dynamic component —people—that we’re trying to recalibrate so we can start to achieve some of these greater savings," says Vottiero. "ERA has been looking at this in a unique way. We’re seeing how there’s an efficiency gain to be had, as well as how repositioning job responsibilities and being able to look across properties and business entities can recast the picture. I’d never been able to do that before.”

Το αποτέλεσμα

Η CCD βρίσκεται σε θέση να επιτύχει μέγιστη αποδοτικότητα και ετήσια εξοικονόμηση άνω του 30% μόνο στο υπουργείο στέγασης, γεγονός που την ώθησε να ζητήσει από την ERA να επεκτείνει τη δράση της σε ολόκληρο τον οργανισμό.

Κατόπιν αιτήματος του Vottiero, η ERA δημιούργησε ένα γενικό πρόγραμμα που καλύπτει όλα τα υπουργεία, με στόχο την επίτευξη οικονομικών εξοικονομήσεων και βελτίωσης της αποδοτικότητας.

“If we do not steward what we are given judiciously, beyond wasting money, resources and energy, we are running counter to what we’re called to do, which is to take what we’re given and utilize it at its maximum efficiency,” says Vottiero.

Κάθε δολάριο που εξοικονομεί η CCD της επιτρέπει να βοηθήσει περισσότερους ανθρώπους που έχουν ανάγκη σε όλα τα προγράμματα της. Μόνο μέσω του έργου των ενοποιημένων εγκαταστάσεων, η Catholic Charities of Denver αναμένεται να εξοικονομήσει περισσότερα από 30 εκατομμύρια δολάρια σε διάστημα 10 ετών.

“ERA is a partner, not a vendor,” Vottiero says. “I can’t emphasize that enough. We’ve all worked with many consultants and contractors in our day, and there are more than many that create more work than they solve. What ERA did from the outset was to create a model that was easy to follow, did not burden any one individual or area, and allowed us to move forward across a wide array of projects.”

“ERA provided us a huge opportunity to further our mission by taking the resources we have been given and allowing us to redeploy savings into additional high-impact programming.”

"If we do not steward what we are given judiciously, beyond wasting money, resources and energy, we are running counter to what we’re called to do, which is to take what we’re given and utilize it at its maximum efficiency." [Phil Votterio, CFO of Catholic Charities of Denver]