Ο Όμιλος ERA βοηθά την οργάνωση Catholic Charities του Ντένβερ να διαθέσει εκατομμύρια δολάρια για την αποστολή της

Ο πελάτης

Ο οργανισμός Catholic Charities of Denver προσφέρει καταφύγιο, σίτιση, στέγαση, εκπαίδευση και συμβουλευτική υποστήριξη, καθώς και επείγουσα βοήθεια και βασικές υπηρεσίες σε ανθρώπους στο Βόρειο Κολοράντο.

Ως ένα από τα μεγαλύτερα από τα 167 παραρτήματα της Catholic Charities σε ολόκληρες τις Ηνωμένες Πολιτείες, το έργο της Catholic Charities του Ντένβερ επικεντρώνεται σε ένα ευρύ φάσμα δραστηριοτήτων: μεταξύ άλλων, στην παροχή προσιτής στέγασης, στην προσχολική εκπαίδευση, καθώς και σε υπηρεσίες στέγασης, υποστήριξης γυναικών, ηλικιωμένων, οικογενειών, συγγενών, ενοριών, κοινοτήτων και ψυχολογικής υποστήριξης.

Τον τελευταίο χρόνο, το CCD εξυπηρέτησε περισσότερους από 53.000 ανθρώπους, παρείχε στέγη για περισσότερες από 125.000 διανυκτερεύσεις και σέρβιρε 400.000 γεύματα. Ο οργανισμός λειτουργεί με ετήσιο προϋπολογισμό 60 εκατομμυρίων δολαρίων και απασχολεί περίπου 600 υπαλλήλους.

Η πρόκληση

Η έλλειψη κεντρικά διαχειριζόμενων εσωτερικών ανθρώπινων πόρων και πρακτικών εξωτερικής προμήθειας εμπόδισε την CCD να επεκτείνει τις υπηρεσίες της, να ενοποιήσει τους προμηθευτές της, να αυξήσει την αποδοτικότητα — και να εξοικονομήσει χρήματα.

Το τμήμα στέγασης της CCD (Archdiocesan Housing, Inc. («AHI»)) αντιπροσωπεύει περίπου το ήμισυ του συνόλου των υπηρεσιών που προσφέρει ο οργανισμός κάθε χρόνο. Η AHI διαθέτει 30 ακίνητα με 1.700 κατοικίες, που εξυπηρετούν περίπου 3.500 κατοίκους. Η διαχείριση των εγκαταστάσεων αποτελεί μία από τις βασικότερες δαπάνες του τμήματος και απασχολεί πολλούς εσωτερικούς πόρους, όπως τεχνικούς συντήρησης, επιστάτες, φύλακες, οικιακούς βοηθούς και άλλους. Ο οργανισμός συνεργάζεται επίσης με αρκετές εκατοντάδες εξωτερικούς παρόχους υπηρεσιών για υπηρεσίες συντήρησης που σχετίζονται με τα ακίνητα.

Όπως πολλές μη κερδοσκοπικές οργανώσεις, η CCD λειτουργεί χωρίς μια κεντρική υπηρεσία προμηθειών που να έχει συνολική εικόνα του οργανισμού και να εντοπίζει τους τομείς όπου η οικονομία κλίμακας, η ενοποίηση προμηθευτών και η αγοραστική δύναμη θα μπορούσαν να αξιοποιηθούν για την εξοικονόμηση πόρων και τη βελτίωση της αποδοτικότητας και των παρεχόμενων υπηρεσιών. Ο οικονομικός διευθυντής Phil Vottiero γνώριζε ότι η Catholic Charities of Denver θα επωφελούνταν από μια τέτοια υπηρεσία, αλλά συνειδητοποίησε ότι ίσως θα έπρεπε να προέλθει από έξω από τον οργανισμό.

Η λύση

Η ERA δημιούργησε ένα υβριδικό μοντέλο διαχείρισης εσωτερικών εγκαταστάσεων για την εποπτεία των προμηθευτών και του εσωτερικού προσωπικού, διατηρώντας παράλληλα αυστηρά πρότυπα εξυπηρέτησης.

Στα τέλη του 2020, η Vottiero ανέθεσε την υπόθεση στην ERA Group. Η ERA Group ανέλαβε να εξετάσει το σύνολο των δαπανών της εταιρείας και να δημιουργήσει διαφορετικές ροές εργασιών, ώστε η CCD να μπορεί να αξιολογεί τις δαπάνες της σε πολλούς τομείς, με τον τομέα της στέγασης να βρίσκεται στην πρώτη θέση.

«Η συμμετοχή ενός ειδικού όπως η ERA, που προσέφερε μια ανεξάρτητη άποψη και μια ξεχωριστή αξιολόγηση, μας επέτρεψε να εξετάσουμε τον τρόπο με τον οποίο γίνονταν οι δαπάνες και να εντοπίσουμε τις ευκαιρίες που χανόμασταν — κάτι που δεν θα μπορούσαμε ποτέ να επιτύχουμε μόνοι μας.» — Phil Vottiero, Οικονομικός Διευθυντής, Catholic Charities of Denver

Ο Όμιλος ERA διαπίστωσε ότι η μείωση των δαπανών για εξωτερικούς προμηθευτές αποτελούσε μόνο ένα μέρος των δυνατοτήτων που υπήρχαν. Εκτός από την εκπόνηση ενός σχεδίου για την καλύτερη διαχείριση των προμηθευτών, αποφάσισαν να εξετάσουν το εσωτερικό εργατικό δυναμικό της CCD, προκειμένου να επιτύχουν ουσιαστικά αποτελέσματα.

Η CCD ήταν απόλυτα προσηλωμένη στο να φροντίζει τους υπαλλήλους της, οπότε η ανάθεση σε τρίτους δεν αποτέλεσε ποτέ επιλογή. Ήταν επίσης κατηγορηματική ως προς το ότι έπρεπε να διατηρηθεί το πολύ υψηλό επίπεδο εξυπηρέτησης στο οποίο είχαν συνηθίσει οι ένοικοι.

Η ERA σχεδίασε ένα υβριδικό μοντέλο για τον οργανισμό — ένα «έργο ολοκληρωμένων εγκαταστάσεων» — στο πλαίσιο του οποίου θα μεγιστοποιούνταν η αξιοποίηση του προσωπικού σε ολόκληρο τον οργανισμό, ενώ η διαχείριση των προμηθευτών θα συγκεντρωνόταν σε έναν εξωτερικό διαχειριστή ολοκληρωμένων εγκαταστάσεων («IFM»). Κανένας υπάλληλος δεν θα απολυόταν ούτε θα μετακινούταν.

Όταν προκύπτει κενή θέση – το IFM, σε συντονισμό με το CCD, θα αξιολογεί την κατάσταση και θα αποφασίζει αν η συγκεκριμένη θέση πρέπει να καλυφθεί με νέο προσωπικό ή απλώς να συμπληρωθεί με ώρες εργασίας που παρέχει το IFM. Αυτό το μακροπρόθεσμο σχέδιο τήρησε όλες τις δεσμεύσεις του οργανισμού έναντι του προσωπικού, ενώ παράλληλα επέτρεψε την εφαρμογή ενός πολύ πιο αποδοτικού και οικονομικά αποτελεσματικού μοντέλου με την πάροδο του χρόνου.

Η ERA συνέβαλε στην πρόσληψη του κατάλληλου υπεύθυνου διαχείρισης εγκαταστάσεων, ο οποίος θα αναλάβει όλες τις καθημερινές εργασίες συντήρησης σε συνεργασία τόσο με το προσωπικό όσο και με τους προμηθευτές, καθώς και τη διαχείριση των έργων κεφαλαιουχικών δαπανών.

«Πρόκειται για ένα πρόγραμμα εξοικονόμησης που εξελίσσεται, καθώς διαθέτουμε μια δυναμική συνιστώσα —τους ανθρώπους— την οποία προσπαθούμε να αναπροσαρμόσουμε, ώστε να αρχίσουμε να επιτυγχάνουμε μερικές από αυτές τις μεγαλύτερες εξοικονομήσεις. Η ERA έχει προσεγγίσει το θέμα αυτό με έναν μοναδικό τρόπο. Βλέπουμε πώς μπορεί να επιτευχθεί αύξηση της αποδοτικότητας, καθώς και πώς η αναδιάταξη των αρμοδιοτήτων των θέσεων εργασίας και η δυνατότητα να εξετάζουμε συνολικά τις ιδιοκτησίες και τις επιχειρηματικές οντότητες μπορούν να αλλάξουν την εικόνα. Ποτέ πριν δεν ήμουν σε θέση να το κάνω αυτό.» — Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver

Το αποτέλεσμα

Η CCD βρίσκεται σε θέση να επιτύχει μέγιστη αποδοτικότητα και ετήσια εξοικονόμηση άνω του 30% μόνο στο υπουργείο στέγασης, γεγονός που την ώθησε να ζητήσει από την ERA να επεκτείνει τη δράση της σε ολόκληρο τον οργανισμό.

Κατόπιν αιτήματος του Vottiero, η ERA δημιούργησε ένα γενικό πρόγραμμα που καλύπτει όλα τα υπουργεία, με στόχο την επίτευξη οικονομικών εξοικονομήσεων και βελτίωσης της αποδοτικότητας.

«Αν δεν διαχειριζόμαστε με σύνεση ό,τι μας έχει δοθεί, πέρα από το να σπαταλάμε χρήματα, πόρους και ενέργεια, ενεργούμε αντίθετα προς το καθήκον που μας έχει ανατεθεί, το οποίο είναι να αξιοποιούμε ό,τι μας δίνεται με τη μέγιστη δυνατή αποδοτικότητα.» — Φιλ Βοτιέρο, Οικονομικός Διευθυντής, Catholic Charities of Denver

Κάθε δολάριο που εξοικονομεί η CCD της επιτρέπει να βοηθήσει περισσότερους ανθρώπους που έχουν ανάγκη σε όλα τα προγράμματα της. Μόνο μέσω του έργου των ενοποιημένων εγκαταστάσεων, η Catholic Charities of Denver αναμένεται να εξοικονομήσει περισσότερα από 30 εκατομμύρια δολάρια σε διάστημα 10 ετών.

Συνολική ετήσια εξοικονόμηση: 1.116.000 δολάρια

• IFM: 620.000 δολάρια
• Συντήρηση/επισκευές: 116.000 δολάρια
• Υπηρεσίες εστίασης: 103.600 δολάρια
• Τηλεπικοινωνίες: 93.600 δολάρια
• Διαχείριση αποβλήτων: 56.700 δολάρια
• Είδη γραφείου και καθαρισμού: 54.000 δολάρια
• Ενέργεια/δημόσιες υπηρεσίες: 30.700 δολάρια
• Τεχνολογία πληροφοριών: 30.000 δολάρια
• Έντυπα και διαφημιστικό υλικό: 11.400 δολάρια

«Η ERA είναι συνεργάτης, όχι απλός προμηθευτής. Δεν μπορώ να το τονίσω αρκετά αυτό. Όλοι έχουμε συνεργαστεί με πολλούς συμβούλους και εργολάβους στη διάρκεια της καριέρας μας, και υπάρχουν περισσότεροι από αρκετοί που δημιουργούν περισσότερα προβλήματα από όσα λύνουν. Αυτό που έκανε η ERA από την αρχή ήταν να δημιουργήσει ένα μοντέλο που ήταν εύκολο να ακολουθηθεί, δεν επιβάρυνε κανένα άτομο ή τομέα και μας επέτρεψε να προχωρήσουμε σε ένα ευρύ φάσμα έργων. Η ERA μας παρείχε μια τεράστια ευκαιρία να προωθήσουμε την αποστολή μας, αξιοποιώντας τους πόρους που μας έχουν δοθεί και επιτρέποντάς μας να αναδιανείμουμε τις εξοικονομήσεις σε πρόσθετα προγράμματα υψηλού αντίκτυπου.» — Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver