Bildung ohne Kompromisse: Wie das Chisholm Institute mit der ERA Group 2,25 Millionen Dollar einsparen konnte

Steigende Kosten, sinkende Einnahmen

Der australische Berufsbildungssektor, darunter auch das Chisholm Institute, steht vor einer kritischen finanziellen Herausforderung. Der Rückgang der Einnahmen aus dem Auslandsstudiengeschäft und die Unsicherheit hinsichtlich der staatlichen Finanzierung haben einen dringenden Bedarf an Lösungen für das Kostenmanagement geschaffen.

So hatte das Institut beispielsweise Schwierigkeiten, die steigenden Kosten für Versorgungsleistungen und Telekommunikation zu bewältigen, die einen erheblichen Teil seines Budgets verschlangen.

Gleichzeitig stiegen die Betriebskosten. Von den Versorgungskosten über die Reprografie und Reinigungsmittel bis hin zur Telekommunikation – die laufenden Kosten für den Betrieb mehrerer Standorte untergruben die finanzielle Stabilität.

Der Vorstand gab eine klare Vorgabe: Die finanzielle Eigenständigkeit soll gestärkt werden. Der neu ernannte Finanzvorstand benötigte umgehend Sicherheit sowie fachliche Expertise, um die Ausgaben in verschiedenen Bereichen zu überprüfen – eine Aufgabe, für die den internen Teams weder die Zeit noch die Kapazitäten zur Verfügung standen.

Da wandte sich Chisholm an die ERA Group.

Kosten, die sich vor aller Augen verbergen

Die indirekten Kosten von Chisholm verteilten sich auf neun Kategorien: Strom, Telekommunikation, Industriegase, Reinigungsmittel, Uniformen und PSA, Reprografie, Büromaterial, Aktenverwaltung und Reisekosten.

Auf den ersten Blick schien alles unter Kontrolle zu sein. Doch ohne systematisches Benchmarking führten Abweichungen bei den Lieferantenpreisen, uneinheitliche Verträge und Ineffizienzen bei den Technologieplattformen dazu, dass versteckte Mehrausgaben die Budgets belasteten.

Die Herausforderung war zweierlei:

• Erzielen Sie schnelle und erhebliche Kosteneinsparungen.
• Prozesse und Lieferantenvereinbarungen stärken, um die Servicequalität zu sichern und die Geschäftskontinuität zu gewährleisten.

Erkenntnisse in Taten umsetzen

Das Team der ERA Group unter der Leitung von Hauptberater Tim Woods führte eine umfassende Analyse der wichtigsten Kostenkategorien durch und stellte damit seine gründliche Vorgehensweise und seine Fachkompetenz im Kostenmanagement unter Beweis.

Daten und Benchmarking: Die Preise und Vertragsbedingungen der Lieferanten wurden mit Marktbenchmarks verglichen, wodurch Lücken und Unstimmigkeiten aufgedeckt wurden.

Technologie und Prozesse: ERA identifizierte veraltete Systeme und Plattformen, die die Transparenz und die Einhaltung von Vorschriften beeinträchtigten.

Lieferantenrationalisierung: Verträge wurden gestrafft, Lieferanten konsolidiert und Konditionen neu verhandelt, um die Wettbewerbsfähigkeit und Qualität zu verbessern.

CSR und Kontinuität: Bei sensiblen Produktkategorien wie Uniformen und PSA stellte ERA die Einhaltung der institutionellen Standards sicher und sorgte gleichzeitig für ein besseres Preis-Leistungs-Verhältnis.

Eine besonders komplexe Herausforderung ergab sich im Bereich Telekommunikation und Versorgungsleistungen. Durch die Vielzahl von Altverträgen, die sich über mehrere Standorte erstreckten, waren die Kosten undurchsichtig und schwer zu verwalten. ERA konsolidierte die Verträge, führte klarere Strukturen ein und handelte günstigere Konditionen aus. Das Ergebnis waren nicht nur finanzielle Einsparungen, sondern auch eine vereinfachte Verwaltung für den Finanzvorstand und das Beschaffungsteam.

ERA übernahm durchgehend die operativen Übergänge. Da die Zusammenarbeit mit den Lieferanten und die Vertragsübergaben direkt von ERA verwaltet wurden, erforderte das Projekt nur minimalen Aufwand seitens der Geschäftsleitung und der Mitarbeiter von Chisholm – ein entscheidender Faktor, um den Fokus auf die Bildungsangebote zu behalten. Der Finanzvorstand und das Beschaffungsteam spielten in diesem Prozess eine Schlüsselrolle und lieferten wertvolle Erkenntnisse und Rückmeldungen.

2,25 Millionen Dollar eingespart, durchschnittliche Einsparung von über 30 %

ERA erzielte in neun Kategorien durchschnittlich Einsparungen von über 30 %, was jährlichen Einsparungen in Höhe von 2,25 Millionen Dollar entspricht.

Die Aufschlüsselung der Ergebnisse umfasste:

• In einigen Kategorien sind Einsparungen von bis zu 55 % möglich.
• In anderen Fällen waren die Ergebnisse mit 15 % zwar bescheidener, aber dennoch aussagekräftig.
• Eine insgesamt solidere und nachhaltigere Kostenbasis, die sich im Rahmen der Überwachung durch ERA über einen Zeitraum von 24 Monaten bestätigt hat.

„Wir konnten zudem in nahezu jeder Ausgabenkategorie verbesserte Prozesse, eine höhere Lieferqualität, optimierte Lieferantenvereinbarungen und modernere Technologieplattformen einführen. All dies gelang mit minimalem Zeitaufwand für das Management und die Mitarbeiter des Unternehmens, was den Prozess für sie sehr vereinfachte.“ – Tim Woods, Principal Consultant, ERA Group

Die Lösungen von ERA brachten nicht nur erhebliche Einsparungen mit sich, sondern auch etwas weniger Greifbares, aber ebenso Wertvolles: Gewissheit. Der Finanzvorstand und der Vorstand hatten nun die Gewissheit, dass die Kosten transparent waren, unter Kontrolle standen und strategisch gesteuert wurden, was sie von der Last finanzieller Unsicherheit befreite und ihnen ein Gefühl der Sicherheit vermittelte.

Langfristiger Wert: Sicherheit, nicht nur Einsparungen

Die fortwährende Rolle von ERA ist ein Beleg für unser Engagement für die finanzielle Stabilität von Chisholm. Durch die Überwachung der Lieferantenleistung, die Überprüfung von Einsparungen und die Berichterstattung an die Geschäftsleitung sorgt ERA dafür, dass Chisholm trotz externer Unsicherheiten finanziell stabil bleibt, vermittelt ein Gefühl der Sicherheit und stärkt das Vertrauen in die Zukunft des Instituts.

Das Projekt hat es der Geschäftsleitung zudem ermöglicht, sich auf die Kernaufgabe von Chisholm zu konzentrieren – nämlich eine qualitativ hochwertige Ausbildung anzubieten –, anstatt sich in Fragen der Kostenkontrolle zu verstricken, was ein Gefühl der Erleichterung und Zuversicht hinsichtlich der Zukunft des Instituts vermittelt.

Die Umgestaltung hat:

• Größere finanzielle Unabhängigkeit.
• Verbesserte Transparenz und Einhaltung von Vorschriften bei Lieferanten.
• Vereinfachte Abläufe und geringerer Verwaltungsaufwand.
• Gewährleistung der Servicequalität bei gleichzeitiger Realisierung erheblicher Einsparungen.

„Abgesehen von den finanziellen Einsparungen ist der größte Vorteil die Gewissheit, dass die Kosten transparent sind, unter Kontrolle stehen und strategisch gesteuert werden.“ – Leitung des Chisholm Institute

In Bildung investieren durch Kostenkontrolle

Für das Chisholm Institute hat die Partnerschaft mit ERA gezeigt, dass Kosteneinsparungen und Bildungsqualität Hand in Hand gehen können. Durch die strategische Optimierung der indirekten Kosten hat ERA jährliche Einsparungen in Millionenhöhe erzielt und gleichzeitig die Prozesse langfristig gestärkt.

Mit Einsparungen in Höhe von 2,25 Millionen Dollar, einer durchschnittlichen Kostensenkung von über 30 % und einem gestärkten Vertrauen in die Führung kann das Institut nun mehr Ressourcen für seine Studierenden und seinen Auftrag einsetzen.

Für Führungskräfte im Bildungswesen, die mit ähnlichen Herausforderungen konfrontiert sind, ist die Erkenntnis klar: In jeder Organisation gibt es verborgene Chancen. ERA entdeckt sie, erschließt sie und sorgt dafür, dass sie Bestand haben.