Die ERA Group unterstützt die „Catholic Charities of Denver“ dabei, Millionenbeträge wieder in ihre Arbeit zu investieren

Der Kunde

Die „Catholic Charities of Denver“ bieten Menschen im Norden Colorados Unterkunft, Verpflegung, Wohnraum, Bildungsangebote, Beratung sowie Nothilfe und wichtige Dienstleistungen.

Als einer der größten der 167 Ortsverbände von Catholic Charities in den Vereinigten Staaten konzentriert sich die Arbeit von Catholic Charities of Denver auf ein breites Spektrum an Hilfsangeboten: Dazu gehören bezahlbarer Wohnraum, frühkindliche Bildung sowie Unterkünfte, Frauenhilfe, Seniorenhilfe, Familienhilfe, Hilfe für Verwandtschaftsgemeinschaften, Gemeindearbeit, Nachbarschaftshilfe und Beratungsdienste.

Im vergangenen Jahr hat CCD mehr als 53.000 Menschen betreut, über 125.000 Übernachtungsplätze bereitgestellt und 400.000 Mahlzeiten ausgegeben. Die Organisation verfügt über ein Jahresbudget von 60 Millionen Dollar und beschäftigt rund 600 Mitarbeiter.

Die Herausforderung

Da es an zentralisierten internen Personalressourcen und externen Beschaffungsmaßnahmen mangelte, war es CCD nicht möglich, seine Dienstleistungen auszuweiten, Lieferanten zu konsolidieren, die Effizienz zu steigern – und Kosten einzusparen.

Der Wohnungsbau-Bereich der CCD (Archdiocesan Housing, Inc. („AHI“)) macht etwa die Hälfte aller Dienstleistungen aus, die die Organisation jährlich erbringt. AHI umfasst 30 Immobilien mit 1.700 Wohneinheiten, in denen etwa 3.500 Bewohner leben. Das Facility Management ist einer der größten Kostenfaktoren innerhalb dieses Bereichs und bindet zahlreiche interne Ressourcen, darunter Wartungstechniker, Hausmeister, Reinigungskräfte und andere Mitarbeiter. Die Organisation arbeitet zudem mit mehreren hundert externen Dienstleistern für immobilienbezogene Instandhaltungsleistungen zusammen.

Wie viele gemeinnützige Organisationen verfügt auch CCD nicht über eine zentrale Beschaffungsstelle, die den gesamten Organisationsbereich im Blick hat und ermittelt, wo durch Skaleneffekte, Lieferantenkonsolidierung und Kaufkraft Einsparungen erzielt sowie die Effizienz und das Dienstleistungsangebot verbessert werden könnten. Finanzvorstand Phil Vottiero war sich bewusst, dass Catholic Charities of Denver von einer solchen Funktion profitieren würde, erkannte jedoch, dass diese möglicherweise von außerhalb der Organisation kommen müsste.

Die Lösung

ERA hat ein hybrides internes Facility-Management-Modell entwickelt, um sowohl externe Dienstleister als auch interne Mitarbeiter zu koordinieren und dabei strenge Servicestandards einzuhalten.

Ende 2020 beauftragte Vottiero die ERA Group. Die Aufgabe der ERA Group bestand darin, die gesamten Ausgaben der Behörde zu untersuchen und verschiedene Arbeitsabläufe zu entwickeln, die es CCD ermöglichen, seine Ausgaben in vielen Bereichen zu bewerten, wobei der Wohnungsbau im Vordergrund stand.

„Durch die Hinzuziehung eines Experten wie ERA, der eine unabhängige Perspektive einbrachte und eine externe Überprüfung durchführte, konnten wir uns einen Überblick darüber verschaffen, wie die Mittel eingesetzt wurden und wo uns Chancen entgingen – etwas, das wir alleine niemals hätten erreichen können.“ – Phil Vottiero, Finanzvorstand, Catholic Charities of Denver

Die ERA Group kam zu dem Schluss, dass die Senkung der Ausgaben für externe Lieferanten nur einen Teil des Potenzials ausmachte. Neben der Ausarbeitung eines Plans für ein besseres Lieferantenmanagement beschlossen sie, auch die interne Belegschaft von CCD unter die Lupe zu nehmen, um wirklich etwas zu bewirken.

CCD legte größten Wert darauf, seinen Mitarbeitern gerecht zu werden, weshalb eine Auslagerung an Dritte nie zur Debatte stand. Das Unternehmen bestand zudem darauf, dass das sehr hohe Serviceniveau, an das sich die Bewohner gewöhnt hatten, beibehalten werden musste.

ERA entwickelte ein Hybridmodell für die Organisation – ein „integriertes Facility-Management-Projekt“ –, bei dem der Einsatz der Mitarbeiter behördenweit optimiert und das Lieferantenmanagement bei einem externen integrierten Facility-Manager („IFM“) zentralisiert werden sollte. Es sollten keine Mitarbeiter entlassen oder versetzt werden.

Bei Personalwechseln wird das IFM in Abstimmung mit dem CCD die jeweilige Stelle prüfen und entscheiden, ob diese neu besetzt oder lediglich durch Dienststunden des IFM ergänzt werden muss. Dieser langfristige Plan hielt alle Verpflichtungen der Organisation gegenüber den Mitarbeitern ein und ermöglichte gleichzeitig im Laufe der Zeit ein wesentlich effizienteres und kostengünstigeres Modell.

ERA half dabei, den richtigen integrierten Facility Manager zu finden, der sowohl die täglichen Instandhaltungsaufgaben in Zusammenarbeit mit Mitarbeitern und Dienstleistern übernimmt als auch Investitionsprojekte leitet.

„Es handelt sich um ein sich weiterentwickelndes Einsparungsprogramm, da wir eine dynamische Komponente haben – die Menschen –, die wir neu ausrichten wollen, damit wir beginnen können, einige dieser größeren Einsparungen zu erzielen. ERA hat sich damit auf einzigartige Weise befasst. Wir erkennen, wie sich Effizienzgewinne erzielen lassen und wie eine Neuzuweisung von Aufgaben sowie die Fähigkeit, über Standorte und Geschäftseinheiten hinweg zu blicken, das Gesamtbild verändern können. Das war mir zuvor noch nie möglich.“ – Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver

Das Ergebnis

CCD ist in der Lage, allein im Wohnungsbauministerium maximale Effizienzsteigerungen und Einsparungen von über 30 % pro Jahr zu erzielen, was das Ministerium dazu veranlasst hat, die ERA zu bitten, ihre Aktivitäten auf die gesamte Organisation auszuweiten.

Auf Wunsch von Vottiero hat die ERA ein übergreifendes Programm ins Leben gerufen, das ministeriumsübergreifend umgesetzt wird, um finanzielle Einsparungen und Effizienzsteigerungen zu erzielen.

„Wenn wir das, was uns anvertraut wurde, nicht umsichtig verwalten, verschwenden wir nicht nur Geld, Ressourcen und Energie, sondern handeln auch entgegen unserer Berufung, nämlich das, was uns gegeben wurde, bestmöglich zu nutzen.“ – Phil Vottiero, Finanzvorstand, Catholic Charities of Denver

Jeder Dollar, den CCD einspart, ermöglicht es der Organisation, mehr Menschen in Not in ihren verschiedenen Hilfsbereichen zu unterstützen. Allein durch das Projekt zur Zusammenlegung der Einrichtungen kann Catholic Charities of Denver über einen Zeitraum von zehn Jahren mehr als 30 Millionen Dollar einsparen.

Jährliche Gesamteinsparungen: 1.116.000 $

• IFM: 620.000 $
• Wartung/Reparaturen: 116.000 $
• Gastronomie: 103.600 $
• Telekommunikation: 93.600 $
• Abfallwirtschaft: 56.700 $
• Büro- und Reinigungsbedarf: 54.000 $
• Energie/Versorgung: 30.700 $
• Informationstechnologie: 30.000 Dollar
• Druck- und Werbematerial: 11.400 $

„ERA ist ein Partner, kein Dienstleister. Das kann ich gar nicht genug betonen. Wir alle haben im Laufe der Zeit schon mit vielen Beratern und Auftragnehmern zusammengearbeitet, und es gibt mehr als genug, die mehr Arbeit verursachen, als sie lösen. Was ERA von Anfang an getan hat, war, ein Modell zu entwickeln, das leicht zu befolgen war, keine einzelne Person oder Abteilung überlastete und es uns ermöglichte, eine Vielzahl von Projekten voranzutreiben. ERA bot uns eine großartige Gelegenheit, unsere Mission voranzubringen, indem wir die uns zur Verfügung gestellten Ressourcen nutzten und Einsparungen in zusätzliche, wirkungsvolle Programme umleiten konnten.“ – Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver