Die ERA Group unterstützt die „Catholic Charities of Denver“ dabei, Millionenbeträge wieder in ihre Arbeit zu investieren

Der Kunde

Catholic Charities of Denver shelters, feeds, houses, educates, counsels, and provides emergency assistance and critical services to people in Northern Colorado. As one of the largest of Catholic Charities’ 167 chapters across the United States, Catholic Charities of Denver’s work focuses on a wide spectrum of ministries: including affordable housing; early childhood education; as well as shelter, women, senior, family, kinship, parish, community, and counseling services.

Im vergangenen Jahr hat CCD mehr als 53.000 Menschen betreut, über 125.000 Übernachtungsplätze bereitgestellt und 400.000 Mahlzeiten ausgegeben. Die Organisation verfügt über ein Jahresbudget von 60 Millionen Dollar und beschäftigt rund 600 Mitarbeiter.

Die Herausforderung

Da es an zentralisierten internen Personalressourcen und externen Beschaffungsmaßnahmen mangelte, war es CCD nicht möglich, seine Dienstleistungen auszuweiten, Lieferanten zu konsolidieren, die Effizienz zu steigern – und Kosten einzusparen.

Der Wohnungsbau-Bereich der CCD (Archdiocesan Housing, Inc. („AHI“)) macht etwa die Hälfte aller Dienstleistungen aus, die die Organisation jährlich erbringt. AHI umfasst 30 Immobilien mit 1.700 Wohneinheiten, in denen etwa 3.500 Bewohner leben. Das Facility Management ist einer der größten Kostenfaktoren innerhalb dieses Bereichs und bindet zahlreiche interne Ressourcen, darunter Wartungstechniker, Hausmeister, Reinigungskräfte und andere Mitarbeiter. Die Organisation arbeitet zudem mit mehreren hundert externen Dienstleistern für immobilienbezogene Instandhaltungsleistungen zusammen.

Like many nonprofits, CCD operates without a centralized procurement function that looks across the entirety of the organization and see where scale, vendor consolidation, and buying power could be employed to save money and increase efficiency and services. CFO Phil Vottiero knew Catholic Charities of Denver would benefit from such a function, but he realized it might need to come from outside the organization.

Die Lösung

ERA hat ein hybrides internes Facility-Management-Modell entwickelt, um sowohl externe Dienstleister als auch interne Mitarbeiter zu koordinieren und dabei strenge Servicestandards einzuhalten.

In late 2020, Vottiero brought in ERA Group. ERA Group's charge was to look at the totality of agency spending and create different workflows allowing CCD to evaluate its spending across many areas, with housing chief among them.

“To have an expert such as ERA come in and be that independent viewpoint, that separate review, allowed us to take a look at how spending was being done and where we were missing opportunities—something we would never have been able to achieve on our own,” says Phil Votterio.

Die ERA Group kam zu dem Schluss, dass die Senkung der Ausgaben für externe Lieferanten nur einen Teil des Potenzials ausmachte. Neben der Ausarbeitung eines Plans für ein besseres Lieferantenmanagement beschlossen sie, auch die interne Belegschaft von CCD unter die Lupe zu nehmen, um wirklich etwas zu bewirken.

CCD legte größten Wert darauf, seinen Mitarbeitern gerecht zu werden, weshalb eine Auslagerung an Dritte nie zur Debatte stand. Das Unternehmen bestand zudem darauf, dass das sehr hohe Serviceniveau, an das sich die Bewohner gewöhnt hatten, beibehalten werden musste.

ERA entwickelte ein Hybridmodell für die Organisation – ein „integriertes Facility-Management-Projekt“ –, bei dem der Einsatz der Mitarbeiter behördenweit optimiert und das Lieferantenmanagement bei einem externen integrierten Facility-Manager („IFM“) zentralisiert werden sollte. Es sollten keine Mitarbeiter entlassen oder versetzt werden.

As turnover occurs – the IFM – in coordination with CCD will evaluate the position and determines whether such a role needs to be replaced or simply supplemented with service hours provided by the IFM. This long-range plan honored all the organization’s commitments to staff while allowing for a much more efficient and cost-effective model over time.

ERA half dabei, den richtigen integrierten Facility Manager zu finden, der sowohl die täglichen Instandhaltungsaufgaben in Zusammenarbeit mit Mitarbeitern und Dienstleistern übernimmt als auch Investitionsprojekte leitet.

“It is an evolving savings program because we’ve got a dynamic component —people—that we’re trying to recalibrate so we can start to achieve some of these greater savings," says Vottiero. "ERA has been looking at this in a unique way. We’re seeing how there’s an efficiency gain to be had, as well as how repositioning job responsibilities and being able to look across properties and business entities can recast the picture. I’d never been able to do that before.”

Das Ergebnis

CCD ist in der Lage, allein im Wohnungsbauministerium maximale Effizienzsteigerungen und Einsparungen von über 30 % pro Jahr zu erzielen, was das Ministerium dazu veranlasst hat, die ERA zu bitten, ihre Aktivitäten auf die gesamte Organisation auszuweiten.

Auf Wunsch von Vottiero hat die ERA ein übergreifendes Programm ins Leben gerufen, das ministeriumsübergreifend umgesetzt wird, um finanzielle Einsparungen und Effizienzsteigerungen zu erzielen.

“If we do not steward what we are given judiciously, beyond wasting money, resources and energy, we are running counter to what we’re called to do, which is to take what we’re given and utilize it at its maximum efficiency,” says Vottiero.

Jeder Dollar, den CCD einspart, ermöglicht es der Organisation, mehr Menschen in Not in ihren verschiedenen Hilfsbereichen zu unterstützen. Allein durch das Projekt zur Zusammenlegung der Einrichtungen kann Catholic Charities of Denver über einen Zeitraum von zehn Jahren mehr als 30 Millionen Dollar einsparen.

“ERA is a partner, not a vendor,” Vottiero says. “I can’t emphasize that enough. We’ve all worked with many consultants and contractors in our day, and there are more than many that create more work than they solve. What ERA did from the outset was to create a model that was easy to follow, did not burden any one individual or area, and allowed us to move forward across a wide array of projects.”

“ERA provided us a huge opportunity to further our mission by taking the resources we have been given and allowing us to redeploy savings into additional high-impact programming.”

"If we do not steward what we are given judiciously, beyond wasting money, resources and energy, we are running counter to what we’re called to do, which is to take what we’re given and utilize it at its maximum efficiency." [Phil Votterio, CFO of Catholic Charities of Denver]