Att kontrollera och hantera ett företags kostnader är alltid en utmanande uppgift för alla företag, oavsett bransch och storlek. Och när det gäller telefonikostnader blir det hela ännu mer komplicerat. Telefoni finns ju i alla branscher, med större eller mindre betydelse. Att hantera telefonikostnader kräver mycket mer än att bara veta vad operatörerna tar betalt, när räkningarna ska betalas och att jämföra budgeterade belopp med faktiska belopp. En rad dagliga åtgärder kan bidra till bättre kontroll och hantering av företagets telefonikostnader. Låt oss prata om några av dem.
Analys av medarbetarnas användningsmönster inom telefonihantering
Inom företag finns det områden där telefoni endast fungerar som ett stöd för verksamheten och områden där dessa kostnader är avgörande för resultatet – till exempel kundtjänst.
Och även inom själva områdena kan sådana skillnader förekomma. Av denna anledning är det viktigt att först sätta sig in i de anställdas arbetsuppgifter och de olika områdena för att kunna bedöma behoven, omvärdera kostnaderna för varje enskilt fall och därmed inte bara minska kostnaderna utan också förbättra prestandan inom vissa sektorer.
Uppmuntra medarbetarna att delta i hanteringen av telefoni
Detta är en aspekt som många företag sällan tar upp, men som oftast ger mycket goda resultat, särskilt när det gäller kostnader för mobiltelefoni, där varje anställd har ett eget ansvar.
En säljare kan till exempel uppge att hen har svårt att använda operatörstjänsten i vissa regioner. En inköpsansvarig kanske vill använda en mer tekniskt avancerad enhet för kontakter med leverantörer som inte behöver ske via telefonsamtal.
På så sätt kan varje medarbetare ta upp svårigheter, nuvarande begränsningar och förslag, inte bara när det gäller sitt eget arbete utan även för företaget i stort.
Det är lämpligt att genomföra en undersökning om vanor och behov samt ta emot eventuella förslag som kan komma in. Användarna lyfter alltid fram frågor som ibland inte beaktas i ett helhetsperspektiv, eftersom det ofta tenderar att hämma alla i sina konsumtionsmönster.
Varje arbetsplats kan ha bra idéer för att förbättra företagets hantering av telefoni.
Skapa processer för hantering av telefoni
Telefonikostnader förekommer inom alla delar av företaget och uppstår individuellt, beroende på varje medarbetares behov. Det är därför vanligt att varje individ och varje avdelning har sitt eget sätt att hantera detta, med olika prioriteringsnivåer.
Detta leder dock till att ledningen hämmas, särskilt när det gäller att utvärdera resultaten.
Det bästa tillvägagångssättet är att utforma och skapa processer som omfattar alla steg, från upphandling till daglig användning, och att analysera kostnaderna och åtgärderna i varje steg. En annan viktig aspekt är att förstå hur processerna påverkar och påverkas av företagets olika verksamhetsområden.
Huvudsyftet är att fastställa en process som standardiserar sättet att styra och leda verksamheten.
Implementera ett telekommunikationshanteringssystem
Ett ledningssystem är en utmärkt hjälp vid allt arbete som rör granskning, kontroll, revision och analys av företagets telefonikostnader. Dessa kostnader omfattar stora datamängder som, när de sammanställs, möjliggör olika analyser och tolkningar.
Kalkylblad kan vara en bra lösning för små och medelstora företag med få rader, men i allmänhet – särskilt i stora företag – hindrar de en snabb utvärdering av resultaten och delning av analyser.
Bra företagslösningar på marknaden erbjuder moduler där vi kan hantera olika typer av information om företagets telefoni:
- Tillgångspoolen;
- Avtal, med uppgifter om detaljer, värden och giltighetstid;
- Abonnemang, användare, tillhörande abonnemang och betalningshistorik;
- Erlagda betalningar och krediter för återbetalning.
Vi kan också hitta specifika systemlösningar med olika funktioner. Det vi måste tänka på är att det ska vara enkelt att mata in data (eller att operatörerna ska ha tillgång till elektroniska filer) samt att systemet ska vara flexibelt nog att hämta data från olika källor och generera resultatrapporter.
Kartlägga och inventera företagets telefonitillgångar
Med telefonitillgångar avser vi fasta och mobila enheter samt telefonväxlar, deras anslutningar och respektive abonnemang. Det är den samlade uppsättningen av resurser som arbetsgrupperna har till sitt förfogande i sin verksamhet.
Genom kontroll och regelbundna inventeringar kan du få en överblick över olika faktorer som påverkar kvaliteten och kostnaderna för företagets telefoni:
Kontrollera antalet enheter
- Många modeller är gamla och stöder inte dagens teknik för snabbkommunikation, som bidrar till att minska kostnaderna för röstsamtal genom att istället använda billigare datatelefoni och Wi-Fi-nätverk.
- En annan viktig punkt är enheter som står oanvända, till exempel från medarbetare som har slutat eller bytt arbetsplats. Dessa kan användas av nya medarbetare eller säljas – det finns interna erbjudanden tillgängliga.
Kontrollera antalet ledningar och ledningsnät samt dimensionering
- Oanvända ledningar eller ledningar som är felaktigt dimensionerade för området; lagret möjliggör omfördelning till områden där det råder brist, vilket gör att onödiga avtal kan undvikas.
- Försäkringar som inte täcker behoven eller är övervärderade – de har ersättningsnivåer som inte motsvarar användarens behov eller tjänster som inte är nödvändiga, vilket gör det möjligt att skära ned försäkringen och dess värde.
En inledande kartläggning kan belysa alla dessa aspekter, och utifrån det kan vi hitta de mest lämpliga lösningarna, utifrån användarens och företagets förbrukningsmönster.
Kontrollera och granska dina telefonräkningar
Lika viktigt som att omförhandla och få de bästa priserna för varje tjänst är det att varje månad kontrollera varje faktura du får, särskilt när det gäller extra avgifter.
Det kan röra sig om behov som inte omfattas av planen, och det är viktigt att utreda orsaken till dessa för att avgöra om de kommer att återkomma och om det skulle vara mer ekonomiskt att inkludera posten i planen. Det kan också handla om felaktiga poster, till följd av användarnas vanor eller avgifter som operatören tar ut utan avtal.
Dessa kontroller kommer inte bara att bidra till att övervaka operatörernas arbete, utan även användarnas konsumtionsvanor, vilket kräver ett större engagemang från deras sida när det gäller företagets mål och bästa praxis.
Revisionen utgör en viktig utgångspunkt för de löpande kontrollerna, och det är möjligt att kräva tillbaka felaktigt debiterade belopp och vidta åtgärder mot operatören. Man uppskattar att i genomsnitt 7 % av de belopp som debiteras på fakturorna är felaktiga.
Med andra ord handlar det om ett betydande belopp som ska återkrävas.
Förhandla alltid om villkoren och leta efter nya leverantörer
Att leta efter nya leverantörer kan verka komplicerat på en marknad med fyra eller fem stora, byråkratiska företag. Men verkligheten ser idag helt annorlunda ut.
Det finns en flexibilitet som möjliggör snabba förändringar. Och det viktigaste är branschens konkurrenskraft; operatörerna har satsat på allt mer flexibla erbjudanden för att vinna kunder till bättre priser.
Leveransavtal bör förhandlas fram på bästa möjliga villkor, eftersom de är långsiktiga och innehåller stränga uppsägningsklausuler.
ERA Group, ett globalt konsultföretag specialiserat på kostnadshantering, har en erkänd effektivitetsmetodik och kvalificerade medarbetare med erfarenhet inom området.
