Sedan mars har distansarbete blivit ett värdefullt verktyg i kampen mot pandemin. I en tidigare artikel reflekterade jag över vårt ansvar som anställda att upptäcka svårigheter och arbeta för att övervinna dem, och jag delade med mig av några av de åtgärder som vidtagits inom ERA Group för att förbättra produktiviteten.
Det är sant att individens självständighet och ansvar är avgörande för att distansarbetet ska fungera och för att produktiviteten inte ska påverkas negativt. Ansvaret vilar dock inte enbart på den anställde, eftersom företaget också har en avgörande roll att spela.
Även om många experter har pekat på hybridmodellen som en trend för tiden efter pandemin, särskilt under sommaren när smittspridningen verkade ha avtagit, har den förändrade situationen under de senaste månaderna gjort att företagen inte har något annat val. Det blir nu allt viktigare för organisationer och ledare att satsa tid och resurser på att optimera arbetsprocesser och bygga upp en kultur som stärker teamen, även på distans.
Vilka åtgärder kan företaget vidta för att öka produktiviteten?
1. Ändra mätvärdena
För det första är företaget skyldigt att förse sina anställda med de verktyg de behöver för att utföra sitt arbete, vilket kan omfatta enbart en dator och tillbehör, men även en mobiltelefon/fast telefon, hörlurar, internetuppkoppling, kontorsutrustning och annat. Ta till exempel Blip, det Porto-baserade teknikföretaget, som gav sina anställda 650 euro för utgifter i samband med distansarbete.
Därefter är det viktigt att analysera produktivitetsmått som inte bara ska begränsa sig till arbetstid, utan även fokusera på indikatorer som resultat, slutförda uppgifter eller annan data som verkligen går att mäta. Satsa på en ledningsmodell som ger medarbetarna utrymme att själva styra över sin egen arbetstid.
2. Skapa möjligheter till umgänge
På kontoret sker umgänget helt naturligt eftersom vi är vana vid att träffas ansikte mot ansikte och kunna ta en kaffe eller diskutera affärer över lunch. I en virtuell miljö är det naturligt att dessa stunder av gemenskap blir alltmer sällsynta.
Organisationen har därför en mycket viktig roll att spela när det gäller att skapa nya tillfällen för umgänge – helt virtuella, men som möjliggör förnyade kontakter och ett givande utbyte av idéer. Detta umgänge behöver inte ske uteslutande i virtuella möten, men chefer bör överväga att anordna minst ett sådant möte per månad (när det gäller stora team).
Lägg arbetsfrågorna åt sidan och ägna dessa möten åt att utbyta idéer. Andra sätt att umgås kan vara WhatsApp-grupper, intranätforum och virtuella fester (BBC ger några tips på hur man anordnar en virtuell julfest).
3. Öka medvetenheten om psykisk hälsa
Vad har företag med sina anställdas psykiska hälsa att göra? Allt! Organisationer och ledare spelar en avgörande roll för de anställdas psykiska välbefinnande, särskilt i samband med en pandemi.
Anordna virtuella sessioner med fokus på psykisk hälsa, meditation och egenvård. Lär dina medarbetare att hantera ångestkänslor och prioritera sin egen psykiska hälsa. Vissa företag har anordnat virtuella meditationsworkshops och öppnat psykologmottagningar online med legitimerade terapeuter för att hjälpa medarbetarna i särskilt svåra perioder.
4. Arbeta för framtiden
Vem vet när allt detta kommer att ta slut? Ingen. Ingen kan förutsäga när vi kommer att kunna återvända till kontoret. Och även när vi väl återvänder kommer distansarbete att fortsätta vara ett effektivt sätt att sänka kostnaderna.
Ett av de största misstagen som organisationer begår är att bara reagera på yttre påverkningar utan att göra en intern utvärdering. Sätt ihop en expertgrupp inom organisationen för att utvärdera och hantera frågan om distansarbete på lång sikt. Nöj er inte med att bara svara på dagens krav: förbered er verksamhet för framtiden!
