Inom hotell- och restaurangbranschen lägger hotellen en betydande del av sina kostnader på att förbättra gästupplevelsen genom personal, Wi-Fi och tvättservice. Medan dessa direkta kostnader granskas noggrant, passerar ofta indirekta kostnader som kortavgifter obemärkt förbi. Trots att kreditkort är ett av de smidigaste sätten att genomföra transaktioner på har avgifterna för kreditkortsbetalningar blivit allt dyrare och mer komplicerade under det senaste decenniet.
De mest framgångsrika fastighetsägarna ställer sig regelbundet grundläggande frågor, till exempel: ”Vad är de totala kostnaderna för kortbetalningshantering?” Denna fråga kan enkelt besvaras genom att ta en månatlig transaktionsrapport och dela de TOTALA hanteringsavgifterna med den månatliga försäljningssumman; detta kallas ofta för den effektiva hanteringsavgiften. Som regel bör den effektiva avgiften för ett välskött kortbetalningssystem, när kunden fysiskt använder sitt kort (genom att dra eller sätta in det i terminalen), vara lägre än 2,40 %. Transaktioner där kortuppgifterna registreras online eller via telefon bör ligga under 2,70 %.
Kortföretag tjänar främst pengar på den rabatt som betalas ut baserat på transaktionsvolymer samt på andra administrativa avgifter som ibland tillför mervärde, ibland inte. Tyvärr är detta ofta det primära fokuset när fastighetsförvaltare eller ägare förhandlar om ett avtal om kortbetalningshantering, på grund av felaktig information om prissättningsstrukturer som fasades ut för över ett decennium sedan. Även om det fortfarande är viktigt att förhandla om dessa kostnader, utgör de vanligtvis mindre än 20 % av de totala hanteringskostnaderna. De avgifter som kortföretagen tar ut genom sina interchange- och kortföretagsavgifter utgör över 80 % av de totala hanteringskostnaderna.
Många tror att förmedlingsavgifterna är fasta, men det finns många sätt på vilka transaktioner kan komma i fråga för lägre förmedlingsavgifter, särskilt när det gäller online-transaktioner och manuellt inmatade transaktioner. Dessa kan ha en oproportionerligt stor inverkan på de totala hanteringskostnaderna jämfört med den kostnad som tillskrivs betalningsförmedlaren.
Till exempel skickas korttransaktioner som genomförs under ordinarie öppettider vanligtvis in i en batch varje kväll. Denna process är ofta automatiserad, men vissa föredrar fortfarande att göra det manuellt. Om processen av någon anledning försenas med mer än två dagar kommer det att leda till att den genomsnittliga förmedlingsavgiften för alla dessa lagrade transaktioner ökar med 60–75 %. Även om kostnaden för var och en av de över 400 interchange-avgifterna är fast, har fastighetsförvaltaren större kontroll över vilken interchange-avgift som tillämpas än de flesta tror. Ett annat exempel är att inlämning av momsbeloppet för företagskortstransaktioner kan sänka interchange-kostnaden med 25–30 %. För fastighetsägaren innebär skillnaden att man undviker en betydande kostnadspåföljd eller får en betydande vinst i form av lägre behandlingskostnader.
Vad händer nu?
Det finns många fler aspekter att beakta när det gäller att optimera kortavgifterna, och en noggrann analys av tidigare användningsmönster och avgiftstrender skulle ge värdefulla insikter. Även om många hotell- och motellägare har god kontroll över hanteringen av kortavgifterna som en del av anläggningens driftskostnader, är det viktigt att regelbundet granska de olika områden som nämns i denna artikel, även om den effektiva räntan vanligtvis har legat under tröskelvärdet på 2,40 % för detaljhandelstransaktioner eller 2,70 % för betalningar som registreras online eller manuellt. Personalförändringar är mycket vanliga inom hotell- och restaurangbranschen, och att förutsätta att den nyanställde kommer att hantera kortbetalningar korrekt kan bli ett dyrt misstag.
Om den faktiska avgiften är högre än vad som anges bör du dock kontrollera att du har alla nödvändiga policyer och rutiner för hantering av korttransaktioner på plats, för att undvika straffavgifter från kortnätverk och kortföretag. Om du är osäker på något inom denna kostnadskategori kan du kontakta en ERA-konsult för att utvärdera dina kortkostnader. Du får då åtminstone en objektiv bedömning av dina kortkostnader samt en oberoende rapport som visar att du hanterar detta område på rätt sätt. Kortavgifter för handlare kan snabbt bli höga, och att känna sig trygg i att du har optimerat denna kostnad eller har en resurs som kan hjälpa dig att nå dit kan ge dig sinnesro, oavsett om det gäller dig själv eller styrelsen.
