Utbildning utan kompromisser: Hur Chisholm Institute sparade 2,25 miljoner dollar med ERA Group

Stigande kostnader, sjunkande intäkter

Australiens sektor för yrkesutbildning, däribland Chisholm Institute, står inför allvarliga ekonomiska utmaningar. Minskade intäkter från utländska studenter och osäkerheten kring statliga anslag har skapat ett akut behov av lösningar för kostnadshantering.

Institutet hade till exempel svårt att hantera de stigande kostnaderna för el, vatten och telekommunikation, som tog upp en betydande del av deras budget.

Samtidigt steg driftskostnaderna. Allt från el, vatten och värme till kopieringstjänster, städmaterial och telekommunikation – de löpande kostnaderna för att driva flera campus höll på att urholka den ekonomiska stabiliteten.

Styrelsen fastställde en tydlig riktlinje: att stärka den finansiella självständigheten. För den nyutnämnda ekonomichefen krävdes omedelbar trygghet, samt specialistkompetens för att granska utgifter inom olika kategorier – något som de interna teamen saknade både tid och kapacitet att hantera fullt ut.

Det var då Chisholm vände sig till ERA Group.

Kostnader som ligger i det öppna

Chisholms indirekta kostnader fördelades på nio kategorier: el, telekommunikation, industrigaser, städmaterial, uniformer och personlig skyddsutrustning, kopieringstjänster, kontorsmaterial, arkivhantering och resor.

Vid en första anblick verkade allt vara under kontroll. Men utan systematisk jämförelseanalys ledde avvikelser i leverantörernas prissättning, splittrade avtal och ineffektiva teknikplattformar till att dolda kostnadsöverskridanden tömde budgetarna.

Utmaningen var tvåfaldig:

• Uppnå snabba och betydande kostnadsbesparingar.
• Stärka processer och leverantörsavtal för att säkerställa tjänstekvaliteten och garantera verksamhetens kontinuitet.

Omvandla insikter till handling

ERA Groups team, under ledning av huvudkonsulten Tim Woods, genomförde en omfattande analys av de viktigaste kostnadskategorierna, vilket visade på deras grundliga arbetssätt och expertis inom kostnadshantering.

Data och jämförelser: Leverantörernas priser och avtalsvillkor jämfördes med marknadsreferensvärden, vilket avslöjade brister och inkonsekvenser.

Teknik och processer: ERA identifierade föråldrade system och plattformar som begränsade insynen och efterlevnaden.

Rationalisering av leverantörsbasen: Avtalen har förenklats, antalet leverantörer har minskats och villkoren har omförhandlats för att förbättra konkurrenskraften och kvaliteten.

Företagsansvar och kontinuitet: Inom känsliga produktkategorier som uniformer och personlig skyddsutrustning säkerställde ERA att institutionella standarder följdes samtidigt som man uppnådde bättre värde för pengarna.

En särskilt komplex utmaning gällde telekommunikation och försörjningstjänster. Spridda äldre avtal över flera campus gjorde kostnaderna oöverskådliga och svåra att hantera. ERA samordnade avtalen, införde tydligare strukturer och förhandlade fram förmånligare villkor. Resultatet blev inte bara ekonomiska besparingar utan också en förenklad administration för ekonomichefen och inköpsteamet.

ERA ansvarade genomgående för de operativa övergångarna. Genom att direkt hantera leverantörskontakterna och överlämningen av avtalen krävde projektet endast minimalt engagemang från Chisholms ledning och personal – en avgörande faktor för att kunna behålla fokus på undervisningen. Ekonomichefen och upphandlingsteamet spelade en nyckelroll i denna process genom att bidra med värdefulla insikter och synpunkter.

2,25 miljoner dollar i besparingar, en genomsnittlig minskning på över 30 %

ERA åstadkom i genomsnitt besparingar på över 30 % inom nio kategorier, vilket motsvarar 2,25 miljoner dollar i årliga besparingar.

Resultatfördelningen omfattade följande:

• Upp till 55 % rabatt i vissa kategorier.
• Mer blygsamma men ändå betydande resultat på 15 % i andra fall.
• En övergripande starkare och mer hållbar kostnadsbas, vilket har bekräftats under 24 månader genom ERA:s uppföljning.

”Vi kunde dessutom införa förbättrade processer, bättre leveranskvalitet, leverantörsavtal och teknikplattformar för nästan alla utgiftskategorier. Allt detta genomfördes med minimal tidsinsats från ledningens och personalens sida, vilket gjorde processen smidig för dem.” — Tim Woods, huvudkonsult, ERA Group

ERA:s lösningar medförde inte bara betydande besparingar utan också något mindre konkret men lika värdefullt: trygghet. Ekonomichefen och styrelsen kunde nu känna sig trygga i förvissningen om att kostnaderna var genomskådade, under kontroll och strategiskt hanterade, vilket befriade dem från den ekonomiska osäkerheten och gav dem en känsla av trygghet.

Långsiktigt värde: Trygghet, inte bara besparingar

ERA:s fortlöpande roll är ett bevis på vårt engagemang för Chisholms finansiella stabilitet. Genom att övervaka leverantörernas prestationer, verifiera besparingar och rapportera till ledningen ser ERA till att Chisholm förblir finansiellt stabilt trots yttre osäkerhetsfaktorer, vilket skapar en känsla av trygghet och ingjuter förtroende för institutets framtid.

Projektet har också gjort det möjligt för ledningen att fokusera på Chisholms huvuduppgift – att tillhandahålla utbildning av hög kvalitet – istället för att fastna i kostnadskontroll, vilket har skapat en känsla av lättnad och trygghet inför institutets framtid.

Omvandlingen har:

• Ökad ekonomisk självständighet.
• Ökad transparens och efterlevnad hos leverantörerna.
• Förenklade rutiner och minskad administrativ börda.
• Vi säkerställde tjänstekvaliteten samtidigt som vi åstadkom betydande besparingar.

”Utöver de ekonomiska besparingarna är den största fördelen tryggheten – att veta att kostnaderna är överskådliga, under kontroll och hanteras strategiskt.” — Ledningen vid Chisholm Institute

Att satsa på utbildning genom kostnadskontroll

För Chisholm Institute visade samarbetet med ERA att kostnadsbesparingar och utbildningskvalitet kan gå hand i hand. Genom att strategiskt ta itu med de indirekta kostnaderna lyckades ERA åstadkomma årliga besparingar på flera miljoner samtidigt som man stärkte processerna på lång sikt.

Med besparingar på 2,25 miljoner dollar, en genomsnittlig kostnadsminskning på över 30 procent och ett ökat förtroende för ledningen kan institutet nu avsätta fler resurser till sina studenter och sitt uppdrag.

För ledare inom utbildningssektorn som står inför liknande utmaningar är budskapet tydligt: det finns dolda möjligheter i varje organisation. ERA hittar dem, säkrar dem och ser till att de består.