ERA Group hjälper Catholic Charities of Denver att återföra miljoner till sin verksamhet

Kunden

Catholic Charities of Denver erbjuder tak över huvudet, mat, boende, utbildning och rådgivning samt nödhjälp och viktiga tjänster till människor i norra Colorado.

Som en av de största av Catholic Charities 167 lokalavdelningar i USA inriktar sig Catholic Charities of Denver på ett brett spektrum av verksamhetsområden, däribland subventionerade bostäder, förskoleverksamhet samt boende, stöd till kvinnor, äldre, familjer, släktnätverk, församlingar, lokalsamhällen och rådgivning.

Under det senaste året har CCD hjälpt mer än 53 000 personer, erbjudit mer än 125 000 övernattningar och serverat 400 000 måltider. Organisationen har en årlig budget på 60 miljoner dollar och cirka 600 anställda.

Utmaningen

Bristen på centraliserade interna personalresurser och rutiner för extern upphandling hindrade CCD från att utöka tjänsterna, konsolidera leverantörerna, öka effektiviteten – och spara pengar.

CCD:s bostadsverksamhet (Archdiocesan Housing, Inc, ”AHI”) står för ungefär hälften av alla tjänster som organisationen tillhandahåller varje år. AHI förvaltar 30 fastigheter med 1 700 bostäder som rymmer cirka 3 500 boende. Fastighetsförvaltningen är en av de viktigaste kostnadsposterna inom verksamheten och sysselsätter många interna resurser, däribland underhållstekniker, vaktmästare, fastighetsskötare, städpersonal och andra. Organisationen anlitar också flera hundra externa tjänsteleverantörer för fastighetsrelaterade underhållstjänster.

Precis som många ideella organisationer saknar CCD en central inköpsfunktion som har överblick över hela organisationen och kan identifiera områden där stordriftsfördelar, leverantörskonsolidering och köpkraft kan utnyttjas för att spara pengar och öka effektiviteten samt förbättra tjänsterna. Ekonomichef Phil Vottiero insåg att Catholic Charities of Denver skulle ha nytta av en sådan funktion, men han insåg också att den kanske skulle behöva komma från någon utanför organisationen.

Lösningen

ERA har tagit fram en hybridmodell för intern fastighetsförvaltning för att övervaka leverantörer och intern personal samtidigt som strikta servicestandarder upprätthålls.

I slutet av 2020 anlitade Vottiero ERA Group. ERA Groups uppdrag var att granska byråns totala utgifter och ta fram olika arbetsflöden som skulle göra det möjligt för CCD att utvärdera sina utgifter inom flera områden, med bostadsfrågor som det främsta.

”Att få in en expert som ERA som kunde bidra med ett oberoende perspektiv och en extern granskning gjorde det möjligt för oss att se över hur våra utgifter fördelades och var vi missade möjligheter – något vi aldrig skulle ha kunnat åstadkomma på egen hand.” — Phil Vottiero, ekonomichef, Catholic Charities of Denver

ERA Group insåg att en minskning av utgifterna för externa leverantörer endast utgjorde en del av möjligheterna. Förutom att utarbeta en plan för bättre hantering av leverantörerna valde de att granska CCD:s interna personalstyrka för att åstadkomma verkliga förändringar.

CCD var fast beslutna att behandla sina anställda rättvist, så att lägga ut verksamheten på en extern leverantör var aldrig ett alternativ. De var också fast beslutna om att den mycket höga servicenivå som deras boende var vana vid måste upprätthållas.

ERA utformade en hybridmodell för organisationen – ett ”integrerat fastighetsprojekt” – där personalutnyttjandet skulle maximeras inom hela myndigheten och leverantörshanteringen skulle centraliseras hos en extern integrerad fastighetsförvaltare (”IFM”). Inga anställda skulle sägas upp eller förlora sina tjänster.

När personalomsättning sker kommer IFM – i samråd med CCD – att utvärdera situationen och avgöra om en sådan tjänst behöver ersättas eller om den räcker med att IFM tillhandahåller tjänstetimmar. Denna långsiktiga plan uppfyllde organisationens alla åtaganden gentemot personalen samtidigt som den på sikt möjliggjorde en betydligt mer effektiv och kostnadseffektiv modell.

ERA hjälpte till att rekrytera rätt integrerad fastighetschef för att sköta allt det dagliga underhållsarbetet i samarbete med både medarbetare och leverantörer, samt för att leda investeringsprojekt.

”Det är ett besparingsprogram som ständigt utvecklas, eftersom vi har en dynamisk komponent – människor – som vi försöker omfördela för att kunna börja uppnå några av dessa större besparingar. ERA har betraktat detta på ett unikt sätt. Vi ser hur det finns effektivitetsvinster att göra, samt hur omfördelning av arbetsuppgifter och möjligheten att se över fastigheter och affärsenheter kan förändra helhetsbilden. Det har jag aldrig kunnat göra tidigare.” – Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver

Resultatet

CCD har goda förutsättningar att uppnå maximal effektivitet och besparingar på över 30 procent per år enbart inom bostadsministeriet, vilket har fått dem att be ERA att utvidga sin verksamhet till hela organisationen.

På Vottieros begäran har ERA inrättat ett övergripande program som ska omfatta alla ministerier i syfte att uppnå besparingar och effektivitetsvinster.

”Om vi inte förvaltar det vi fått på ett klokt sätt, slösar vi inte bara bort pengar, resurser och energi, utan går också emot det vi är kallade att göra, nämligen att ta det vi fått och utnyttja det så effektivt som möjligt.” — Phil Vottiero, ekonomichef, Catholic Charities of Denver

Varje dollar som CCD sparar gör det möjligt för dem att hjälpa fler människor i nöd inom ramen för sin verksamhet. Enbart genom projektet med integrerade anläggningar beräknas Catholic Charities of Denver spara mer än 30 miljoner dollar under en tioårsperiod.

Totala årliga besparingar: 1 116 000 dollar

• IFM: 620 000 dollar
• Underhåll/reparationer: 116 000 dollar
• Restaurangverksamhet: 103 600 dollar
• Telekommunikation: 93 600 dollar
• Avfallshantering: 56 700 dollar
• Kontors- och städmaterial: 54 000 dollar
• Energi/allmännyttiga tjänster: 30 700 dollar
• Informationsteknik: 30 000 dollar
• Trycksaker och marknadsföring: 11 400 dollar

”ERA är en partner, inte en leverantör. Det kan jag inte nog betona. Vi har alla arbetat med många konsulter och entreprenörer genom åren, och det finns mer än nog som skapar mer arbete än de löser. Det ERA gjorde från början var att skapa en modell som var lätt att följa, som inte belastade någon enskild person eller avdelning och som gjorde det möjligt för oss att gå vidare med ett brett spektrum av projekt. ERA gav oss en enorm möjlighet att främja vår mission genom att ta de resurser vi har fått och låta oss omfördela besparingar till ytterligare program med stor genomslagskraft.” — Phil Vottiero, CFO, Catholic Charities of Denver