ERA Group hjälper Catholic Charities of Denver att återföra miljoner till sin verksamhet

Kunden

Catholic Charities of Denver shelters, feeds, houses, educates, counsels, and provides emergency assistance and critical services to people in Northern Colorado. As one of the largest of Catholic Charities’ 167 chapters across the United States, Catholic Charities of Denver’s work focuses on a wide spectrum of ministries: including affordable housing; early childhood education; as well as shelter, women, senior, family, kinship, parish, community, and counseling services.

Under det senaste året har CCD hjälpt mer än 53 000 personer, erbjudit mer än 125 000 övernattningar och serverat 400 000 måltider. Organisationen har en årlig budget på 60 miljoner dollar och cirka 600 anställda.

Utmaningen

Bristen på centraliserade interna personalresurser och rutiner för extern upphandling hindrade CCD från att utöka tjänsterna, konsolidera leverantörerna, öka effektiviteten – och spara pengar.

CCD:s bostadsverksamhet (Archdiocesan Housing, Inc, ”AHI”) står för ungefär hälften av alla tjänster som organisationen tillhandahåller varje år. AHI förvaltar 30 fastigheter med 1 700 bostäder som rymmer cirka 3 500 boende. Fastighetsförvaltningen är en av de viktigaste kostnadsposterna inom verksamheten och sysselsätter många interna resurser, däribland underhållstekniker, vaktmästare, fastighetsskötare, städpersonal och andra. Organisationen anlitar också flera hundra externa tjänsteleverantörer för fastighetsrelaterade underhållstjänster.

Like many nonprofits, CCD operates without a centralized procurement function that looks across the entirety of the organization and see where scale, vendor consolidation, and buying power could be employed to save money and increase efficiency and services. CFO Phil Vottiero knew Catholic Charities of Denver would benefit from such a function, but he realized it might need to come from outside the organization.

Lösningen

ERA har tagit fram en hybridmodell för intern fastighetsförvaltning för att övervaka leverantörer och intern personal samtidigt som strikta servicestandarder upprätthålls.

In late 2020, Vottiero brought in ERA Group. ERA Group's charge was to look at the totality of agency spending and create different workflows allowing CCD to evaluate its spending across many areas, with housing chief among them.

“To have an expert such as ERA come in and be that independent viewpoint, that separate review, allowed us to take a look at how spending was being done and where we were missing opportunities—something we would never have been able to achieve on our own,” says Phil Votterio.

ERA Group insåg att en minskning av utgifterna för externa leverantörer endast utgjorde en del av möjligheterna. Förutom att utarbeta en plan för bättre hantering av leverantörerna valde de att granska CCD:s interna personalstyrka för att åstadkomma verkliga förändringar.

CCD var fast beslutna att behandla sina anställda rättvist, så att lägga ut verksamheten på en extern leverantör var aldrig ett alternativ. De var också fast beslutna om att den mycket höga servicenivå som deras boende var vana vid måste upprätthållas.

ERA utformade en hybridmodell för organisationen – ett ”integrerat fastighetsprojekt” – där personalutnyttjandet skulle maximeras inom hela myndigheten och leverantörshanteringen skulle centraliseras hos en extern integrerad fastighetsförvaltare (”IFM”). Inga anställda skulle sägas upp eller förlora sina tjänster.

As turnover occurs – the IFM – in coordination with CCD will evaluate the position and determines whether such a role needs to be replaced or simply supplemented with service hours provided by the IFM. This long-range plan honored all the organization’s commitments to staff while allowing for a much more efficient and cost-effective model over time.

ERA hjälpte till att rekrytera rätt integrerad fastighetschef för att sköta allt det dagliga underhållsarbetet i samarbete med både medarbetare och leverantörer, samt för att leda investeringsprojekt.

“It is an evolving savings program because we’ve got a dynamic component —people—that we’re trying to recalibrate so we can start to achieve some of these greater savings," says Vottiero. "ERA has been looking at this in a unique way. We’re seeing how there’s an efficiency gain to be had, as well as how repositioning job responsibilities and being able to look across properties and business entities can recast the picture. I’d never been able to do that before.”

Resultatet

CCD har goda förutsättningar att uppnå maximal effektivitet och besparingar på över 30 procent per år enbart inom bostadsministeriet, vilket har fått dem att be ERA att utvidga sin verksamhet till hela organisationen.

På Vottieros begäran har ERA inrättat ett övergripande program som ska omfatta alla ministerier i syfte att uppnå besparingar och effektivitetsvinster.

“If we do not steward what we are given judiciously, beyond wasting money, resources and energy, we are running counter to what we’re called to do, which is to take what we’re given and utilize it at its maximum efficiency,” says Vottiero.

Varje dollar som CCD sparar gör det möjligt för dem att hjälpa fler människor i nöd inom ramen för sin verksamhet. Enbart genom projektet med integrerade anläggningar beräknas Catholic Charities of Denver spara mer än 30 miljoner dollar under en tioårsperiod.

“ERA is a partner, not a vendor,” Vottiero says. “I can’t emphasize that enough. We’ve all worked with many consultants and contractors in our day, and there are more than many that create more work than they solve. What ERA did from the outset was to create a model that was easy to follow, did not burden any one individual or area, and allowed us to move forward across a wide array of projects.”

“ERA provided us a huge opportunity to further our mission by taking the resources we have been given and allowing us to redeploy savings into additional high-impact programming.”

"If we do not steward what we are given judiciously, beyond wasting money, resources and energy, we are running counter to what we’re called to do, which is to take what we’re given and utilize it at its maximum efficiency." [Phil Votterio, CFO of Catholic Charities of Denver]