Grupul ERA ajută organizația Catholic Charities din Denver să reinvestească milioane de dolari în misiunea sa

Clientul

Catholic Charities of Denver shelters, feeds, houses, educates, counsels, and provides emergency assistance and critical services to people in Northern Colorado. As one of the largest of Catholic Charities’ 167 chapters across the United States, Catholic Charities of Denver’s work focuses on a wide spectrum of ministries: including affordable housing; early childhood education; as well as shelter, women, senior, family, kinship, parish, community, and counseling services.

În ultimul an, CCD a oferit asistență pentru peste 53.000 de persoane, a asigurat peste 125.000 de nopți de cazare și a servit 400.000 de mese. Organizația funcționează cu un buget anual de 60 de milioane de dolari și are aproximativ 600 de angajați.

Provocarea

Lipsa unor resurse interne centralizate de personal și a unor practici de achiziții externe a împiedicat CCD să-și extindă serviciile, să-și consolideze rețeaua de furnizori, să-și sporească eficiența și să realizeze economii.

Departamentul de locuințe al CCD (Archdiocesan Housing, Inc. („AHI”)) reprezintă aproximativ jumătate din totalul serviciilor oferite anual de organizație. AHI deține 30 de proprietăți cu 1.700 de unități locative, care găzduiesc aproximativ 3.500 de rezidenți. Gestionarea facilităților este una dintre cheltuielile principale ale departamentului și implică numeroase resurse interne, printre care tehnicieni de întreținere, îngrijitori, portari, menajere și alții. Organizația colaborează, de asemenea, cu câteva sute de furnizori externi de servicii pentru întreținerea proprietăților.

Like many nonprofits, CCD operates without a centralized procurement function that looks across the entirety of the organization and see where scale, vendor consolidation, and buying power could be employed to save money and increase efficiency and services. CFO Phil Vottiero knew Catholic Charities of Denver would benefit from such a function, but he realized it might need to come from outside the organization.

Soluția

ERA a creat un model hibrid de gestionare a facilităților interne pentru a coordona furnizorii și personalul intern, respectând în același timp standarde stricte de servicii.

In late 2020, Vottiero brought in ERA Group. ERA Group's charge was to look at the totality of agency spending and create different workflows allowing CCD to evaluate its spending across many areas, with housing chief among them.

“To have an expert such as ERA come in and be that independent viewpoint, that separate review, allowed us to take a look at how spending was being done and where we were missing opportunities—something we would never have been able to achieve on our own,” says Phil Votterio.

Grupul ERA a constatat că reducerea cheltuielilor cu furnizorii externi reprezenta doar o parte a oportunității. Pe lângă elaborarea unui plan pentru o mai bună gestionare a furnizorilor, au decis să analizeze forța de muncă internă a CCD pentru a obține un impact real.

CCD era pe deplin hotărâtă să-și trateze angajații în mod corect, așa că externalizarea către o terță parte nu a fost niciodată luată în considerare. De asemenea, compania era ferm convinsă că nivelul foarte ridicat al serviciilor cu care erau obișnuiți rezidenții săi trebuia să fie menținut.

ERA a conceput un model hibrid pentru organizație — un „proiect de gestionare integrată a facilităților” — prin care utilizarea personalului ar fi maximizată la nivelul întregii agenții, iar gestionarea furnizorilor ar fi centralizată la un administrator extern de facilități („IFM”). Niciun angajat nu va fi concediat sau mutat.

As turnover occurs – the IFM – in coordination with CCD will evaluate the position and determines whether such a role needs to be replaced or simply supplemented with service hours provided by the IFM. This long-range plan honored all the organization’s commitments to staff while allowing for a much more efficient and cost-effective model over time.

ERA a contribuit la recrutarea unui manager de facilități integrat potrivit, care să se ocupe de toate operațiunile de întreținere curentă, colaborând atât cu angajații, cât și cu furnizorii, și să gestioneze proiectele de investiții.

“It is an evolving savings program because we’ve got a dynamic component —people—that we’re trying to recalibrate so we can start to achieve some of these greater savings," says Vottiero. "ERA has been looking at this in a unique way. We’re seeing how there’s an efficiency gain to be had, as well as how repositioning job responsibilities and being able to look across properties and business entities can recast the picture. I’d never been able to do that before.”

Rezultatul

CCD este pregătită să obțină o eficiență maximă și economii de peste 30% pe an doar în cadrul Ministerului Locuințelor, ceea ce a determinat-o să solicite ERA să-și extindă prezența la nivelul întregii organizații.

La cererea lui Vottiero, ERA a creat un program-cadru care să acopere toate ministerele, cu scopul de a realiza economii și de a spori eficiența.

“If we do not steward what we are given judiciously, beyond wasting money, resources and energy, we are running counter to what we’re called to do, which is to take what we’re given and utilize it at its maximum efficiency,” says Vottiero.

Fiecare dolar economisit de CCD le permite să ajute mai multe persoane aflate în nevoie în cadrul tuturor programelor sale. Numai prin proiectul de integrare a facilităților, Catholic Charities of Denver este pe cale să economisească peste 30 de milioane de dolari în decurs de 10 ani.

“ERA is a partner, not a vendor,” Vottiero says. “I can’t emphasize that enough. We’ve all worked with many consultants and contractors in our day, and there are more than many that create more work than they solve. What ERA did from the outset was to create a model that was easy to follow, did not burden any one individual or area, and allowed us to move forward across a wide array of projects.”

“ERA provided us a huge opportunity to further our mission by taking the resources we have been given and allowing us to redeploy savings into additional high-impact programming.”

"If we do not steward what we are given judiciously, beyond wasting money, resources and energy, we are running counter to what we’re called to do, which is to take what we’re given and utilize it at its maximum efficiency." [Phil Votterio, CFO of Catholic Charities of Denver]