Grupul ERA ajută organizația Catholic Charities din Denver să reinvestească milioane de dolari în misiunea sa

Clientul

Organizația Catholic Charities din Denver oferă adăpost, hrană, locuințe, educație și consiliere, precum și asistență de urgență și servicii esențiale persoanelor din nordul statului Colorado.

Fiind una dintre cele mai mari dintre cele 167 de filiale ale organizației Catholic Charities din Statele Unite, activitatea Catholic Charities din Denver se concentrează pe o gamă largă de servicii sociale, printre care se numără locuințe la prețuri accesibile, educația preșcolară, precum și servicii de adăpost, de asistență pentru femei, vârstnici, familii, rude, parohii, comunitate și consiliere.

În ultimul an, CCD a oferit asistență pentru peste 53.000 de persoane, a asigurat peste 125.000 de nopți de cazare și a servit 400.000 de mese. Organizația funcționează cu un buget anual de 60 de milioane de dolari și are aproximativ 600 de angajați.

Provocarea

Lipsa unor resurse interne centralizate de personal și a unor practici de achiziții externe a împiedicat CCD să-și extindă serviciile, să-și consolideze rețeaua de furnizori, să-și sporească eficiența și să realizeze economii.

Departamentul de locuințe al CCD (Archdiocesan Housing, Inc. („AHI”)) reprezintă aproximativ jumătate din totalul serviciilor oferite anual de organizație. AHI deține 30 de proprietăți cu 1.700 de unități locative, care găzduiesc aproximativ 3.500 de rezidenți. Gestionarea facilităților este una dintre cheltuielile principale ale departamentului și implică numeroase resurse interne, printre care tehnicieni de întreținere, îngrijitori, portari, menajere și alții. Organizația colaborează, de asemenea, cu câteva sute de furnizori externi de servicii pentru întreținerea proprietăților.

La fel ca multe organizații non-profit, CCD funcționează fără o funcție centralizată de achiziții care să aibă o viziune de ansamblu asupra întregii organizații și să identifice domeniile în care s-ar putea valorifica economiile de scară, consolidarea furnizorilor și puterea de cumpărare pentru a reduce costurile și a spori eficiența și calitatea serviciilor. Directorul financiar Phil Vottiero știa că Catholic Charities of Denver ar avea de câștigat de pe urma unei astfel de funcții, dar și-a dat seama că aceasta ar trebui să provină din afara organizației.

Soluția

ERA a creat un model hibrid de gestionare a facilităților interne pentru a coordona furnizorii și personalul intern, respectând în același timp standarde stricte de servicii.

La sfârșitul anului 2020, Vottiero a apelat la ERA Group. Sarcina ERA Group a fost aceea de a analiza ansamblul cheltuielilor agenției și de a crea diferite fluxuri de lucru care să permită CCD să-și evalueze cheltuielile în numeroase domenii, printre care se numără în primul rând cel al locuințelor.

„Faptul că am apelat la un expert precum ERA, care ne-a oferit o perspectivă independentă și o analiză obiectivă, ne-a permis să evaluăm modul în care erau gestionate cheltuielile și să identificăm oportunitățile pe care le ratam – ceva ce nu am fi reușit niciodată să realizăm pe cont propriu.” — Phil Vottiero, director financiar, Catholic Charities of Denver

Grupul ERA a constatat că reducerea cheltuielilor cu furnizorii externi reprezenta doar o parte a oportunității. Pe lângă elaborarea unui plan pentru o mai bună gestionare a furnizorilor, au decis să analizeze forța de muncă internă a CCD pentru a obține un impact real.

CCD era pe deplin hotărâtă să-și trateze angajații în mod corect, așa că externalizarea către o terță parte nu a fost niciodată luată în considerare. De asemenea, compania era ferm convinsă că nivelul foarte ridicat al serviciilor cu care erau obișnuiți rezidenții săi trebuia să fie menținut.

ERA a conceput un model hibrid pentru organizație — un „proiect de gestionare integrată a facilităților” — prin care utilizarea personalului ar fi maximizată la nivelul întregii agenții, iar gestionarea furnizorilor ar fi centralizată la un administrator extern de facilități („IFM”). Niciun angajat nu va fi concediat sau mutat.

Pe măsură ce apar schimbări de personal, IFM – în coordonare cu CCD – va evalua situația și va stabili dacă postul respectiv trebuie înlocuit sau doar completat cu ore de serviciu asigurate de IFM. Acest plan pe termen lung a respectat toate angajamentele organizației față de personal, permițând în același timp adoptarea unui model mult mai eficient și mai rentabil pe termen lung.

ERA a contribuit la recrutarea unui manager de facilități integrat potrivit, care să se ocupe de toate operațiunile de întreținere curentă, colaborând atât cu angajații, cât și cu furnizorii, și să gestioneze proiectele de investiții.

„Este un program de reducere a costurilor în continuă evoluție, deoarece avem o componentă dinamică – oamenii – pe care încercăm să o reajustăm pentru a putea începe să realizăm unele dintre aceste economii mai semnificative. ERA a abordat această chestiune într-un mod unic. Observăm cum se poate obține un câștig de eficiență, precum și modul în care repoziționarea responsabilităților de serviciu și capacitatea de a analiza ansamblul proprietăților și entităților comerciale pot schimba complet imaginea de ansamblu. Nu am reușit niciodată să fac asta până acum.” — Phil Vottiero, director financiar, Catholic Charities of Denver

Rezultatul

CCD este pregătită să obțină o eficiență maximă și economii de peste 30% pe an doar în cadrul Ministerului Locuințelor, ceea ce a determinat-o să solicite ERA să-și extindă prezența la nivelul întregii organizații.

La cererea lui Vottiero, ERA a creat un program-cadru care să acopere toate ministerele, cu scopul de a realiza economii și de a spori eficiența.

„Dacă nu gestionăm cu chibzuință ceea ce ni se oferă, nu doar că risipim bani, resurse și energie, ci acționăm în contradicție cu misiunea noastră, care constă în a lua ceea ce ni se oferă și a-l folosi la maximul eficienței.” — Phil Vottiero, director financiar, Catholic Charities of Denver

Fiecare dolar economisit de CCD le permite să ajute mai multe persoane aflate în nevoie în cadrul tuturor programelor sale. Numai prin proiectul de integrare a facilităților, Catholic Charities of Denver este pe cale să economisească peste 30 de milioane de dolari în decurs de 10 ani.

Economii anuale totale: 1.116.000 $

• IFM: 620.000 $
• Întreținere/reparații: 116.000 $
• Servicii de alimentație: 103.600 $
• Telecomunicații: 93.600 $
• Gestionarea deșeurilor: 56.700 $
• Consumabile de birou și produse de curățenie: 54.000 $
• Energie/utilități: 30.700 $
• Tehnologia informației: 30.000 de dolari
• Imprimare și promovare: 11.400 $

„ERA este un partener, nu un furnizor. Nu pot sublinia acest lucru îndeajuns. Cu toții am lucrat cu mulți consultanți și contractori de-a lungul timpului, iar mulți dintre ei generează mai multă muncă decât rezolvă. Ceea ce a făcut ERA încă de la început a fost să creeze un model ușor de urmat, care nu a împovărat niciun individ sau departament și ne-a permis să avansăm într-o gamă largă de proiecte. ERA ne-a oferit o oportunitate uriașă de a ne continua misiunea, valorificând resursele pe care le-am primit și permițându-ne să redirecționăm economiile către programe suplimentare cu impact ridicat.” — Phil Vottiero, director financiar, Catholic Charities of Denver