Како што се приближуваме кон вториот квартал, нашиот фокус се префрла на составување извештаи и податоци за известувањето за првиот квартал; низ различни сектори.
Подолу е даден преглед на клучните резултати и активности од изминатиот месец.
Училишен кетеринг и следење на буџетот
За нашите училишни клиенти; вниманието и подготовките почнуваат да се свртуваат кон извештаите за храна и угостителство за првиот квартал, кои даваат вредни сознанија за финансиските перформанси за нивните купувања на храна.
Бидејќи овие училишта работат со буџет за календарска година; овој почетен извештај служи како критичен првичен увид во тоа како тие се во согласност со буџетот; вклучувајќи ги и најновите проценки за целата година (LE). Ова известување ни помага да ги идентификуваме трендовите; и ги истакнува областите на кои им е потребно внимание.
Тоа е клучен придонес за помагање во управувањето со трошоците.
Квартално известување за установа за нега на стари лица (Q30)
Моментално го финализираме извештајот за 30-то тримесечје за клиент на установа за нега на стари лица за презентација. Овој извештај ги детализира кварталните заштеди; ги анализира трендовите на купување; идентификува аномалии како што се варијации на цените во однос на договорните услови; и дава препораки и предлози за корективни мерки.
Нашите презентации на овие извештаи во живо поттикнуваат интересни и длабински дискусии; помагаат во овозможувањето на стратешко донесување одлуки и се вклопуваат во интерното известување. И покрај тоа што ги спроведуваме овие извештаи веќе 30 квартали, ние продолжуваме да откриваме можности за заштеда на трошоци.
Откако извештајот ќе му биде презентиран на финансискиот тим, исто така одвојуваме време да разговараме со главниот готвач и да го информираме за тоа како стојат работите.
Подготовка на тендерска документација за дом за нега на стари лица
Како одговор на промените во договорите со добавувачите, истиот дом за нега на стари лица побара сеопфатен преглед на пазарот на сите категории на храна за да се идентификуваат понатамошни потенцијални заштеди на трошоците за снабдување со храна. Со оглед на еволуирачките пазарни услови и времето поминато од последниот пристап кон пазарот, сега е поволен момент за овој преглед. Како такви, започнуваме со подготовка на тендерска документација што ќе ја испратиме до избраните добавувачи.
Проекти од категоријата нови индустриски потрошни материјали
Новоангажиран клиент ни зададе задача да пронајдеме заштеди за две индустриски категории како дел од поширока иницијатива за управување со трошоците. Почетната точка е да ги разгледаме нивните 12-месечни податоци од главната книга за да ги идентификуваме сите релевантни добавувачи - вежба што нуди некои прилично интересни сознанија на високо ниво како почетна точка.
Со повеќе од 300 вклучени добавувачи, процесот на собирање податоци ќе биде обемен; ќе се бара извлекување на критични детали од огромен број PDF фактури првично во Excel; а потоа во Power BI. И покрај обемното работно оптоварување, оваа почетна точка е од суштинско значење за да се обезбеди сеопфатна анализа на трошоците.
Важноста на мониторингот во управувањето со трошоците
Враќајќи се на фазата на мониторинг која сочинуваше најголем дел од работата во изминатиот месец; оваа фаза од проектот е подеднакво клучна - ако не и повеќе - како и фазите на анализа и тендерирање. Тука се осигуруваме дека целата напорна работа што е претходно завршена ќе се реализира и ќе биде одржлива. Во ERA Group; фазата на мониторинг продолжува до 3 години. Исто така, тука навистина почнуваат да играат улога дополнителните сознанија и какво било споредување.
Враќајќи се на фазата на мониторинг која го сочинуваше најголемиот дел од работата во изминатиот месец; фазата на мониторинг на проектот е подеднакво клучна - ако не и повеќе - од фазите на анализа и тендерирање.
Тековното следење гарантира дека клиентите ги добиваат договорените цени и услуги; истовремено решавајќи ги сите проблеми што може да се појават помеѓу клиентот и добавувачите. Некои примери за проблеми што се појавиле во минатото се:
- Добавувачот поставил неточна датотека со цени која била идентификувана само за време на кварталниот преглед; што инаку можело да помине незабележано.
- Договорените артикли ненамерно испаднале од кошничката на договорни артикли и се наплаќале по значително повисоки стапки надвор од договор, што довело до значителни преплаќања со текот на времето.
Грешките се случуваат и покрај најдобрите намери на сите страни.
Структура на надоместоци врз основа на перформанси на ERA Group
Исто така, во текот на овие фази на квартално известување се одредува и реалната такса на ERA Group. Иако на почетокот на проектот структурата на таксата е договорена како процент од заштедите, реалните плаќања почнуваат да се пресметуваат врз основа на реалните заштеди пресметани во текот на кварталниот период на известување.
За разлика од традиционалните консултантски модели; нашиот пристап вклучува плаќања распоредени во текот на целиот проект. Ова обезбедува минимално влијание врз паричниот тек на клиентот, а воедно е самофинансирано преку реализирани заштеди. Секако; ако нема заштеди, нема надоместоци; и проектот никогаш не стигнува до оваа фаза.
Со нетрпение очекувам да споделам дополнителни информации како што напредуваме низ собирањето податоци, анализата, имплементацијата и фазите на следење во наредните месеци.
