業界や規模を問わず、企業の経費を管理・統制することは、どの企業にとっても常に困難な課題です。そして、電話通信費について言えば、事態はさらに複雑になります。 何しろ、電話通信はビジネスのあらゆる分野に、その重要度の大小はあれど存在しています。電話通信費の管理には、通信事業者の料金プランや請求期限を把握し、予算額と実績額を比較するだけでは不十分です。日々の取り組みを積み重ねることで、企業の電話通信費をより適切に管理・統制できるようになります。その具体的な方法について、いくつかご紹介しましょう。
電話システム管理における従業員の通話パターンの分析
企業においては、電話通信が業務の補助的な役割しか果たさない分野もあれば、例えばカスタマーサービスのように、そのコストが業績の根幹をなす分野もあります。
また、各部門内においても、こうした差異が存在する可能性があります。そのため、従業員や各部門の業務内容を把握することは、ニーズを評価し、個別にコストを見直すための第一歩となります。これにより、コスト削減だけでなく、一部の部門における業績向上も図ることができるのです。
電話システムの管理への従業員の参加を促進する
多くの企業ではあまり注目されていない点ですが、通常、非常に良い成果をもたらします。特に、従業員一人ひとりが責任を負う携帯電話の通信費に関しては、その効果が顕著です。
例えば、営業担当者は、特定の地域ではオペレーター機能の利用が困難だと報告する場合があります。また、購買担当者は、電話でのやり取りを必要としないサプライヤーとの連絡において、より高度な機能を備えた端末を使用したいと考えるかもしれません。
こうして、社員一人ひとりが、自分の仕事についてだけでなく、会社全体についても、直面している課題や現在の制約、そして提案について話すことができるようになります。
習慣やニーズに関する調査を実施し、寄せられる提案を積極的に取り入れることが望ましい。ユーザーからは、大局的な視点では見落とされがちな問題が常に指摘される。なぜなら、大局的な視点では 抑圧 傾向があるからです。
各部署には、会社の電話システム管理を改善するための素晴らしいアイデアがあるかもしれません。
電話システムの管理プロセスを構築する
通信費は社内のあらゆる部門で発生しており、各従業員の利用状況に応じて個別に発生します。そのため、個人や部門ごとに、優先度の違いはあるものの、それぞれ独自の管理方法を持っているのが一般的です。
しかし、これは結局のところ、特に成果の評価において、経営の妨げとなってしまいます。
理想的なアプローチは、プランの契約から日々の利用に至るまでの全段階を網羅するプロセスを設計・構築し、各段階におけるコストや業務内容を分析することです。また、プロセスが社内の各部門にどのような影響を与え、またどのような影響を受けるかを理解することも重要です。
主な目的は、統制と管理の方法を標準化するプロセスを確立することです。
通信管理システムを導入する
管理システムは、企業の通信費の見直し、管理、監査、分析といったあらゆる業務において、強力な味方となります。これらのコストには膨大なデータが含まれており、それらを統合することで、様々な分析や解釈が可能になります。
行数が少ない中小企業にとっては、スプレッドシートは有効な解決策となり得ますが、一般的には、特に大企業においては、結果の迅速な評価や分析結果の共有を妨げる要因となります。
市場に出回っている優れた企業向けシステムソリューションには、企業の電話通信に関するさまざまな情報を管理できるモジュールが備わっています：
- 資産プール；
- 契約書（詳細、金額、有効期限を含む）；
- 回線、ユーザー、関連するプラン、および支払い履歴；
- 支払済みの金額および回収見込み額。
また、特定の機能を備えたシステムソリューションも見つけることができます。その際、留意すべき点は、データ入力の容易さ（あるいはオペレーターが電子ファイルを扱うこと）と、さまざまなオプションやパフォーマンスレポートからデータを抽出できる汎用性です。
自社の電話関連資産を把握し、一覧を作成する
「通信資産」とは、固定電話や携帯電話端末、電話交換機、それらの回線、および各回線の利用プランを指します。これは、業務チームがその活動において利用可能な資産の総体を指します。
管理と定期的な棚卸しを行うことで、社内の電話通信の品質やコストに影響を与えるさまざまな要因を把握することができます：
デバイスの数を確認する
- 多くの機種は旧式であり、低コストのデータ通信やWi-Fiネットワークを活用して音声通話料を節約できる、最新のインスタントメッセージング技術に対応していません。
- もう1つ重要な点は、退職した従業員や部署を異動した従業員が使用しなくなった端末です。これらは新入社員に引き継がせたり、売却したりすることが可能です。社内で買い取りの制度も設けられています。
回線数、プラン、および容量を確認する
- 稼働していないラインや、そのエリアの規模に見合わないライン。在庫を活用することで、不足しているエリアへ再配分が可能となり、不要な契約を回避できる。
- ニーズを満たさない、あるいは過大評価されているプラン――利用者のニーズに見合わない給付内容や不要なサービスが含まれているため、プランの内容や保険料を見直すことが可能です。
初期の棚卸し調査を行うことで、これらすべての課題を洗い出すことができ、そこからユーザーや企業の利用状況に合わせて、最適な解決策を見出すことができます。
電話料金の明細を確認・点検する
各回線の契約条件を見直し、最良の料金プランを確保することと同様に、毎月届く請求書を一つひとつ確認することも重要です。特に追加料金については注意が必要です。
これらは、計画の対象外となっているニーズである可能性があります。その理由を精査し、それが繰り返し発生するものかどうか、また計画にその項目を含める方が経済的かどうかを判断することが重要です。あるいは、利用者の慣行によるものや、契約に基づかない事業者による請求など、不適切な項目である可能性もあります。
こうしたチェックは、オペレーターの業務を監視するだけでなく、ユーザーの利用傾向を把握するのにも役立ち、ユーザーに対し、会社の目標やベストプラクティスへのより一層の取り組みを求めることになるでしょう。
監査は定期的な点検の重要な出発点であり、遡及して不当な請求額を特定し、事業者に対して措置を講じることが可能です。請求書に記載された金額のうち、平均して7％が不当な請求であると推定されています。
つまり、回収すべき金額は相当な額になるということです。
常に再交渉を行い、新しいサプライヤーを探すべきです
4、5社の巨大で官僚的な企業が支配する市場では、新しいサプライヤーを探すのは複雑に思えるかもしれません。しかし、今日の現実は大きく異なります。
ポータビリティがあるため、迅速な変更が可能です。そして何より重要なのは、この分野の競争力です。各事業者は、より良い価格で顧客を獲得するために、ますます柔軟なプランを提供しています。
供給契約は、長期にわたる契約であり、厳しい解約条項が設けられているため、可能な限り有利な条件で交渉すべきである。
コスト管理を専門とするグローバルコンサルティング企業であるERAグループは、定評のある効率化手法と、この分野での経験を持つ有資格の専門家を擁しています。
