Kompromisszumok nélküli oktatás: Hogyan takarított meg 2,25 millió dollárt a Chisholm Institute az ERA Group segítségével

Emelkedő költségek, csökkenő bevételek

Ausztrália szakképzési szektora – beleértve a Chisholm Institute-ot is – súlyos pénzügyi kihívásokkal szembesül. A külföldi hallgatóktól származó bevételek csökkenése és a kormányzati finanszírozás bizonytalansága miatt sürgősen szükség van költségkezelési megoldásokra.

Például az intézetnek nehézséget okozott a közüzemi és távközlési költségek kezelése, amelyek a költségvetésük jelentős részét emésztették fel.

Ugyanakkor a működési költségek is emelkedtek. A közüzemi szolgáltatásoktól a sokszorosításon át a takarítószerekig és a távközlésig – a több campus üzemeltetésével járó napi költségek aláásták a pénzügyi stabilitást.

Az igazgatóság egyértelmű irányelvet fogalmazott meg: növelni kell a pénzügyi önállóságot. Az újonnan kinevezett pénzügyi igazgatónak azonnal szüksége volt megnyugtató biztosítékokra, valamint szakértői segítségre a kiadások kategóriánkénti áttekintéséhez, mivel a belső csapatoknak sem idejük, sem kapacitásuk nem volt arra, hogy ezt teljes körűen elvégezzék.

Ekkor fordult Chisholm az ERA Grouphoz.

A szemünk előtt rejtőző költségek

A Chisholm közvetett költségei kilenc kategóriára oszlottak: villamos energia, távközlés, ipari gázok, tisztítószerek, egyenruhák és egyéni védőeszközök, sokszorosítás, irodai kellékek, iratkezelés és utazási költségek.

Látszólag semmi sem tűnt rendkívülinek. Ám a szisztematikus teljesítmény-összehasonlítás hiánya, a beszállítói árak eltérései, a széttagolt szerződések és a technológiai platformok hatékonysági hiányosságai miatt a rejtett túlköltekezés folyamatosan kimerítette a költségvetéseket.

A kihívás két részből állt:

• Gyors és jelentős költségmegtakarítás elérése.
• A folyamatok és a beszállítói szerződések megerősítése a szolgáltatásminőség védelme és az üzletmenet folytonosságának biztosítása érdekében.

A felismerések gyakorlati alkalmazása

Az ERA Group csapata, Tim Woods vezető tanácsadó irányításával, átfogó elemzést végzett a főbb költségkategóriákról, ezzel is bizonyítva a költségkezelés terén tanúsított alapos megközelítését és szakértelmét.

Adatok és teljesítményösszehasonlítás: A beszállítói árakat és a szerződési feltételeket összehasonlítottuk a piaci referenciaértékekkel, feltárva ezzel a hiányosságokat és az ellentmondásokat.

Technológia és folyamatok: Az ERA azonosította azokat az elavult rendszereket és platformokat, amelyek korlátozták az átláthatóságot és a szabályoknak való megfelelést.

Beszállítói racionalizálás: A versenyképesség és a minőség javítása érdekében egyszerűsítettük a szerződéseket, összevontuk a beszállítókat és újratárgyaltuk a feltételeket.

Vállalati társadalmi felelősségvállalás és üzletmenet-folytonosság: Az olyan érzékeny termékkategóriákban, mint az egyenruhák és az egyéni védőeszközök, az ERA biztosította az intézményi előírások betartását, miközben kedvezőbb ár-érték arányt ért el.

Különösen összetett kihívást jelentett a távközlés és a közüzemi szolgáltatások területe. A több telephelyre kiterjedő, széttagolt, régi szerződések miatt a költségek átláthatatlanná váltak és nehezen kezelhetők voltak. Az ERA összevonta a szerződéseket, átláthatóbb struktúrákat vezetett be, és kedvezőbb feltételeket tárgyalt ki. Ez nem csupán pénzügyi megtakarításokat eredményezett, hanem egyszerűbbé tette a pénzügyi igazgató és a beszerzési csapat munkáját is.

Az ERA végig vállalta az operatív átállások lebonyolítását. Mivel a beszállítói együttműködéseket és a szerződések átadását közvetlenül kezelte, a projekt minimális mértékben igényelte a Chisholm vezetésének és munkatársainak közreműködését – ami döntő fontosságú volt ahhoz, hogy a figyelem továbbra is az oktatás biztosítására összpontosulhasson. A pénzügyi igazgató és a beszerzési csapat kulcsszerepet játszott ebben a folyamatban, értékes betekintést és visszajelzéseket nyújtva.

2,25 millió dollár megtakarítás, átlagosan több mint 30%-os csökkenés

Az ERA kilenc kategóriában átlagosan több mint 30%-os megtakarítást ért el, ami éves szinten 2,25 millió dollár megtakarítást jelent.

Az eredmények bontása a következőket tartalmazta:

• Egyes kategóriákban akár 55%-os megtakarítás.
• Más esetekben szerényebb, de mégis jelentős, 15%-os eredmények.
• Az ERA által 24 hónap alatt végzett nyomon követés során igazolódott, összességében erősebb és fenntarthatóbb költségalap.

„Szinte minden költségkategóriában sikerült jobb folyamatokat, jobb beszerzési feltételeket, szállítói megállapodásokat és technológiai platformokat bevezetnünk. Mindezt úgy valósítottuk meg, hogy a vezetőség és a munkatársak minimális időráfordítással vettek részt a folyamatban, ami számukra megkönnyítette a dolgot.” — Tim Woods, vezető tanácsadó, ERA Group

Az ERA megoldásai nem csupán jelentős megtakarításokat eredményeztek, hanem valami kevésbé kézzelfoghatót, de ugyanolyan értékeset is nyújtottak: bizonyosságot. A pénzügyi igazgató és az igazgatóság most már biztos lehetett abban, hogy a költségeket átlátják, ellenőrzés alatt tartják és stratégiailag kezelik, ami megszabadította őket a pénzügyi bizonytalanság terhétől, és biztonságérzetet adott nekik.

Hosszú távú érték: biztonság, nem csupán megtakarítás

Az ERA folyamatos szerepvállalása tanúskodik arról, hogy elkötelezettek vagyunk a Chisholm pénzügyi stabilitása iránt. A beszállítók teljesítményének figyelemmel kísérésével, a megtakarítások ellenőrzésével és a vezetőségnek történő jelentéstétellel az ERA biztosítja, hogy a Chisholm a külső bizonytalanságok ellenére is pénzügyileg stabil maradjon, ezzel biztonságérzetet nyújtva és bizalmat ébresztve az intézet jövőjét illetően.

A projektnek köszönhetően a vezetőségnek már nem kell a költségkontrollal foglalkoznia, így teljes mértékben a Chisholm alapvető küldetésére – a magas színvonalú oktatás biztosítására – koncentrálhat, ami megkönnyebbülést és bizalmat kelt az intézet jövőjét illetően.

Az átalakulásnak a következő jellemzői vannak:

• Fokozott pénzügyi önellátás.
• A beszállítók átláthatóságának és a szabályoknak való megfelelés javítása.
• Egyszerűsített működés és csökkentett adminisztratív terhek.
• A szolgáltatás minőségének biztosítása mellett jelentős megtakarításokat eredményezett.

„A pénzügyi megtakarításokon túl a legfontosabb előny a biztonságérzet – az a tudat, hogy a költségeket átlátjuk, ellenőrizzük és stratégiailag kezeljük.” — A Chisholm Institute vezetése

Költségcsökkentéssel az oktatásba történő befektetés

A Chisholm Institute számára az ERA-val kötött partnerség bebizonyította, hogy a költségmegtakarítás és az oktatás minősége egymás mellett is létezhet. Az ERA a közvetett költségek stratégiai kezelésével éves szinten több millió dolláros megtakarítást ért el, miközben hosszú távon is megerősítette a folyamatokat.

A 2,25 millió dolláros megtakarítás, a több mint 30%-os átlagos költségcsökkentés és a vezetés iránti megnövekedett bizalomnak köszönhetően az intézet mostantól több forrást fordíthat hallgatóira és küldetésére.

A hasonló nyomásnak kitett oktatási vezetők számára a tanulság egyértelmű: minden szervezetben rejtett lehetőségek rejlenek. Az ERA felkutatja, biztosítja és tartósítja ezeket.