Az ERA Group segít a denveri Katolikus Jótékonysági Szervezetnek abban, hogy több millió dollárt fordítson vissza küldetésére

Az ügyfél

A Denveri Katolikus Jótékonysági Szervezet menedéket, ételt, szállást, oktatást és tanácsadást biztosít, valamint sürgősségi segítséget és alapvető szolgáltatásokat nyújt Észak-Colorado lakosainak.

A Catholic Charities Egyesült Államok-szerte működő 167 helyi szervezetének egyik legnagyobbjaként a denveri Catholic Charities tevékenysége számos területre kiterjed: ide tartozik a megfizethető lakhatás, a korai gyermekkori oktatás, valamint a menedékhelyek, a nők, az idősek, a családok, a rokonok, a plébániák, a közösségek és a tanácsadási szolgáltatások támogatása.

Az elmúlt évben a CCD több mint 53 000 embert segített, több mint 125 000 éjszakai szállást biztosított és 400 000 étkezést osztott ki. A szervezet éves költségvetése 60 millió dollár, és mintegy 600 alkalmazottat foglalkoztat.

A kihívás

A központosított belső munkaerő-erőforrások és a külső beszerzési gyakorlatok hiánya megakadályozta a CCD-t abban, hogy bővítse szolgáltatásait, összevonja beszállítóit, növelje hatékonyságát – és pénzt takarítson meg.

A CCD lakásügyi részlege (Archdiocesan Housing, Inc. – „AHI”) a szervezet által évente nyújtott szolgáltatások mintegy felét adja. Az AHI 30 ingatlant és 1 700 lakóegységet üzemeltet, amelyek körülbelül 3 500 lakót szolgálnak ki. Az ingatlankezelés a részleg egyik legfontosabb költségtétele, amely számos belső erőforrást igényel, ideértve a karbantartókat, portásokat, gondnokokat, takarítókat és másokat. A szervezet emellett több száz külső szolgáltatóval is együttműködik az ingatlanokkal kapcsolatos karbantartási szolgáltatások terén.

Sok más nonprofit szervezethez hasonlóan a CCD-nek sincs olyan központi beszerzési részlege, amely a szervezet egészét átlátva felmérné, hol lehetne a méretgazdaságosságot, a beszállítói konszolidációt és a vásárlóerőt kihasználni a költségmegtakarítás, a hatékonyságnövelés és a szolgáltatások javítása érdekében. Phil Vottiero pénzügyi igazgató tudta, hogy a Catholic Charities of Denvernek előnyére válna egy ilyen részleg, de rájött, hogy ezt valószínűleg a szervezeten kívülről kell megoldani.

A megoldás

Az ERA egy hibrid belső létesítménygazdálkodási modellt dolgozott ki, amelynek keretében felügyeli a beszállítókat és a belső munkaerőt, miközben szigorú szolgáltatási színvonalat tart fenn.

2020 végén a Vottiero bevonta az ERA Groupot. Az ERA Group feladata az volt, hogy áttekintse az ügynökségi kiadások teljes körét, és különböző munkafolyamatokat alakítson ki, amelyek lehetővé teszik a CCD számára, hogy számos területen – elsősorban a lakhatás területén – értékelje kiadásait.

„Az, hogy egy olyan szakértő, mint az ERA, bevonásra került, és független véleményt, külső értékelést nyújtott, lehetővé tette számunkra, hogy áttekintsük a kiadások alakulását és felismerjük, hol hagytunk ki lehetőségeket – ezt saját erőből soha nem tudtuk volna megtenni.” — Phil Vottiero, pénzügyi igazgató, Catholic Charities of Denver

Az ERA Group megállapította, hogy a külső beszállítókkal kapcsolatos kiadások csökkentése csupán egy része a lehetőségeknek. A beszállítók hatékonyabb kezelésére irányuló terv kidolgozása mellett úgy döntöttek, hogy a valódi eredmények elérése érdekében a CCD belső munkaerő-állományát is alaposan átvizsgálják.

A CCD elkötelezett volt amellett, hogy alkalmazottaival szemben helyesen járjon el, ezért a harmadik félnek történő kiszervezés soha nem került szóba. Emellett határozottan kiálltak amellett, hogy a lakók számára megszokott, kiemelkedően magas színvonalú szolgáltatást továbbra is biztosítani kell.

Az ERA egy hibrid modellt dolgozott ki a szervezet számára – egy „integrált létesítménykezelési projektet” –, amelynek keretében az alkalmazottak kihasználtságát az egész ügynökségen belül maximalizálják, a beszállítói menedzsmentet pedig egy külső integrált létesítménykezelő („IFM”) kezébe központosítják. Az alkalmazottak közül senkit sem bocsátanak el, és senki sem veszíti el a munkahelyét.

A személyzeti fluktuáció esetén az IFM a CCD-vel együttműködve felméri a helyzetet, és eldönti, hogy az adott pozíciót pótolni kell-e, vagy elegendő-e az IFM által biztosított munkaórákkal kiegészíteni. Ez a hosszú távú terv tiszteletben tartotta a szervezet minden, a munkatársakkal szemben vállalt kötelezettségét, ugyanakkor idővel egy sokkal hatékonyabb és költséghatékonyabb működési modellt tett lehetővé.

Az ERA segített megtalálni a megfelelő integrált létesítménykezelőt, aki mind a munkatársakkal, mind a beszállítókkal együttműködve ellátja a napi karbantartási feladatokat, valamint irányítja a beruházási projekteket.

„Ez egy folyamatosan fejlődő megtakarítási program, mivel van egy dinamikus eleme – az emberek –, amelyet igyekszünk átalakítani, hogy el tudjuk érni ezeket a jelentősebb megtakarításokat. Az ERA egyedi szemszögből közelíti meg ezt a kérdést. Látjuk, hogy hogyan lehet hatékonyságnövekedést elérni, valamint azt is, hogy a munkaköri felelősségek átalakítása és az ingatlanok és üzleti egységek átfogó szemlélete hogyan alakíthatja át a képet. Ezt korábban soha nem tudtam megtenni.” – Phil Vottiero, pénzügyi igazgató, Catholic Charities of Denver

Az eredmény

A CCD olyan helyzetben van, hogy pusztán a lakásügyi minisztériumban is maximális hatékonyságot és évi több mint 30%-os megtakarítást érhet el, ami arra ösztönözte, hogy felkérje az ERA-t a rendszer kiterjesztésére a szervezet egészére.

Vottiero kérésére az ERA létrehozott egy átfogó programot, amely az összes minisztériumban működik, hogy költségmegtakarítást és hatékonyságnövelést érjen el.

„Ha nem gazdálkodunk okosan azzal, amit kaptunk, akkor nem csupán pénzt, erőforrásokat és energiát pazarolunk el, hanem ellentétben állunk azzal a hivatásunkkal is, amely arra szólít fel minket, hogy a ránk bízottakat a lehető leghatékonyabban használjuk fel.” — Phil Vottiero, pénzügyi igazgató, Catholic Charities of Denver

Minden dollár, amit a CCD megtakarít, lehetővé teszi számukra, hogy minisztériumaik keretében több rászorulót segítsenek. Csak az integrált létesítmények projektjének köszönhetően a Denveri Katolikus Jótékonysági Szervezet 10 év alatt több mint 30 millió dollárt takaríthat meg.

Éves megtakarítás összesen: 1 116 000 dollár

• IFM: 620 000 dollár
• Karbantartás/javítások: 116 000 dollár
• Étkeztetés: 103 600 dollár
• Telecomm: 93 600 dollár
• Hulladékgazdálkodás: 56 700 dollár
• Irodai és takarítási cikkek: 54 000 dollár
• Energia/közművek: 30 700 dollár
• Informatika: 30 000 dollár
• Nyomtatott és promóciós anyagok: 11 400 dollár

„Az ERA partner, nem pedig szolgáltató. Ezt nem tudom elégszer hangsúlyozni. Mindannyian dolgoztunk már együtt számos tanácsadóval és vállalkozóval, és bőven vannak olyanok, akik több munkát okoznak, mint amennyit megoldanak. Az ERA a kezdetektől fogva olyan modellt hozott létre, amely könnyen követhető volt, nem terhelte meg egyetlen személyt vagy területet sem, és lehetővé tette számunkra, hogy számos projektben előrelépjünk. Az ERA hatalmas lehetőséget biztosított számunkra, hogy tovább folytassuk küldetésünket azáltal, hogy a rendelkezésünkre álló erőforrásokat felhasználva a megtakarításokat további, nagy hatással bíró programokra fordíthattuk.” — Phil Vottiero, pénzügyi igazgató, Catholic Charities of Denver