Az ERA Group segít a denveri Katolikus Jótékonysági Szervezetnek abban, hogy több millió dollárt fordítson vissza küldetésére

Az ügyfél

Catholic Charities of Denver shelters, feeds, houses, educates, counsels, and provides emergency assistance and critical services to people in Northern Colorado. As one of the largest of Catholic Charities’ 167 chapters across the United States, Catholic Charities of Denver’s work focuses on a wide spectrum of ministries: including affordable housing; early childhood education; as well as shelter, women, senior, family, kinship, parish, community, and counseling services.

Az elmúlt évben a CCD több mint 53 000 embert segített, több mint 125 000 éjszakai szállást biztosított és 400 000 étkezést osztott ki. A szervezet éves költségvetése 60 millió dollár, és mintegy 600 alkalmazottat foglalkoztat.

A kihívás

A központosított belső munkaerő-erőforrások és a külső beszerzési gyakorlatok hiánya megakadályozta a CCD-t abban, hogy bővítse szolgáltatásait, összevonja beszállítóit, növelje hatékonyságát – és pénzt takarítson meg.

A CCD lakásügyi részlege (Archdiocesan Housing, Inc. – „AHI”) a szervezet által évente nyújtott szolgáltatások mintegy felét adja. Az AHI 30 ingatlant és 1 700 lakóegységet üzemeltet, amelyek körülbelül 3 500 lakót szolgálnak ki. Az ingatlankezelés a részleg egyik legfontosabb költségtétele, amely számos belső erőforrást igényel, ideértve a karbantartókat, portásokat, gondnokokat, takarítókat és másokat. A szervezet emellett több száz külső szolgáltatóval is együttműködik az ingatlanokkal kapcsolatos karbantartási szolgáltatások terén.

Like many nonprofits, CCD operates without a centralized procurement function that looks across the entirety of the organization and see where scale, vendor consolidation, and buying power could be employed to save money and increase efficiency and services. CFO Phil Vottiero knew Catholic Charities of Denver would benefit from such a function, but he realized it might need to come from outside the organization.

A megoldás

Az ERA egy hibrid belső létesítménygazdálkodási modellt dolgozott ki, amelynek keretében felügyeli a beszállítókat és a belső munkaerőt, miközben szigorú szolgáltatási színvonalat tart fenn.

In late 2020, Vottiero brought in ERA Group. ERA Group's charge was to look at the totality of agency spending and create different workflows allowing CCD to evaluate its spending across many areas, with housing chief among them.

“To have an expert such as ERA come in and be that independent viewpoint, that separate review, allowed us to take a look at how spending was being done and where we were missing opportunities—something we would never have been able to achieve on our own,” says Phil Votterio.

Az ERA Group megállapította, hogy a külső beszállítókkal kapcsolatos kiadások csökkentése csupán egy része a lehetőségeknek. A beszállítók hatékonyabb kezelésére irányuló terv kidolgozása mellett úgy döntöttek, hogy a valódi eredmények elérése érdekében a CCD belső munkaerő-állományát is alaposan átvizsgálják.

A CCD elkötelezett volt amellett, hogy alkalmazottaival szemben helyesen járjon el, ezért a harmadik félnek történő kiszervezés soha nem került szóba. Emellett határozottan kiálltak amellett, hogy a lakók számára megszokott, kiemelkedően magas színvonalú szolgáltatást továbbra is biztosítani kell.

Az ERA egy hibrid modellt dolgozott ki a szervezet számára – egy „integrált létesítménykezelési projektet” –, amelynek keretében az alkalmazottak kihasználtságát az egész ügynökségen belül maximalizálják, a beszállítói menedzsmentet pedig egy külső integrált létesítménykezelő („IFM”) kezébe központosítják. Az alkalmazottak közül senkit sem bocsátanak el, és senki sem veszíti el a munkahelyét.

As turnover occurs – the IFM – in coordination with CCD will evaluate the position and determines whether such a role needs to be replaced or simply supplemented with service hours provided by the IFM. This long-range plan honored all the organization’s commitments to staff while allowing for a much more efficient and cost-effective model over time.

Az ERA segített megtalálni a megfelelő integrált létesítménykezelőt, aki mind a munkatársakkal, mind a beszállítókkal együttműködve ellátja a napi karbantartási feladatokat, valamint irányítja a beruházási projekteket.

“It is an evolving savings program because we’ve got a dynamic component —people—that we’re trying to recalibrate so we can start to achieve some of these greater savings," says Vottiero. "ERA has been looking at this in a unique way. We’re seeing how there’s an efficiency gain to be had, as well as how repositioning job responsibilities and being able to look across properties and business entities can recast the picture. I’d never been able to do that before.”

Az eredmény

A CCD olyan helyzetben van, hogy pusztán a lakásügyi minisztériumban is maximális hatékonyságot és évi több mint 30%-os megtakarítást érhet el, ami arra ösztönözte, hogy felkérje az ERA-t a rendszer kiterjesztésére a szervezet egészére.

Vottiero kérésére az ERA létrehozott egy átfogó programot, amely az összes minisztériumban működik, hogy költségmegtakarítást és hatékonyságnövelést érjen el.

“If we do not steward what we are given judiciously, beyond wasting money, resources and energy, we are running counter to what we’re called to do, which is to take what we’re given and utilize it at its maximum efficiency,” says Vottiero.

Minden dollár, amit a CCD megtakarít, lehetővé teszi számukra, hogy minisztériumaik keretében több rászorulót segítsenek. Csak az integrált létesítmények projektjének köszönhetően a Denveri Katolikus Jótékonysági Szervezet 10 év alatt több mint 30 millió dollárt takaríthat meg.

“ERA is a partner, not a vendor,” Vottiero says. “I can’t emphasize that enough. We’ve all worked with many consultants and contractors in our day, and there are more than many that create more work than they solve. What ERA did from the outset was to create a model that was easy to follow, did not burden any one individual or area, and allowed us to move forward across a wide array of projects.”

“ERA provided us a huge opportunity to further our mission by taking the resources we have been given and allowing us to redeploy savings into additional high-impact programming.”

"If we do not steward what we are given judiciously, beyond wasting money, resources and energy, we are running counter to what we’re called to do, which is to take what we’re given and utilize it at its maximum efficiency." [Phil Votterio, CFO of Catholic Charities of Denver]