Det er altid en udfordrende opgave for enhver virksomhed at kontrollere og styre sine udgifter, uanset branche og størrelse. Og når vi taler om udgifter til telefoni, bliver det hele endnu mere kompliceret. Telefoni findes trods alt i alle brancher, med større eller mindre betydning. At styre telefonudgifter kræver meget mere end blot at vide, hvad operatørerne tager for deres abonnementer, hvornår regningerne skal betales, og at sammenligne budgetterede beløb med de faktiske beløb. En række daglige tiltag kan bidrage til bedre kontrol og styring af virksomhedens telefonudgifter. Lad os se på nogle af dem.
Analyse af medarbejdernes forbrugsprofiler i forbindelse med telefonistyring
I virksomheder er der områder, hvor telefoni blot fungerer som et hjælpemiddel i driften, og områder, hvor disse omkostninger er afgørende for resultaterne – for eksempel kundeservice.
Og inden for de enkelte områder kan denne differentiering forekomme. Derfor er det et første skridt i retning af at vurdere behovene, revurdere omkostningerne individuelt og dermed ikke blot reducere omkostningerne, men også forbedre resultaterne i visse sektorer, at få indsigt i medarbejdernes og områdernes arbejdsprofil.
Fremme medarbejdernes deltagelse i styringen af telefoni
Dette er et område, som mange virksomheder ikke udnytter i særlig høj grad, men som normalt giver meget gode resultater, især når det gælder udgifter til mobiltelefoni, hvor hver enkelt medarbejder har et personligt ansvar.
En sælger kan for eksempel fortælle, at vedkommende har problemer med at bruge telefoncentralen i visse regioner. En indkøber kan have behov for en enhed med flere funktioner til kontakt med leverandører, som ikke nødvendigvis skal foregå via telefonopkald.
Således kan hver enkelt medarbejder tale om udfordringer, aktuelle begrænsninger og forslag, ikke kun i relation til sit eget arbejde, men også til virksomheden som helhed.
Det anbefales at gennemføre en undersøgelse af vaner og behov og indhente eventuelle forslag. Brugerne rejser altid spørgsmål, som man i et overordnet perspektiv undertiden overser, fordi man har en tendens til begrænse alle i forbrugsmønstre.
Hver enkelt medarbejder kan have gode ideer til, hvordan virksomhedens telefonistyring kan forbedres.
Udarbejd procedurer for håndtering af telefoni
Telefonudgifter forekommer i alle afdelinger i virksomheden og opstår individuelt, afhængigt af den enkelte medarbejders forbrugsbehov. Det er derfor normalt, at hver enkelt medarbejder og hver afdeling har sin egen måde at håndtere dette på, med forskellig prioritering.
Dette ender dog med at hæmme ledelsen, især når det gælder evaluering af resultaterne.
Den ideelle fremgangsmåde er at udforme og etablere processer, der dækker alle faser – fra indgåelse af en aftale til det daglige forbrug – og analysere omkostningerne og foranstaltningerne i hver enkelt fase. Et andet vigtigt aspekt er at forstå, hvordan processerne påvirker og selv påvirkes af de forskellige afdelinger i virksomheden.
Hovedformålet er at fastlægge en proces, der standardiserer måden, hvorpå styring og ledelse foregår.
Implementer et telestyringssystem
Et styringssystem er en uvurderlig hjælp i alt det arbejde, der går med at gennemgå, overvåge, revidere og analysere virksomhedens telefonomkostninger. Disse omkostninger omfatter en stor mængde data, og når de samles, giver de mulighed for forskellige analyser og fortolkninger.
Regneark kan være en god løsning for små og mellemstore virksomheder med få poster, men generelt – og især i store virksomheder – hindrer de en hurtig vurdering af resultaterne og deling af analyser.
De bedste virksomhedssystemløsninger på markedet tilbyder moduler, hvor vi kan administrere forskellige oplysninger om virksomhedens telefoni:
- Aktivpuljen;
- Kontrakter med detaljer, beløb og udløbsdatoer;
- Linjer, brugere, det tilhørende abonnement og betalingshistorik;
- Foretagne betalinger og kreditter til tilbagebetaling.
Vi kan også finde specifikke systemløsninger med forskellige funktioner. Det, vi skal holde øje med, er brugervenligheden ved indtastning af data (eller håndtering af elektroniske filer) samt fleksibiliteten til at udtrække data fra forskellige kilder og præstationsrapporter.
Kortlæg og lav en oversigt over virksomhedens telefonisystemer
Med »telefonitilgange« mener vi faste og mobile enheder samt telefoncentraler, deres linjer og de respektive abonnementsordninger. Det er den samlede mængde udstyr, som arbejdsteams har til rådighed til brug i deres arbejde.
Kontrol og regelmæssig statusopgørelse giver dig mulighed for at få indsigt i forskellige faktorer, der påvirker kvaliteten og omkostningerne ved telefoni i virksomheden:
Tjek antallet af enheder
- Mange modeller er forældede og understøtter ikke de nyeste teknologier til øjeblikkelig kommunikation, som gør det muligt at reducere forbruget af taletelefoni ved at benytte billigere datatelefoni og Wi-Fi-netværk.
- Et andet vigtigt punkt er udstyr, der står ubenyttet hen, fra medarbejdere, der er fratrådt eller har skiftet afdeling. Det kan bruges af nye medarbejdere eller sælges – der findes interne tilbud.
Gennemgå antallet af linjer og planer samt dimensionering
- Ubenyttede linjer eller linjer, der er dårligt dimensioneret i forhold til området; lagerbeholdningen gør det muligt at omfordele til områder, hvor der er mangel, og dermed undgå unødvendige kontrakter.
- Forsikringspolicer, der ikke dækker behovene eller er overvurderede – de indeholder dækninger, der ikke opfylder brugerens behov, eller ydelser, der ikke er nødvendige, hvilket gør det muligt at nedjustere policen og dens værdi.
En indledende gennemgang kan afdække alle disse forhold, og på det grundlag kan vi finde frem til de mest passende løsninger, der passer til brugerens og virksomhedens forbrugsprofil.
Kontroller og gennemgå dine telefonregninger
Det er lige så vigtigt at gennemgå hver eneste regning, du modtager hver måned, og især holde øje med eventuelle ekstra gebyrer, som det er at genforhandle og sikre sig de bedste priser på hver enkelt tjeneste.
Det kan være udgifter, der ikke er dækket af planen, og det er vigtigt at undersøge årsagen til dem for at afgøre, om de vil være tilbagevendende, og om det vil være mere økonomisk at medtage posten i planen. Eller det kan være uberettigede udgifter, der skyldes brugerens adfærd eller gebyrer opkrævet af operatøren uden kontrakt.
Disse kontroller vil ikke blot bidrage til at overvåge operatørernes arbejde, men også brugernes forbrugsvaner, hvilket vil kræve, at de i højere grad forpligter sig til virksomhedens mål og bedste praksis.
Revisionen udgør et vigtigt udgangspunkt for den løbende kontrol, idet det giver mulighed for at kræve tilbagebetaling af uberettigede opkrævninger og iværksætte foranstaltninger over for operatøren. Det anslås, at i gennemsnit 7 % af de beløb, der opkræves på regningerne, er uberettigede.
Med andre ord drejer det sig om et betydeligt beløb, der skal inddrives.
Forhandl altid på ny, og hold øje med nye leverandører
Det kan virke kompliceret at finde nye leverandører på et marked med fire eller fem store, bureaukratiske virksomheder. Men virkeligheden ser i dag helt anderledes ud.
Der er tale om fleksibilitet, hvilket muliggør hurtige ændringer. Og det vigtigste er sektorens konkurrenceevne; udbyderne har arbejdet med stadig mere fleksible pakker for at vinde kunder til bedre priser.
Leveringskontrakter bør forhandles på de bedst mulige vilkår, da de er en langsigtet løsning og indeholder strenge opsigelsesbestemmelser.
ERA Group, et globalt konsulentfirma med speciale i omkostningsstyring, råder over en anerkendt effektivitetsmetodik og kvalificerede medarbejdere med erfaring inden for området.
