En pålidelig oversigt over indtægter og udgifter er afgørende for at opnå positive forretningsresultater.
Det handler om et velfungerende budget. Men hvad sker der, når indtægter og udgifter opstår, og der mangler likviditet? Når nogle kunder betaler for sent? Pengestrømmen er det vigtigste redskab til at analysere disse situationer. Og at reducere omkostningerne er en måde at forbedre en problematisk pengestrøm på og ofte redde virksomheden!
Budgettet er det vigtigste redskab til at fastlægge, hvor ressourcerne skal komme fra, og hvilke udgifter og omkostninger de skal bruges til. Der findes dog et ledelsesredskab, som mange iværksættere og deres ledere desværre ikke prioriterer i det daglige, men som kan gøre hele forskellen, når det gælder om at opnå rentabilitet: pengestrømmen.
Det er et grundlæggende redskab til at styre den kapital, der cirkulerer i virksomheden, og som afspejler dens økonomiske situation på et givet tidspunkt – om vi kan vokse, bør fastholde status quo eller måske få orden i vores egne rækker.
Hvordan står din virksomhed til i øjeblikket? Eller har den problemer med likviditeten? Løsningen ligger måske i at reducere omkostningerne!
Men først: ved du, hvad pengestrøm er?
Hvis du er i tvivl, er den gode nyhed, at det er mere almindeligt, end vi tror. Faktisk ser mange mennesker budgettet som nøglen til succes, hvis vi holder os til det.
Det er til dels rigtigt. En effektiv budgettering er første skridt på vejen mod overskud, men i virkelighedener indtægter og udgifter spredt over forskellige områder og er udsat for en lang række uforudsete begivenheder i hverdagen.
Pengestrømmen er det redskab, der bruges til at håndtere denne virkelighed – mens budgettet er en række definitioner, er pengestrømmen det praktiske resultat af anvendelsen af ressourcer til investeringer, udgifter og omkostninger samt indtægter fra salg.
Og det kan forklare, hvorfor der, når det endelig sker, ikke er penge tilbage ved månedens udgang, selvom salget har nået sine mål.
Og hvordan skal vi styre likviditeten?
Den vigtigste faktor for en god styring af pengestrømmene er, hvor ofte der foretages kontrol, og det ideelle for alle virksomheder er dagligt.
Det kan måske virke overdrevet, især for virksomheder med få begivenheder, men det er stadig den bedste måde at forudse eventuelle problemer eller træffe hurtige beslutninger under uforudsete omstændigheder, især i starten og hvis man implementerer det i et situation, der kræver stor opmærksomhed.
Hvordan implementerer og opdaterer man et pengestrømsregnskab?
- Der er ikke én bestemt måde at holde styr på det på; vi kan bruge et velstruktureret regneark eller et system. Det vigtigste er, at det er nemt at registrere oplysningerne og hurtigt at få resultaterne frem;
- Opret en oversigt over indtægter og udgifter med budgetterede og faktiske beløb;
- Notér åbningssaldoerne på alle løbende konti;
- Notér de budgetterede beløb for udgifter og indtægter pr. måned;
- Notér alle udgifter – hver eneste – med angivelse af type, beløb og betalingsdato;
- Registrer hver indtægt med de samme oplysninger og prognoser for hvert gennemført salg.
Med disse indledende og daglige opdateringer har vi et likviditetsoversigt, der viser, om det forventede overskud ved månedens afslutning vil blive realiseret, og om vi på en given dag vil stå med en negativ saldo – og dermed kan vi træffe foranstaltninger for at undgå økonomiske tab og en voksende ubalance.
Likviditetsproblemer: Hvordan kan vi analysere dem?
Selvfølgelig kan pengestrømmen blive negativ på grund af en bestemt situation – for eksempel hvis en kunde forsinker sin betaling – hvilket er helt naturligt i en virksomheds daglige økonomiske drift. Men hvis dette sker gentagne gange, er der nogle vigtige spørgsmål, man bør stille sig, inden man griber ind:
Er alle kundebetalinger modtaget?
Misligholdelse er en iboende risiko, især i ustabile økonomier som vores. En afvigelse mellem prognosen og det faktiske resultat kan koste en måneds overskud. Det er vigtigt at vurdere hvert enkelt tilfælde for sig og afgøre, hvor stor risikoen er for, at det gentager sig.
Var der nogen uforudsete udgifter?
I dette tilfælde er det nødvendigt at forstå årsagen og vurdere, om det kan ske igen – for eksempel vil en tabt arbejdssag, som der ikke var afsat midler til, kræve en gennemgang af målene, afhængigt af beløbets omfang, men det er en engangsbegivenhed.
Opstår der negative saldi på bestemte datoer og på månedsbasis?
Det kan betyde, at visse udgifter eller omkostninger har en betalingsfrist, der ikke stemmer overens med indtægterne, eller at de er blevet budgetteret forkert.
Der kan opstå andre problemer, og derfor er det vigtigt med daglig overvågning for at finde årsagerne og løsningerne så hurtigt som muligt.
Reduktion af omkostningerne gennem forbedring af likviditeten
En omkostningsgennemgang er en meget effektiv måde at skabe balance mellem indtægter og udgifter og genoprette en sund likviditet.
1. Outsourcing af tjenester
Outsourcing er en god mulighed for at reducere omkostningerne i områder, der ikke er direkte knyttet til virksomhedens kerneforretning.
Vi kan erstatte en dedikeret struktur, hvor vi ikke har den nødvendige erfaring til at opnå de bedste resultater til den bedste pris, med en virksomhed, der stræber efter maksimal effektivitet, da dette er dens kerneforretning. Områder som sikkerhed, rengøring og forskellige former for vedligeholdelse kan outsources, hvor man søger den bedste pris og kvalitet blandt virksomhederne på markedet.
En væsentlig udgiftspost er fragtomkostninger, hvis din virksomhed benytter egen transport. Virksomhederne har den nødvendige ekspertise og holder øje med et marked i konstant forandring, og de er bedre rustet til at levere en god service til en lavere pris.
2. Invester i crowdsourcing
Crowdsourcing er en løsning, hvor din virksomhed opretter en profil på hjemmesider, hvor den kan anmode om tjenester, og hvor forskellige virksomheder derefter afgiver deres tilbud. Det er en udbredt praksis i forbindelse med diverse udgifter og omkostninger, der ikke er produktionsrelaterede, og kan medføre betydelige besparelser – f.eks. inden for it-tjenester, vedligeholdelse, rådgivning og lignende.
3. Tjek lagerbeholdningen
Du kan have store lagre på grund af lavere salg end forventet, ubalance i indkøbsprocesserne, unøjagtige lageropgørelser osv. Hvis der er tale om varer, der sælger dårligt, bør du overveje at returnere dem til leverandøren, opkøbe dem til en nedsat pris eller iværksætte salgsfremmende tiltag.
4. Genforhandle priserne
Det er altid en interessant mulighed at gennemgå listen over produkter og leverandører og forsøge at genforhandle, især hvis der findes konkurrenter med tilsvarende kvalifikationsniveauer. I nogle tilfælde kan man genforhandle for en bestemt periode for genoprette sundheden i din likviditet på grund af dit gode forhold til leverandøren og vende tilbage til den tidligere situation.
5. Invester i omkostningsstyring
Omkostningsstyring er i dag et vigtigt begreb i virksomheder – det handler om at have kontrol over udgifter og omkostninger som en del af virksomhedens politik, med en handlingsplan, strategier, målinger og inddragelse af alle afdelinger. På den måde er det muligt at handle på en struktureret måde og opnå gevinster på alle områder.
6. Gennemgå produktionsomkostningerne
Dette er et følsomt område, hvor enhver ændring kan påvirke produktkvaliteten. Da det imidlertid er her, din virksomhed investerer mest, er det værd at undersøge nye leverandører af råvarer eller komponenter for at opnå bedre priser eller betalingsbetingelser.
7. Gennemgå virksomhedens processer
Vi udfører ofte processer på en ineffektiv måde, hvilket medfører overarbejde eller dyrere forsyninger fra leverandører. Det er interessant at sætte fokus på de vigtigste processer – især produktionen – og vurdere, om de er unødigt dyre, og søge efter nye måder at gøre tingene på.
Andre tiltag, der kan forbedre likviditeten
Ud over at reducere omkostningerne kan andre langsigtede tiltag skabe balance i pengestrømmen og genoprette positive resultater.
1. Genforhandle betalingsbetingelserne
Når vi står over for et fald i omsætningen eller misligholdelser, er vi nødt til at gennemgå leverandørernes betalingsbetingelser for at genoprette en sund pengestrøm. Vurder, hvilke betingelser der kan ændres – højere udgifter og omkostninger.
2. Lyt til dine medarbejdere
Medarbejderne oplever den daglige drift og kan se, hvad der eventuelt er galt med processerne, hvilket i sidste ende medfører uventede ekstraomkostninger. At lytte til dem og inddrage dem er en glimrende måde at motivere teams til at bakke op om de beslutninger, der træffes.
3. Tag dit budget op til fornyet overvejelse
Ofte er tallene blevet budgetteret ud fra en anden situation end den nuværende. Ved at gennemgå dine parametre kan du udarbejde mere realistiske scenarier og dermed finde de mest gennemførlige løsninger.
4. Analyser løbende profilen på dine kunder og potentielle kunder
Afhængigt af dine kunders profil kan du tilpasse dine salgs- og betalingsstrategier – større afdrag, rabatter, kampagner og flere betalingsmuligheder. Hvis det er relevant, kan dette skabe incitamenter til at købe og mindske risikoen for misligholdelse.
Som vi kan se, er en velforvaltet likviditet afgørende for virksomhedens økonomiske sundhed, så man kan bevare likviditeten og undgå uventede tab.
ERA Group, et globalt konsulentfirma med speciale i omkostningsstyring, råder over en anerkendt effektivitetsmetodik og kvalificerede medarbejdere med erfaring inden for området.
Vil du vide mere? Book et uforpligtende møde med en specialist, og sæt gang i forandringen i din virksomhed.
