Rengørings- og hygiejnetjenester hører til blandt de mest afgørende i virksomheder.
For eksempel kan disse tjenester have endnu højere prioritet i fitnesscentre, supermarkeder og restauranter. Ud over arbejdskraft kræver denne type service brug af en række komponenter for at fungere korrekt, hvilket indgår i omkostningsstrukturen. Her er nogle enkle tiltag, du kan implementere for at reducere omkostningerne til rengøring og sanitet i din virksomhed. Selvom rengørings- og sanitetsydelser for mange mennesker virker usynlige i virksomheder, er de en aktivitet af største betydning i hverdagen.
I virksomheder som supermarkeder, fitnesscentre, klinikker og restauranter er rengøring og hygiejne af afgørende betydning for virksomhedens omdømme som helhed.
Afdelingerne sikrer gode hygiejneforhold i alle lokaler og fremmer dermed medarbejdernes og ledernes trivsel og livskvalitet. Velholdte omgivelser motiverer medarbejderne og får dem til at føle sig godt tilpas. Desuden bidrager de til at skabe et positivt image af virksomheden hos kunder og samarbejdspartnere.
Det er dog et ledelsesområde, der omfatter en række forskellige elementer:
- Materielle ressourcer: udstyr i forskellige størrelser, afhængigt af virksomhedens aktivitetsomfang og -type;
- Produkter: Der findes et bredt udvalg på markedet til forskellige anvendelsesformål og specifikationer;
- Personale: kvalificeret og uddannet personale;
- Uddannelse: løbende uddannelse af teams;
- Vand og energi: Dette er et område, hvor forbruget normalt er højt.
Som vi kan se, er der for hver af disse poster andre aspekter – vedligeholdelse af udstyr, udgifter til opsigelse af kontrakter, forbrugskontrol – som gør rengørings- og sanitetssektoren kompleks, hvilket betyder, at den i praksis kan fungere som en virksomhed i virksomheden.
Hvordan kan man se, om virksomhedens udgifter til rengøring og hygiejne er rimelige? Og hvornår opdager man, at de er for høje og skal bringes under kontrol?
Lad os tale om 6 tips til at reducere omkostningerne til rengørings- og hygiejneservice i virksomheder.
Betydningen af en ledelsesplan for rengøringsydelser i virksomheder
Rengørings- og sanitetssektoren består som regel af en gruppe medarbejdere, der arbejder overalt i virksomheden, enten i dagtimerne eller i skiftehold, og derfor er det nødvendigt at planlægge arbejdet for at sikre, at ressourcerne udnyttes så effektivt som muligt:
- Kortlæg områder og behov korrekt;
- Undgå at gøre rent på upassende tidspunkter;
- Reager hurtigt på nødsituationer;
- Skab et godt forhold til de andre medarbejdere.
Alt dette har til formål at opnå den bedste ydeevne og de bedste resultater til gavn for miljøet. Derudover er det nødvendigt at give vejledning i blandt andet rationel brug af produkter, korrekt betjening af udstyr og de rette procedurer på de enkelte områder.
En effektiv forvaltningsplan bør indeholde følgende:
- Hvordan virksomhedens lokaler rengøres, og hvor ofte;
- Produkter, udstyr, tidsplaner og procedurer;
- Rengørings- og desinficeringsplanen – områder, dage og tidspunkter for rutinemæssig og lejlighedsvis rengøring;
- Vagtplanen;
- Retningslinjer for brug og opbevaring af rengøringsudstyr og -produkter;
- Politik for bevidst forbrug af vand og energi;
- Adfærdskodeks på virksomhedens område;
- Retningslinjer for brug af uniformer og sikkerhedsudstyr;
- Månedligt budget for alle driftsomkostninger i området;
- Revisioner og resultatindikatorer.
Som på alle andre områder i en virksomhed afhænger succesen inden for rengørings- og sanitetssektoren af en omhyggelig ledelse, der nøje overvåger udviklingen i de forskellige omkostninger.
Hvordan kan vi reducere omkostningerne til virksomhedens rengøringsservice?
Selvom aktiviteterne og omkostningerne i rengørings- og sanitetsbranchen er nødvendige og komplekse, findes der mange gode muligheder for at reducere omkostningerne:
1. Hold løbende øje med priserne på rengøringsmidler
Dette er en regel, der går igen i alle håndbøger om omkostningsstyring, men her er den endnu vigtigere. Der findes mange forskellige varer, mærker og kvaliteter, så det er nødvendigt nøje at undersøge mulighederne på markedet og finde ud af, hvordan man køber ind i store mængder til den bedste pris.
2. Invester i medarbejderuddannelse
Det er afgørende, at medarbejderne ved, hvordan rengøringsmidler og -udstyr anvendes mest effektivt, så der opnås en bedre og mere effektiv udnyttelse af vand og energi – to poster, der normalt udgør en stor udgift på virksomhedernes budgetter.
Et andet vigtigt punkt er at følge de bedste fremgangsmåder for rengøring og brug af beskyttelsesudstyr, ikke kun for at spare tid og materialer, men også af sundhedsmæssige årsager, ved at indtage korrekte arbejdsstillinger.
3. Tilskynd andre medarbejdere til at deltage
Her anvender vi det samme princip som by- og renholdelsesteams: Deres tilstedeværelse betyder ikke, at vi skal forsømme renholdelsen og hygiejnen i de enkelte afdelinger. Virksomheden bør indføre en standardprocedure, hvor alle følger enkle regler for at holde arbejdsområdet rent, så der ikke opstår steder, hvor snavs, madrester og insekter kan samle sig – herunder også i skuffer.
Derudover er det afgørende at bortskaffe unødvendige materialer, enten som affald eller til genbrug. På den måde kan forbruget af produkter og udstyr reduceres, og måske endda hyppigheden af rengøringshold – hvilket i sidste ende vil optimere antallet af medarbejdere til denne type service.
4. Optimér jeres varelager så meget som muligt
Med en liste over leverandører, der har et godt samarbejde med virksomheden og tilbyder rimelige priser, er det måske ikke nødvendigt at opbevare rengøringsartikler i store mængder. Det vigtigste er at have et godt lagerstyringssystem, så varerne hurtigt kan genopfyldes. Dette gør det muligt at forlænge indkøbs- og betalingsbetingelserne.
5. Indfør praksis for indsamling af genbrugsmaterialer
Virksomhederne bliver i stigende grad opmærksomme på vigtigheden af at genanvende materialer og bidrage til miljøet. Det ideelle er her at indføre en politik, der forpligter alle medarbejdere – uanset om de arbejder med rengøring eller andet – til at sortere genanvendelige materialer. I nogle virksomheder sælges disse materialer faktisk senere og genererer endda indtægter.
6. Overvej at outsource
Som vi har set indtil videre, er der inden for rengørings- og sanitetsbranchen tale om en lang række forskellige processer og omkostninger, og derudover kræver det en løbende indsats fra medarbejderne.
Nogle gange ender det med at blive en lidt mere kompleks ledelsesopgave, fordi det ikke hører til virksomhedens kerneforretning og kræver specifik viden. Uanset hvor velorganiseret virksomheden er, kan den mangle den nødvendige indgående viden til at finde løsninger på de daglige problemer og håndtere visse udgifter, der ikke passer ind i budgettet.
Outsourcing kan være en god løsning til at varetage rengøring og hygiejne gennem et firma med erfarne fagfolk og brancheeksperter, der altid stræber efter de bedste metoder og de mest fordelagtige priser for kunderne – i dette tilfælde din virksomhed.
Kan outsourcing af rengøringsydelser bidrage til at reducere omkostningerne?
Der findes en række andre tiltag, der kan bidrage til at reducere omkostningerne, afhængigt af virksomhedstype, virksomhedens størrelse og investeringskapitalen.
Som det fremgår af denne artikel, er rengørings- og hygiejnesektoren af afgørende betydning for medarbejdernes livskvalitet i hverdagen, da de tilbringer så mange timer på arbejdspladsen. Det er vigtigt at forstå, at dette er et omkostningsområde, der løbende skal overvåges med henblik på at finde de bedste metoder til omkostningsoptimering.
ERA Group, et globalt konsulentfirma med speciale i omkostningsstyring, råder over en anerkendt effektivitetsmetodik og kvalificerede medarbejdere med erfaring inden for området.
